Forma de organización del comité (una descripción general)
Forma de organización del comité: necesidad, tipos, ventajas y otros detalles.
Varias personas pueden unirse para tomar una decisión, decidir un curso de acción, asesorar a los oficiales de línea en algunos asuntos, es una forma de comité de organización. Es un método de pensamiento colectivo, juicio corporativo y decisión común. A un comité se le pueden asignar algunas funciones administrativas o se puede esperar de él algún servicio de asesoría o exploración. Un comité no es un tipo separado de organización como tal. Pero es un método para unir a personas o grupos a los departamentos de línea para obtener asesoramiento y orientación en la planificación y ejecución de negocios. Un grupo de personas competentes e interesadas comparten sus ideas para facilitar el proceso de toma de decisiones.
A veces es necesario obtener la opinión de otras personas para tomar decisiones importantes. El pensamiento de las personas variadas se combina a través de deliberaciones y discusiones, y se llegan a decisiones comunes. Debido a la información y el análisis colectivos, es más probable que los comités encuentren soluciones a problemas complejos. Con el crecimiento de la organización, la necesidad de un comité es más.
Necesidad de comités:
La razón principal de los comités es asegurar un juicio común en asuntos administrativos.
Los comités están constituidos por las siguientes razones:
1. Los comités proporcionan un foro para intercambiar ideas entre los miembros de la organización.
2. El intercambio de ideas entre los miembros puede generar algunas sugerencias y recomendaciones que pueden ser útiles para la organización.
3. Puede haber una discusión adecuada sobre los problemas actuales y se hacen esfuerzos para encontrar soluciones.
4. Los comités también pueden ser necesarios para establecer y desarrollar políticas organizacionales.
Tipos de Comités:
Se pueden formar diferentes comités con diferentes id y propósitos. Algunos comités pueden ser solo asesores y otros pueden desempeñar funciones gerenciales.
Existen los siguientes tipos de comités:
1. Comités formales e informales:
Si un comité formado como parte de la estructura de la organización y es delegado de algunos deberes y autoridad, es un comité formal y se puede formar un comité informal para abordar algún problema, el gerente puede llamar a algunos expertos para que lo ayuden a analizar un problema y sugieran una solución. El director ejecutivo puede convocar una reunión de jefes de departamento y algunos expertos para encontrar una solución a algún problema. En ambos casos se trata de un comité informal.
2. Comités consultivos:
Estos son los comités para asesorar a los jefes de línea en ciertos temas. Los oficiales de línea pueden referir algunos problemas o cuestiones a un comité para consejo. El comité recopilará información sobre el problema y recomendará una solución para el mismo. Los oficiales de línea tienen los poderes para aceptar, modificar o rechazar las sugerencias de los comités asesores. Estos comités no tienen poderes de gestión y no pueden ejercer sus puntos de vista sobre los ejecutivos de línea.
3. Comités de línea:
Puede haber comités con poderes gerenciales. En lugar de dar trabajo a una persona, se puede asignar a varios ejecutivos. Los comités que tienen poderes administrativos son llamados comités de línea o plural. Los comités de línea ayudan en la planificación de políticas y programas de la compañía y organizan esfuerzos para cumplir con estos planes, etc. Estos comités también dirigen y controlan las actividades de los empleados para lograr los objetivos de la organización.
Ventajas de la forma de organización del comité:
La forma de organización del comité tiene las siguientes ventajas:
1. Agrupación de opiniones:
Los miembros de los comités tienen diferentes antecedentes y áreas de experiencia y tienen diferentes puntos de vista y valores. Cuando las personas con habilidades variadas se sientan juntas y discuten un problema, se resaltan varios aspectos del caso y se evalúan los pros y los contras. La opinión conjunta ayudará a tener una visión realista del problema.
2. Mejor coordinación:
La forma de organización del comité brinda una mayor coordinación entre los diferentes segmentos de la organización cuando los representantes de los diferentes departamentos se sientan juntos, comprenden y aprecian las dificultades que enfrentan los demás. Este tipo de discusiones francas ayuda a fijar los objetivos de los diferentes departamentos y se logra una mejor coordinación a través de este tipo de toma de decisiones.
3. Equilibrio de vistas:
Este tipo de organización ayuda a equilibrar las opiniones expresadas por diferentes personas. Hay una tendencia a enfatizar demasiado los aspectos del propio departamento al ignorar el carácter interdependiente de los problemas de los diferentes departamentos. Un comité ayuda a presentar una visión acordada del problema teniendo en cuenta las opiniones divergentes expresadas en dichas reuniones.
4. Motivación:
Los comités están formados por gerentes y subordinados. Las opiniones de los subordinados reciben reconocimiento e importancia. Les da ánimo y los hace sentir como parte integral del proceso de toma de decisiones. Tales comités aumentan la moral de los subordinados y los motivan a mejorar su desempeño.
