8 Características de los buenos sistemas de información de gestión - ¡Explicado!
Para que la información sea útil para quien toma las decisiones, debe tener ciertas características y cumplir con ciertos criterios.
Algunas de las características de la buena información se discuten a continuación:
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yo. Comprensible:
Dado que la información ya está en forma resumida, debe ser entendida por el receptor para que la interprete correctamente. Debe poder decodificar cualquier abreviatura, notación abreviada o cualquier otro acrónimo contenido en la información.
ii. Pertinente:
La información es buena solo si es relevante. Esto significa que debe ser pertinente y significativo para quien toma las decisiones y debe estar en su área de responsabilidad.
iii. Completar:
Debe contener todos los datos necesarios para que el responsable de la toma de decisiones resuelva satisfactoriamente el problema en cuestión utilizando dicha información. Nada importante debe ser dejado de lado. Aunque la información no siempre puede estar completa, se debe hacer todo esfuerzo razonable para obtenerla.
iv. Disponible:
La información puede ser inútil si no es fácilmente accesible en la forma deseada, cuando sea necesaria. Los avances tecnológicos han hecho que la información sea más accesible hoy que nunca.
v. confiable:
La información debe ser considerada confiable. Debe ser precisa, consistente con los hechos y verificable. La información inadecuada o incorrecta generalmente conduce a decisiones de mala calidad. Por ejemplo, las cifras de ventas que no se han ajustado para devoluciones y reembolsos no son confiables.
vi. Conciso:
Demasiada información es una gran carga para la administración y no se puede procesar a tiempo y con precisión debido a la "racionalidad limitada". La racionalidad limitada determina los límites del proceso de pensamiento que no puede ordenar y procesar grandes cantidades de información. En consecuencia, la información debe ser precisa y justa, ni más ni menos.
vii Oportuno:
La información debe ser entregada en el momento correcto y en el lugar correcto a la persona correcta. La información prematura puede volverse obsoleta o ser olvidada para cuando sea necesaria.
De manera similar, algunas decisiones cruciales pueden demorarse porque la información adecuada y necesaria no está disponible a tiempo, lo que resulta en oportunidades perdidas. En consecuencia, el intervalo de tiempo entre la recopilación de datos y la presentación de la información adecuada al responsable de la toma de decisiones debe reducirse tanto como sea posible.
viii. Económico:
La información no es deseable si la solución es más costosa que el problema. El costo de recopilar datos y procesarlos en información debe compararse con los beneficios derivados del uso de dicha información.
