Proceso de toma de decisiones en una organización

La toma de decisiones es el proceso para seleccionar un curso de acción de una serie de alternativas. Al igual que la planificación, la toma de decisiones es omnipresente y al igual que la previsión, la toma de decisiones también es una parte importante de la planificación. Para cualquier organización, los documentos de políticas ayudan a tomar decisiones gerenciales.

Pero estas son decisiones de naturaleza rutinaria, que también llamamos decisiones operativas. Las decisiones estratégicas o importantes se toman obviamente después de considerar diferentes alternativas. Para ser un gerente exitoso, uno tiene que desarrollar necesariamente habilidades para tomar decisiones.

El proceso de toma de decisiones es similar a la planificación estratégica, que hemos explicado anteriormente. Se trata de:

1. Diagnóstico, definición e identificación del origen del problema.

2. Recopilación de información y análisis de los hechos requeridos para resolver el problema.

3. Desarrollar y evaluar soluciones alternativas al problema.

4. Elegir la mejor decisión entre las alternativas.

5. Comunicar las decisiones.

6. Implementando las decisiones.

Varias herramientas de pronóstico nos ayudan en la toma de decisiones. Pero la herramienta más importante es el árbol de decisiones, que es una representación gráfica de la secuencia de decisiones necesarias para determinar los valores esperados de cursos de acción alternativos.

Cada alternativa de decisión se pesa mediante el desarrollo de una matriz de pago, que representa el valor probable de cada una de las alternativas de decisión mediante la cuantificación de los diversos resultados y las probabilidades de su aparición. La probabilidad es el grado de probabilidad de que ocurra un evento en particular. Varía de cero (no hay posibilidad de que ocurra) a uno (cierta probabilidad de que ocurra). Los resultados se cuantifican, en términos de valor esperado (EV), y luego, en función de EV, se seleccionan alternativas de decisión.

Además de la matriz de pagos y el árbol de decisiones, los modelos de colas, los modelos de distribución, los modelos de inventario y la teoría de juegos también se utilizan como herramientas de decisión. Los modelos de colas nos ayudan a reducir el tiempo de espera para garantizar un mejor servicio a los clientes. Los modelos de distribución nos ayudan a determinar la forma rentable de distribución de productos y servicios.

Los modelos de inventario nos ayudan a determinar el nivel de inventario óptimo tanto para los insumos (materias primas y repuestos / componentes) como para los productos (productos terminados). La teoría de juegos nos ayuda a medir los resultados de las decisiones en diferentes situaciones de incertidumbre.

La técnica Delphi y la técnica de grupo nominal son ejemplos de toma de decisiones grupales. Las decisiones de grupo también se toman formando varios comités.

En una gran mayoría de situaciones organizativas, la toma de decisiones se reduce a elegir entre alternativas. Recientemente, también se han realizado investigaciones sobre cómo los grupos pueden mejorar la efectividad de la toma de decisiones al ampliar el rango de alternativas disponibles para que haya una opción más amplia disponible.

La toma de decisiones en grupo pasa por tres fases principales:

La actividad de inteligencia o la fase de identificación:

Implica buscar en el entorno las condiciones que requieren la toma de decisiones. Es un reconocimiento formal de un problema o una oportunidad y, en consecuencia, se realiza un diagnóstico. Normalmente, los problemas graves e inmediatos pueden no tener un diagnóstico muy sistemático y extenso, como pueden tener los problemas leves.

La actividad de diseño o la fase de desarrollo:

Inventar, desarrollar y analizar posibles cursos de acción tienen lugar en esta fase. Puede haber una búsqueda de procedimientos o soluciones estándar existentes, o del diseño de una nueva solución a medida. En esta etapa, los tomadores de decisiones solo tienen una vaga idea de la solución ideal.

La actividad de elección o la fase de selección:

Selección real de un curso de acción particular. Esto podría ser sobre la base de juicio (intuición o experiencia), por análisis (lógico o sistemático), o por negociación (cuando se necesita hacer algún compromiso para una solución óptima).

Idealmente, todos los miembros deberían poder vivir con la decisión tomada por el grupo. Esto será posible solo cuando el grupo sea maduro, tenga un objetivo común y tenga procesos suficientemente sólidos para manejar las diferencias de opinión. El tiempo disponible para que el grupo llegue a una decisión también tiene una gran influencia en la calidad de la decisión a la que se llega.

Los grupos usan varios métodos para llegar a una decisión. Las minorías, las decisiones autocráticas, las votaciones por mayoría, las decisiones de expertos, los promedios y el consenso son algunas de las técnicas comunes utilizadas. En general, se reconoce que la toma de decisiones por consenso es el método más efectivo.

