Tipos de comunicación: Top 3 tipos de comunicación - ¡Explicado!
Este artículo arroja luz sobre los tres tipos importantes de comunicaciones, es decir, (1) Sobre la base de la estructura organizacional o la relación, (2) Sobre la base del flujo o dirección, y (3) Sobre la base de los métodos o medios utilizados o Expresión.
(A) Sobre la base de la relación o estructura organizativa:
1. Comunicación formal:
La comunicación formal es aquella que se lleva a cabo a través de los canales formales de la estructura organizativa establecida deliberada y conscientemente por la gerencia. Implica el flujo de la información a lo largo de las líneas de autoridad formalmente establecidas en la empresa. Se espera que los miembros de la empresa se comuniquen entre sí estrictamente según los canales establecidos en la estructura. Por ejemplo, cuando el director ejecutivo emite decisiones e instrucciones a los subordinados, hay una comunicación formal que fluye hacia abajo. De la misma manera, la comunicación formal fluye hacia arriba cuando el subordinado informa al superior.
Dichas comunicaciones generalmente se realizan por escrito y pueden tomar cualquiera de las siguientes formas:
(i) Manuales de políticas;
(ii) libros de procedimientos y reglas;
(iii) Memorandos y pedidos;
(iv) reuniones oficiales;
(v) Entrevistas, etc.
Estas categorías de comunicación se ilustran en el siguiente cuadro:
Las principales ventajas de la comunicación formal son que ayuda en la fijación de la responsabilidad y el mantenimiento de la relación de autoridad en la organización. Sin embargo, también tiene ciertas limitaciones. La comunicación formal es, en general, mucho tiempo, un poco complicada y conduce a una gran distorsión. Los canales formales de comunicación obstruyen el flujo libre e ininterrumpido de información y no son adecuados para la comunicación ascendente, ya que los subordinados intentarán presentar información "optimista" para impresionar favorablemente a los superiores.
2. Comunicación Informal o Grapevine:
Comunicación que surge de todos esos canales de comunicación que quedan fuera de la vid formal. Está construido alrededor de la relación social de los miembros de la organización. La comunicación informal no sigue las líneas de autoridad como es el caso de la comunicación formal. Surge debido a las necesidades personales de los miembros de una organización y existe en cada organización. Dicha comunicación suele ser oral y puede ser transmitida incluso con una simple mirada, gesto, sonrisa o silencio.
La comunicación informal es implícita, multidimensional espontánea y variada. Opera con mucha mayor velocidad que la comunicación formal. A menudo funciona en grupos de personas, es decir, cuando una persona tiene alguna información de interés, la transmite a su grupo informal y algunos miembros del grupo pueden transmitirla a otro grupo informal, etc. Es por eso que algunos escritores prefieren llamarlo "organización", "telégrafo de Bush" o "telégrafo de la jungla".
Una organización puede hacer un uso efectivo del canal informal de comunicación para fortalecer los canales formales de comunicación. Tiene un propósito muy útil para transmitir cierta información que no se puede transmitir a través de los canales oficiales. Satisface los deseos de la gente, una oportunidad para expresar miedos, dudas y quejas. La comunicación informal también ayuda a mejorar las decisiones de gestión a medida que más personas participan en el proceso de toma de decisiones.
A pesar de muchas ventajas, la comunicación informal tiene ciertas debilidades. La comunicación informal consiste en hechos, medias verdades, rumores e información distorsionada. Los canales informales de comunicación pueden llevar información completamente inexacta que puede dañar en lugar de ayudar a una organización. Además, no es posible fijar la responsabilidad por su origen o flujo de información. Sin embargo, para el funcionamiento eficiente de cualquier organización se requieren comunicaciones tanto formales como informales.
(B) Sobre la base del flujo o dirección:
1. Comunicación descendente:
La comunicación entre un superior y un subordinado se conoce como comunicación vertical. La comunicación vertical puede ser comunicación vertical descendente o comunicación vertical ascendente. La comunicación descendente significa comunicación que fluye de un superior a un subordinado. Sigue la línea de autoridad desde la parte superior a la parte inferior de la jerarquía de la organización. La comunicación hacia abajo es una necesidad en cualquier organización.
Es necesario:
(i) Para hacer las cosas;
(ii) Prepararse para los cambios;
(iii) desalentar la falta de comprensión y sospecha; y
(iv) Permitir que los miembros de la organización se sientan orgullosos de estar bien informados sobre todos los asuntos de la organización.
Los ejemplos importantes de comunicación descendente son:
(i) Avisos;
(ii) circulares;
(iii) instrucciones;
(iv) órdenes;
(v) letras;
(vi) notas;
(vii) boletines;
(viii) manuales;
(ix) informes anuales;
(x) anuncios de altavoces; y
(xi) Reuniones de grupo, etc.
2. Comunicación ascendente:
La comunicación ascendente significa el flujo de información desde los niveles inferiores de la organización hacia los niveles superiores de autoridad. Pasa de subordinado a superior, como de trabajador a capataz, de capataz a gerente, de gerente a gerente general y de gerente general a director ejecutivo o al consejo de administración. Incluye opiniones, ideas, sugerencias, quejas, reclamos, apelaciones, informes, etc.
