Factores que influyen en el período de supervisión

Hay una serie de factores que influyen o determinan el alcance de la supervisión en una organización en particular, los más importantes de estos son los siguientes:

1. La Capacidad y Habilidad del Ejecutivo:

Las características y habilidades tales como liderazgo, capacidades administrativas, capacidad para comunicarse, juzgar, escuchar, guiar e inspirar, vigor físico, etc. difieren de persona a persona. Una persona que tiene mejores habilidades puede administrar efectivamente un gran número de subordinados en comparación con la que tiene menos capacidades.

2. Competencia y entrenamiento de los subordinados:

Los subordinados que son expertos, eficientes, informados, entrenados y competentes requieren menos supervisión y, por lo tanto, el supervisor puede tener un rango más amplio en estos casos en comparación con los subordinados inexpertos y sin capacitación que requieren una mayor supervisión.

3. Naturaleza del trabajo:

La naturaleza y la importancia del trabajo a supervisar es otro factor que influye en el período de supervisión. El trabajo que involucra operaciones rutinarias, repetitivas, no calificadas y estandarizadas no llamará mucho la atención y el tiempo por parte del supervisor. Como tales, los supervisores en los niveles inferiores de la organización pueden supervisar el trabajo de un gran número de subordinados. Por otro lado, en niveles más altos de administración, el trabajo involucra trabajos complejos y una variedad de trabajos y, como tal, el número de subordinados que pueden administrarse de manera efectiva debe limitarse a un número menor.

4. Tiempo disponible para la supervisión:

La capacidad de una persona para supervisar y controlar a un gran número de personas también está limitada por el tiempo disponible a su disposición para supervisarlas. El alcance del control sería generalmente limitado en los niveles más altos de la administración, ya que los gerentes superiores deben dedicar su mayor tiempo a la planificación, organización, dirección y control, y el tiempo disponible para su supervisión será menor. En los niveles más bajos de gestión, este lapso sería, sin darse cuenta, amplio, ya que tienen que dedicar menos tiempo a esas otras actividades.

5. Grado de Descentralización y Grado de Delegación:

Si un gerente delega claramente la autoridad para emprender una tarea bien definida, un subordinado bien capacitado puede hacerlo con un mínimo de tiempo y atención del supervisor. Como tal, el lapso podría ser amplio. Por el contrario, "si la tarea del subordinado no es una que él pueda hacer, o si no está claramente definida, o si no tiene la autoridad para realizarla de manera efectiva, no podrá realizarla o tomará una cantidad desproporcionada de El tiempo del gerente en supervisar y guiar sus esfuerzos ".

6. Eficacia del sistema de comunicación:

El alcance de la supervisión también está influenciado por la efectividad del sistema de comunicación en la organización. La comunicación defectuosa pone una pesada carga en el tiempo del administrador y reduce el período de control. Por otro lado, si el sistema de comunicación es efectivo, se preferirá un mayor número de niveles gerenciales ya que la información se puede transmitir fácilmente. Además, es posible un amplio intervalo si un administrador puede comunicarse de manera efectiva.

7. Calidad de la planificación:

Si los planes y políticas son claros y fácilmente comprensibles, la tarea de supervisión se vuelve más fácil y el alcance de la administración puede ser más amplio. La planificación efectiva ayuda a reducir las llamadas frecuentes en el superior para obtener explicaciones, instrucciones y orientación, y por lo tanto ahorra en el tiempo disponible a disposición del supervisor, lo que le permite tener un rango más amplio. Los planes ineficaces, por otro lado, imponen límites a la gestión.

8. Grado de dispersión física:

Si todas las personas a supervisar están ubicadas en el mismo lugar y bajo la supervisión directa del gerente, él puede supervisar a relativamente más personas en comparación con la persona que tiene que supervisar a las personas ubicadas en diferentes lugares.

9. Asistencia de expertos:

El período de supervisión puede ser amplio cuando los servicios de expertos están disponibles para el subordinado en diversos aspectos del trabajo. En caso de que dichos servicios no se presten en la organización, el supervisor debe dedicar mucho tiempo a brindar asistencia a los trabajadores y, como tal, el período de control sería limitado.

10. Mecanismo de control:

Los procedimientos de control seguidos en una organización también influyen en el alcance del control. El uso de estándares objetivos permite a un supervisor 'gestión por excepción' al proporcionar información rápida de desviaciones o variaciones. El control a través de la supervisión personal favorece un lapso estrecho, mientras que el control a través de estándares objetivos y los informes favorecen un lapso más amplio.

11. Dinamismo o tasa de cambio:

Ciertas empresas cambian mucho más rápidamente que otras. Esta tasa de cambio determina la estabilidad de las políticas y prácticas de una organización. El alcance del control tiende a ser estrecho cuando las políticas y prácticas no se mantienen estables.

12. Necesidad de equilibrio:

Según Koontz y O 'Donnel, “Hay un límite en cada cargo gerencial para el número de personas que un individuo puede manejar efectivamente, pero el número exacto en cada caso variará de acuerdo con el efecto de la variable subyacente y su impacto en el Los requisitos de tiempo de una gestión eficaz ".