Equipos para el manejo de correos de oficina: necesidad y tipos

Lea este artículo para obtener información sobre los equipos necesarios para el manejo del correo de Office. Después de leer este artículo, aprenderá sobre: 1. Necesidad de equipos para el manejo de correo 2. Tipos de equipos para el manejo de correo.

Necesidad de equipo para manejo de correo:

El manejo del correo es un trabajo laborioso. Hay tantas operaciones que hacer. Todos los días se debe manejar una gran cantidad de artículos postales, tanto entrantes como salientes. El número es muy grande para una gran preocupación. El número aumenta a medida que la preocupación crece en tamaño; y las actividades se multiplican.

Las cartas, avisos o circulares deben enviarse con frecuencia a las mismas personas y luego las mismas direcciones deben escribirse o escribirse varias veces.

Muchas páginas o recintos tienen que ser ensamblados juntos. Todos estos son trabajos tediosos, pero deben realizarse con precisión. Para superar la monotonía, para garantizar la velocidad y la precisión y para evitar robos, se han introducido varias máquinas que se pueden utilizar, siempre que el volumen de trabajo sea bastante grande, para que el sistema sea económico.

Tipos de Equipos para Manejo de Correo:

Los diferentes tipos de máquinas usadas en el manejo del correo se describen a continuación:

(1) Máquina para abrir cartas:

Esta máquina se utiliza para abrir sobres. Las cartas generalmente se abren a mano, pero un poco de descuido puede dañar el contenido interior. Por esta máquina se puede abrir un Sobre cortando muy finamente una tira estrecha desde un borde de un sobre.

La máquina está equipada con cuchillas o cuchillas autoafilables y giratorias. La máquina puede ser manual o eléctrica. Una máquina operada eléctricamente puede abrir hasta 500 sobres de todos los tamaños en un minuto.

(2) Máquina de sellado de sobres:

El sellado de sobres es un tedioso. y trabajo sucio. Sucio porque se utiliza goma o pegamento. Una máquina de sellado de sobres, si se opera manualmente, puede sellar aproximadamente 150 sobres en un minuto y, si se opera eléctricamente, el número puede llegar a 25, 000 por hora.

El agua tiene que ser alimentada continuamente. Los sobres de cualquier ancho, longitud y grosor razonables pueden ser sellados por una máquina estándar. Una máquina eléctrica tiene la ventaja adicional de que el agua se calienta y el agua caliente actúa rápidamente sobre la goma.

(3) Máquina de clasificación:

Es posible que se deban ensamblar varios recintos u hojas de papel antes de enviarlos. Este es un trabajo laborioso y arriesgado. Arriesgado porque se puede pasar por alto cualquier hoja de papel o puede haber una duplicación inútil de la misma página. También consume mucho tiempo. Una máquina de cotejo resuelve todos los problemas.

Tal máquina es de muchos tipos y tamaños. Una máquina grande no solo compagina, sino que también une los papeles. Un mecanógrafo puede utilizar una máquina de clasificación simple que mantiene el número requerido de hojas de papel, intercaladas con papeles de carbón, listas en la mesa para que no se pierda el tiempo para preparar los papeles cuando se debe escribir una cantidad de copias en una hora.

(4) Máquina de plegado de papel:

Doblar los papeles antes de colocarlos dentro de los sobres no es un trabajo tan simple como parece. El plegado debe hacerse de forma ordenada y elegante. No habrá pliegues innecesarios que causen pérdidas de tiempo. Doblar se vuelve difícil cuando un montón de papeles tienen que ser doblados juntos.

El plegado debe ser de acuerdo con el tamaño del sobre. En el caso de que se utilicen "sobres de ventana", el plegado debe hacerse de tal manera que la dirección interna escrita en la letra se haga visible. Todos estos problemas se pueden resolver si se utiliza una máquina de plegado de papel.

Hay una máquina compuesta disponible que recopilará, plegará e insertará los papeles dentro de un sobre y finalmente los sellará. Todo esto se puede hacer a una velocidad para tener 2.500 sobres listos en una hora. Mucho depende, sin embargo, de la cantidad de papeles a ser recopilados.

(5) Máquina de direccionamiento o Addressograph:

La ayuda de una máquina de este tipo se toma cuando con frecuencia las cartas, circulares o avisos deben enviarse a los mismos destinatarios. Por ejemplo, la comunicación a los miembros de una asociación o empresa, las facturas eléctricas o telefónicas a los suscriptores, los avisos premium a los asegurados, etc.