La comunicación ascendente es muy importante ya que sirve como retroalimentación sobre la efectividad de la comunicación descendente. La administración puede saber qué tan bien sus políticas, planes y objetivos son seguidos por aquellos que trabajan en los niveles más bajos de la organización. Mantiene informada a la gerencia sobre el progreso del trabajo y las dificultades enfrentadas en el desempeño. Sobre la base de la comunicación ascendente, la administración revisa sus planes y políticas y realiza una planificación adicional.
Se necesita una comunicación ascendente:
(i) Crear receptividad de comunicación;
(ii) Crear un sentido de pertenencia a través de la participación activa;
(iii) evaluar la efectividad de la comunicación;
(iv) Aumentar la moral de los empleados;
(v) Realizar mejoras en las decisiones de gestión;
(vi) Coordinar esfuerzos; y
(vii) Conocer las ideas de cada individuo en la organización.
Los ejemplos importantes de comunicación ascendente son:
(i) Informes;
(ii) Reuniones;
(iii) entrevistas;
(iv) Conferencias;
(v) Cartas;
(vi) Quejas;
(vii) Sugerencias;
(viii) Encuestas;
(ix) publicación sindical; y
(x) Vid, etc.
3. Comunicación horizontal, lateral o lateral:
La transmisión de información y la comprensión entre personas en el mismo nivel de jerarquía de la organización se denomina comunicación horizontal. Este tipo de comunicación también se conoce como comunicación lateral, lateral o transversal. Por lo general, se refiere a la comunicación interdepartamental, es decir, la comunicación entre dos gerentes departamentales que trabajan en el mismo nivel de organización o entre subordinados que trabajan bajo un jefe.
La comunicación horizontal acelera la información y promueve el entendimiento mutuo. Permite a los gerentes que trabajan en el mismo nivel intercambiar información y coordinar sus actividades sin referir todos los asuntos al nivel superior de administración. Como se muestra en el diagrama de Flujos de comunicación, el supervisor A estará a menudo en comunicación con el supervisor B para coordinar e integrar varias actividades. Dicha comunicación es esencial en todas las organizaciones.
La comunicación horizontal es generalmente de carácter informal. Cada vez que un jefe de departamento requiere información de otro jefe de departamento, tiende a contactarlo directamente. Sin embargo, este tipo de comunicación puede ser oral o escrita.
4. Comunicación diagonal:
La transferencia de información entre personas que no están en el mismo departamento ni en el mismo nivel de jerarquía de la organización se denomina comunicación diagonal. Por ejemplo, cuando el Asistente de Marketing Manager se comunica directamente con el empleado de cuentas, es el caso de la comunicación diagonal. Este tipo de comunicación aumenta la eficiencia de la organización al acelerar la información y atravesar las barreras departamentales.
(C) Sobre la base de los medios o la expresión:
El término medios de comunicación se refiere al medio utilizado en la transmisión de mensajes y la comprensión mutua. Las palabras, imágenes y acciones son los medios utilizados para intercambiar información y comprensión entre diferentes personas. El medio más importante a través del cual tiene lugar la comunicación son las palabras.
Se utilizan imágenes en forma de cuadros, modelos o planos y gestos como sonreír, silencio, brillo de ojos, etc. para que la comunicación sea efectiva. La comunicación, el propósito, la audiencia, las cualidades del comunicador y la situación deben considerarse al seleccionar los medios de comunicación.
Los diversos medios de comunicación han sido estudiados como en:
1. Comunicación escrita.
2. Comunicación oral.
3. Comunicación gestual o no verbal.
1. Comunicación escrita:
La comunicación a través de palabras puede ser por escrito u oral. La comunicación escrita implica la transmisión del mensaje en blanco y negro. Incluye diagramas, imágenes, gráficos, etc. Los informes, las normas de políticas, los procedimientos, los pedidos, las instrucciones, los acuerdos, etc. deben transmitirse por escrito para que la organización funcione de manera eficiente. La comunicación por escrito garantiza que todos los interesados tengan la misma información. Proporciona un registro permanente de comunicación para futuras referencias. Las instrucciones escritas son esenciales cuando la acción requerida es vital y complicada. Para ser eficaz, la comunicación escrita debe ser clara, concisa, correcta y completa.
Puede tomar las siguientes formas:
(i) Informes,
(ii) Circulares;
(iii) revistas;
(iv) Manuales;
(v) Memorandos;
(vi) Periódicos;
(vii) Imágenes, diagramas, gráficos, etc .;
(viii) acuerdos;
(ix) libros de Reglas y Procedimientos;
(x) Pedidos;
(xi) Instrucciones;
(xii) Tablón de anuncios, etc.
Méritos o ventajas de la comunicación escrita:
(i) Asegura la transmisión de información de manera uniforme, es decir, todos los interesados tienen la misma información.
(ii) Proporciona un registro permanente de comunicación para referencia futura.
(iii) Es una forma ideal de transmitir mensajes largos.