5. Dispersión de poder:
La concentración de poder en pocas personas puede llevar al mal uso de la autoridad y decisiones erróneas. Al repartir los poderes entre los miembros del comité, este problema se puede resolver.
6. Mejor aceptación de las decisiones:
Las decisiones tomadas por los comités son mejor aceptadas por los subordinados. Las decisiones de un individuo pueden ser autocráticas, mientras que los comités deciden desde una perspectiva más amplia de la organización. Dado que varios grupos de personas están representadas en los comités, estas decisiones se aceptan mejor.
7. Mejor comunicación:
Es un foro mejor para discutir asuntos de interés mutuo y llegar a ciertas conclusiones. Estas decisiones se pueden comunicar adecuadamente a los subordinados a través de los miembros del comité. Los miembros transmitirán información correcta y auténtica y también transmitirán los antecedentes para tomar esas decisiones.
8. Formación ejecutiva:
Los comités proporcionan un buen foro para la capacitación de ejecutivos. Aprenden el valor de la interacción, la dinámica de grupo y las relaciones humanas. Están expuestos a diversos puntos de vista y aprenden el arte de tomar decisiones y resolver problemas organizativos.
Debilidad de la forma de organización del comité:
Esta forma de organización adolece de las siguientes debilidades:
1. Retraso:
El principal inconveniente de la forma de organización del comité es el retraso en la toma de decisiones. Varias personas expresan sus puntos de vista en las reuniones y se toma mucho tiempo para llegar a una decisión. La fijación de las reuniones del comité también lleva mucho tiempo. Se emite una agenda y se fija una fecha de conveniencia para la reunión. El proceso de toma de decisiones es muy lento y se pueden perder muchas oportunidades de negocio debido a decisiones retrasadas.
2. Compromiso:
Generalmente, se hacen esfuerzos para llegar a decisiones de consenso. Se toma el punto de vista de la mayoría. Como decisión unánime del comité. El pensamiento de la minoría puede ser válido, pero no puede perseguirse por separado. Es posible que acepten menos que una solución óptima, debido al temor de que si su solución resulta ser incorrecta, se les culpará por ello.
3. Sin responsabilidad:
No hay que fijar la responsabilidad individual si estas decisiones son malas. Cada miembro del comité intenta defenderse diciendo que resuelve una solución diferente. Si la responsabilidad no es fija, entonces es la debilidad de la organización.
4. Dominación de algunos miembros:
Algunos miembros intentan dominar en las reuniones del comité. Tratan de empujar su punto de vista a los demás. La agresividad de algunos miembros les ayuda a tomar mayoría con ellos y se ignora el punto de vista minoritario. Este tipo de toma de decisiones no es de interés para la organización.
5. Relaciones tensas:
A veces las relaciones entre los miembros del comité o con otros se vuelven tensas. Si algunos miembros toman posiciones divergentes en ciertos temas, algunos pueden sentirse ofendidos. En caso de que algún tema relacionado con otras personas se discuta en un comité y los miembros que tomen una posición que no les agrade a esas personas pueden ofenderlos. Las discusiones en las reuniones generalmente se filtran a otros empleados. Algunas decisiones desagradables pueden no ser apreciadas por aquellos que se ven afectados negativamente. Afecta las relaciones de los empleados no solo en el trabajo sino también a nivel personal.
6. Falta de efectividad:
El papel de los comités no es efectivo en todas las áreas. Los comités pueden ser útiles cuando se trata de la reparación de reclamos o asuntos interdepartamentales del departamento. Los comités pueden no ser efectivos donde se deben enmarcar las políticas y se requieren decisiones rápidas. La iniciativa individual será más efectiva en estos casos. Así que los comités tienen un papel limitado que desempeñar.
Pautas para los miembros del comité:
Para que el trabajo de los comités sea efectivo, los miembros deben seguir estas pautas:
1. Los miembros deben asegurarse de que el ambiente en las reuniones sea cordial e informal.
2. Los miembros deben expresar sus puntos de vista de manera clara y lógica y escuchar las reacciones con calma.
3. El desacuerdo no debe ser ignorado. No deben comprometerse solo por el bien de la armonía. Las críticas deben dirigirse a los temas y no a las personas.
4. Debe asegurarse que el presidente no domine excesivamente. Sus puntos de vista también deben ser tratados de la misma manera que los demás. Sus puntos de vista no deben tomarse como definitivos.
5. El desacuerdo en la reunión no debe tomarse a nivel personal. Debe evitarse el espíritu de competencia y debe mejorarse la cooperación.
Todas estas pautas no solo suavizarán los comités de trabajo, sino que también los convertirán en un instrumento eficaz de la organización.