Para esta máquina se debe preparar una copia maestra para cada nombre y dirección. Esto se puede hacer haciendo relieve en placas de metal o cortes de plantilla en papeles gruesos u hojas de plástico, etc. Estas placas o tarjetas se alimentan dentro de la máquina. Al presionar una palanca, una a una, una placa o una tarjeta se llevan a la posición de impresión.

El sobre o la tarjeta se colocan en la plataforma y la placa o tarjeta en relieve se presiona sobre ella y la tinta seca pasa entre ellos. Se hace una huella. Al agregar algunos archivos adjuntos, la numeración también se puede hacer simultáneamente o se puede imprimir una parte de la descripción total (por ejemplo, solo el nombre), etc.

Es posible que no se quieran todos los nombres a la vez. Por algún dispositivo automático la máquina puede hacer la selección. Las direcciones pueden imprimirse de 800 a 1, 000 por hora con una máquina manual y hasta 7, 000 por hora con una de accionamiento eléctrico.

Dicha máquina se usa incluso para salarios u hojas de rollo de pago, para facturación, para otros trabajos de llenado de formularios. Tiene grandes ventajas:

(a) Tiene tremenda velocidad de operación,

(b) No hay error al imprimir el nombre y la dirección,

(d) Puede ser usado para varios propósitos y de varias maneras,

(e) Conduce a la economía.

Tiene desventajas también:

(a) Las placas de metal son costosas aunque duraderas,

(b) Es difícil hacer alteraciones.

(6) máquina de franqueo:

Esta es una máquina utilizada para imprimir en sobres, tarjetas, etc. diseños de sellos postales de diferentes denominaciones, que muestran la fecha, el monto, el lugar de estampado y el número registrado del usuario. Además, también se puede imprimir un eslogan publicitario.

Las casas comerciales, las instituciones educativas, las oficinas gubernamentales y otras organizaciones comúnmente usan dicha máquina en lugar de usar sellos adhesivos ordinarios. Esta máquina se introdujo después de la Convención Postal Internacional de 1922. Tal máquina puede b; comprado o reparado, pero debe ser llevado a una oficina de correos para registrarse y obtener una licencia.

La oficina postal asigna un número al usuario. Hay un medidor adjunto a la máquina que muestra la cantidad de dinero consumido a través del franqueo. Una cantidad, basada en el consumo probable, debe estimarse y pagarse por adelantado a la oficina de correos.

En consecuencia, la oficina de correos ajusta el medidor hasta ese límite, lo bloquea y lo sella. El usuario puede usar la máquina hasta que se alcance el límite del valor del franqueo y después de eso la máquina deje de funcionar. Una vez más, la máquina debe ser llevada a la oficina de correos para un nuevo ajuste del medidor con el pago del dinero por adelantado.

Para hacer el franqueo se deben seguir los siguientes pasos:

(1) Las letras se deben clasificar de acuerdo con la cantidad de franqueo requerida para ellas.

(2) La máquina se ajusta con una denominación a la vez. Por ejemplo, 25 paise, 35 paise, etc. Las cartas que requieran un sello de 25 paise deben ser franqueadas a la vez. Luego letras que requieran sello de 35 paise y así sucesivamente.

(3) Para sobres o artículos de gran grosor que no se pueden introducir en la máquina, se franquean hojas separadas y luego se pegan en los artículos.

(4) Si existe algún error, dicho sobre se conserva y puede depositarse en la oficina de correos para su reembolso.

(5) Todos los días se debe ajustar el mecanismo de impresión de la fecha.

(6) La máquina debe mantenerse bajo el cargo de una persona responsable para que no haya mal uso.

Ventajas:

(a) La operación hace ahorro de tiempo. Unas 2, 000 cartas pueden ser franqueadas en una hora por una máquina manual y 15, 000 por una máquina eléctrica.

(b) No se debe mantener un stock de sello postal.

(d) El Post Book no necesita ser mantenido.

(e) El correo está listo para su entrega rápidamente.

(f) La impresión de lemas publicitarios es un método barato de publicidad.

Desventajas:

(a) Puede haber desperdicio por franqueo de cantidades equivocadas.

(b) El correo debe llevarse a la oficina de correos todos los días después de la franquicia y no puede dejarse en el buzón.

(d) Es posible que se necesiten sellos sueltos para las cartas urgentes que se deben publicar de inmediato, pero para entonces, la oficina de correos ya se ha cerrado.

(e) Se debe pagar por adelantado una buena cantidad de dinero a la oficina postal.

(f) Tiene costos de operación y mantenimiento. El flujo de tinta debe ser mantenido.