(iv) Asegura poco riesgo de alteraciones no autorizadas en el mensaje.
(V) Es el único medio de intercambiar información en lugares distantes, incluso más allá del alcance telefónico.
(vi) Tiende a ser completo, claro, preciso y correcto.
(vii) Puede citarse como evidencia legal en caso de cualquier disputa.
(viii) Es adecuado para transmitir un mensaje a un gran número de personas al mismo tiempo.
Deméritos o desventajas de la comunicación escrita:
(i) Es caro.
(ii) Lleva mucho tiempo.
(iii) Se vuelve difícil mantener el secreto sobre una comunicación escrita.
(iv) Es rígido y no proporciona ningún margen para realizar modificaciones debido a imprecisiones que podrían haberse infiltrado.
(v) Es muy formal y carece de toque personal.
(vi) Fomenta el tapismo rojo e involucra tantas formalidades.
(vii) Puede ser interpretado de manera diferente por diferentes personas.
(viii) Con frecuencia se alarga cuando los mensajes se transmiten por escrito. La comunicación oral implica
2. Comunicación oral:
La comunicación oral o verbal implica la transmisión del mensaje a través de las palabras habladas. Es una comunicación cara a cara entre individuos e incluye la comunicación a través del teléfono, el intercomunicador y el discurso público, etc. En cada organización, se intercambia una gran cantidad de información oralmente y, en general, se prefiere la comunicación escrita.
Theo Haimann señaló que "la voz humana puede transmitir el mensaje con un significado y un sombreado que incluso las páginas largas de palabras escritas simplemente no pueden transmitir". La característica importante de la comunicación oral es que el significado real se transmite por la forma o el tono de la voz o la voz. Expresiones faciales del comunicador y de la comunicación.
Puede tomar las siguientes formas dependiendo de la necesidad y la situación:
(i) Conversaciones cara a cara.
(ii) Conversación telefónica.
(iii) Entrevistas.
(iv) Reuniones.
(v) Conferencias.
(vi) Conferencias,
(vii) Simposios.
(viii) Charlas de radio, programas de televisión y cine.
(ix) Consultas conjuntas.
(x) Anuncios, etc.
Méritos o ventajas de la comunicación oral:
(i) Es menos costoso o económico en comparación con la comunicación escrita.
(ii) Es más rápido y ahorra tiempo.
(iii) Es más efectivo que la comunicación escrita.
(iv) Establece un toque personal y conduce a una mayor comprensión.
(v) Los malentendidos o las dudas pueden eliminarse allí mismo.
(vi) Se puede tomar reacción inmediata, motivación o respuesta del receptor.
(vii) Es más flexible y los mensajes se pueden cambiar para adaptarse a las necesidades y la respuesta del receptor.
(viii) Proporciona como el único medio de transmitir mensajes en tiempos de emergencia.
Deméritos y desventajas de la comunicación oral:
La comunicación oral tiene las siguientes limitaciones o retrocesos:
(i) Es menos confiable.
(ii) Está influenciado por el interés propio y la actitud de la gente.
(iii) La comunicación oral tiene la tendencia de ser distorsionada.
(iv) No proporciona ningún registro para referencia futura.
(v) No es adecuado para mensajes largos.
(vi) No proporciona tiempo suficiente para pensar antes de transmitir el mensaje.
(vii) Tiene problemas de lenguaje, uno puede querer transmitir algo, pero debido a su forma de hablar, puede transmitir algo más.
(viii) No se puede utilizar para comunicarse con personas dispersas en lugares distantes.
3. Comunicación gestual o no verbal:
Comunicación no significa simplemente mensajes orales o escritos. Incluye todo lo que se puede usar para transmitir significados de una persona a otra, por ejemplo, el movimiento de los labios o el guiño de un ojo o la ola de manos puede transmitir más significado que las palabras escritas u orales. La expresión a través de partes del cuerpo se conoce como comunicación gestual o no verbal.
Incluye expresión facial, movimiento de labios, guiño de ojos, movimiento de cabezas, movimiento de las manos, sentido del humor o mero silencio, etc. La comunicación gestual también se conoce como "gesticulación" y se usa frecuentemente como un método complementario. de comunicación. Ayuda a hacer efectiva la comunicación.
Seleccionando un medio adecuado de comunicación-oral vs. escrito:
Es muy difícil decir cuál de los dos tipos de medios, es decir, escrito u oral es una mejor técnica de comunicación. Ambos tienen méritos y limitaciones. Pero, en general, la comunicación verbal es un medio más efectivo para transmitir ideas, sentimientos, sugerencias, información, mensajes, etc. Sin embargo, de hecho, ninguna organización puede depender completamente de un método, ya que ambos se complementan entre sí.
Se puede preferir la comunicación por escrito para transmitir mensajes largos a un gran número de personas dispersas en lugares distantes y donde se requiere que la información se repita con el fin de repetir y registrar. La comunicación oral puede ser el único método disponible para transmitir mensajes de emergencia y donde se requiere contacto personal. Los mensajes orales pueden ser apoyados por gestos, demostraciones, etc. para que la comunicación sea efectiva.