Satisface todas las cinco condiciones requeridas para una decisión efectiva, que son:

1. Los recursos de los miembros del grupo son totalmente utilizados.

2. El tiempo está bien usado.

3. La decisión es correcta o de alta calidad.

4. La decisión es implementada completamente por todos los miembros requeridos del grupo.

5. Se mejora la capacidad de resolución de problemas del grupo (o al menos no se reduce)

Sin embargo, las decisiones por consenso toman mucho tiempo y requieren un grado muy alto de madurez de los miembros. Pero en términos de la capacidad futura del grupo para tomar decisiones de alta calidad, el consenso resuelve de manera productiva las controversias y los conflictos, lo que ninguno de los otros métodos de toma de decisiones lo hace.

La investigación muestra que los grupos más efectivos tienden a tener líderes designados que permiten una mayor participación y más diferencias de opinión y que expresan una mayor aceptación de las diferentes decisiones. Los miembros del grupo que sienten que han tenido poca influencia sobre una decisión no solo no contribuyen con sus recursos, sino que generalmente tienen menos probabilidades de llevarla a cabo cuando se requieren acciones.

Toma de decisiones a través de la técnica Delphi:

La palabra Delfos es de origen griego. En Atenas, Grecia, en la antigüedad, era una convención consultar a un oráculo, un representante de Dios Apolo, que se creía que tenía contacto con Dios. Solo el sacerdote podía interpretar el consejo del oráculo en ese momento.

En tiempos modernos, este método es esencialmente un proceso grupal para lograr un pronóstico de consenso. Este método requiere la selección de un panel de expertos dentro o fuera de la organización, cuyos comentarios se cristalizan a partir de una serie de respuestas al cuestionario y luego se utilizan como base para pronosticar.

Se prepara una serie de cuestionarios a partir de las respuestas recibidas de un conjunto anterior de preguntas en forma secuencial. En cada etapa, la información obtenida del cuestionario anterior se comparte entre los miembros participantes, sin embargo, sin revelar la opinión de la mayoría. De lo contrario, esto puede tener la influencia del grupo de pares en la opinión de la minoría.

El procedimiento de la técnica Delphi se puede enumerar de la siguiente manera:

1. Para empezar, se requiere la selección de un coordinador y un panel de expertos tanto dentro como fuera de la organización.

2. El coordinador hace circular las preguntas por escrito a cada uno de los expertos.

3. Los expertos escriben sus observaciones.

4. El coordinador edita esas observaciones y las resume, sin embargo, sin revelar la opinión mayoritaria en su resumen.

5. Sobre la base de su resumen, el coordinador desarrolla un nuevo conjunto de cuestionarios y los distribuye entre los expertos.

6. Los expertos responden al nuevo conjunto de preguntas.

7. El coordinador repite el proceso hasta que se pueda sintetizar a partir de la opinión de los expertos.

El éxito del proceso nuevamente depende de los siguientes factores:

1. Los expertos deben ser elegidos de modo que tengan los conocimientos y habilidades necesarios para dar las mejores respuestas.

2. Las preguntas deben ser relevantes para el objetivo.

3. Los criterios para evaluar las respuestas deben ser coherentes, imparciales y acorde con los objetivos.

Aunque no existe un conjunto universal de criterios para evaluar las respuestas, a menudo se considera necesario seguir las pautas que se indican a continuación:

(a) Considere la evaluación realizada por los expertos en términos de su conocimiento en el área.

(b) Considere la evaluación en términos de factibilidad, objetivos, tiempo y requisitos de recursos.

(d) Considerar la evaluación en términos de factores extraños.

Método de grupo nominal:

Al igual que el método Delphi, el método de grupo nominal también involucra un panel de expertos. Sin embargo, la principal diferencia entre los dos es que si bien bajo la Técnica Delphi, los expertos no pueden discutir entre ellos para evaluar las preguntas, bajo el Método del Grupo Nominal, los expertos tienen la oportunidad de discutir entre ellos.

Bajo este método, el coordinador asume el rol de facilitador, lo que permite a los expertos reunirse para discutir sus ideas, y los registros de dichas discusiones se realizan en un rotafolio. Después de esta mesa redonda sobre ideas, se les pide a los expertos que clasifiquen sus ideas según su prioridad percibida.

El consenso del grupo se deriva matemáticamente en términos de clasificaciones individuales. Por lo tanto, el proceso proporciona creatividad y facilita el consenso del grupo científico, a diferencia del consenso por calificación (cuando el coordinador finalmente decide el mejor curso de acción) bajo la Técnica Delphi.