Departamento de Correspondencia: Composición y Arreglo.

Lea este artículo para aprender sobre el Departamento de Correspondencia. Después de leer este artículo, aprenderá acerca de: 1. Composición del Departamento de Correspondencia 2. Acuerdo del Departamento de Correspondencia.

Composición del Departamento de Correspondencia:

El departamento de correspondencia consta de un gran número de funcionarios encabezados por el secretario.

(1) Puede haber empleados de correspondencia calificados y con experiencia para ayudar a los diferentes ejecutivos en el proceso de redacción y estandarización de las cartas. En algunas oficinas, los jefes de departamento hacen los dictados y preparan los borradores.

El propio secretario dicta las cartas importantes relacionadas con los diferentes departamentos. Algunas letras requieren un estilo e idioma especiales y pueden tener que contener algunos términos técnicos o legales o términos utilizados en una línea de comercio particular.

Los empleados de correspondencia que tengan experiencia en una línea particular pueden ser de mucha ayuda. Sin embargo, los buenos libros sobre escritura de cartas están disponibles en el mercado para prescindir de los servicios de los empleados de correspondencia.

(2) Además de los empleados de correspondencia, puede haber una gran fuerza de mecanógrafos y taquígrafos (o estenógrafos) que tienen que tomar dictados en mano corta y transcribirlos en mano larga. Hay tantos tipos de máquinas que se utilizan en el proceso: máquina de escribir, máquina duplicadora (de diferentes tipos y modelos), dicta-teléfono, máquina de teclear, etc. Se emplean operadores expertos para operar las máquinas.

(3) Luego viene la sección que maneja el correo interno y externo. Esto es comparativamente una pequeña sección que consta de dos a cinco empleados y un supervisor. Los peones o portadores de la oficina están allí para ayudar a la sección en el momento de la distribución o al momento de traer el correo desde y llevarlo a la oficina de correos o para publicar el correo o para llevar cartas directamente bajo el sistema de mensajería.

Arreglo del Departamento de Correspondencia:

El acuerdo incluye la disposición del personal del departamento, así como el de las máquinas. Aquí se puede seguir el principio de centralización o de descentralización. Cuando las cartas son dictadas o redactadas por los jefes de departamento, hay un caso de descentralización. Por otro lado, si todas las cartas están redactadas principalmente por los empleados de correspondencia, hay una centralización.

Nuevamente, si cada departamento tiene su propia máquina de escribir o máquinas de escribir y los mecanógrafos, es un caso de descentralización. Si hay un grupo central de mecanógrafos, se llama centralización. El trabajo de duplicación, sin embargo, generalmente se realiza de manera centralizada. Tanto la centralización como la descentralización tienen sus ventajas y desventajas.

Piscina de mecanógrafos:

Significa que todos los mecanógrafos y taquígrafos forman parte de un grupo o grupo y se sientan juntos en un lugar en particular. Está en un lugar conveniente en la oficina fácilmente accesible desde diferentes lados. En general, es una habitación separada de la oficina general y está construida con paredes insonorizadas, como paredes de vidrio o paredes recubiertas con una mezcla de mica.

Los mecanógrafos ocupan sus asientos frente a las máquinas de escribir. De acuerdo a los requerimientos de los diferentes departamentos, ellos escriben las letras. Cada vez que cualquier ejecutivo tiene que dar un dictado, él llama a un taquígrafo. Cualquier taquígrafo, que sea libre, lo atenderá.

Después de tomar el dictado, lo entregará para su transcripción a ese mecanógrafo que es libre. Hay un supervisor de la sección para distribuir el trabajo entre los taquígrafos y los mecanógrafos. Los mecanógrafos también pueden escribir dictados grabados por teléfono dicta, uno por uno.

Bajo un sistema de teléfono-dictado de banco múltiple, cualquier mecanógrafo puede escuchar y escribir cualquier disco de forma rotatoria. Si el personal existente no puede hacer frente a la presión del trabajo, se dan citas temporales adicionales.

Ventajas:

(a) Hay una distribución más o menos uniforme del trabajo: carga entre los taquígrafos y los mecanógrafos,

(b) La "agrupación" que se está segregando, ni el ruido causado por las máquinas perturba la oficina general ni los mecanógrafos se ven perturbados por el ruido de la oficina general,

(c) Es económico porque un número menor de taquígrafos y mecanógrafos pueden hacer el trabajo. Se necesita más cantidad de manos si cada departamento tiene su propio taquígrafo y mecanógrafo. Esto es muy importante.

Desventajas:

(a) No se pueden centralizar todos los tipos de trabajo de escritura. Algunos dictados y trabajos de mecanografía requieren tecnicismos que pueden ser manejados solo por expertos, adjuntos a departamentos particulares que se encargan de esas tareas técnicas.

(b) Algunos ejecutivos prefieren tener sus propios estafadores que pueden seguir sus entonaciones o pronunciaciones de manera correcta y rápida. Los ejecutivos de alto rango, sin embargo, tienen sus secretarios privados para el propósito. Los ejecutivos también pueden esperar hasta que su taquígrafo favorito esté disponible fuera del 'pool',

(d) Sólo las grandes preocupaciones pueden permitirse tener tal 'grupo'.

Cuáles son las ventajas del sistema 'pool', son las desventajas del sistema departamental y viceversa.