La guía de principiantes para el control presupuestario
Componentes del Sistema de Control Presupuestario:
La política de una empresa para un período definido está representada por el presupuesto maestro, cuyos detalles se dan en una serie de presupuestos individuales llamados presupuestos funcionales.
Diferentes tipos de presupuestos:
Se han desarrollado diferentes tipos de presupuestos teniendo en cuenta los diferentes propósitos que sirven.
Los presupuestos pueden ser clasificados de acuerdo a:
(1) La cobertura que abarcan;
(2) La capacidad con la que están relacionados;
(3) Las condiciones en que se basan; y
(4) Los períodos que cubren.
El control presupuestario se aplica a un sistema de gestión y control contable mediante el cual todas las operaciones y resultados se pronostican con la mayor anticipación posible y los resultados reales, cuando se conocen, se comparan con las estimaciones presupuestarias.
CIMA, Londres, define el control presupuestario como: el establecimiento de los presupuestos relacionados con las responsabilidades de los ejecutivos con respecto a los requisitos de una política y la comparación continua del resultado real con el presupuestado, ya sea para asegurar por acción individual los objetivos de esa política o para proporcionar una empresa Bases para su revisión.
caracteristicas:
Las características esenciales del control presupuestario que se incluyen en esta definición son:
(i) Establecimiento de presupuestos para cada función y sección de la organización.
(ii) Responsabilidad ejecutiva para llevar a cabo las tareas específicas para que se puedan alcanzar los objetivos de la empresa.
(iii) Comparación continua del desempeño real con el del presupuesto para conocer las variaciones del presupuesto y colocar la responsabilidad de los ejecutivos por no lograr el resultado deseado tal como se indica en el presupuesto.
(iv) Tomar las medidas correctivas adecuadas para lograr el objetivo deseado si hay una variación del rendimiento real con respecto al rendimiento presupuestado.
(v) Revisión de presupuestos a la luz de circunstancias cambiantes.
Presupuesto, presupuesto y control presupuestario :
Un presupuesto es simplemente un pronóstico de eventos futuros expresados en términos cuantitativos. Realiza tres funciones básicas de una empresa.
Son:
(i) Indica la cantidad y el momento exacto de las necesidades de la empresa para financiamiento futuro.
(ii) Toma medidas correctivas cuando las cifras presupuestadas no coinciden con las reales.
(iii) Proporciona una base para la evaluación del desempeño.
El presupuesto es una técnica para formular presupuestos. Indica un camino correcto para la gestión del negocio. Ayuda a la gerencia a anticipar los diversos problemas de la empresa y a poner medidas correctivas para superar los problemas.
El control presupuestario es una técnica de control gerencial a través de presupuestos. Está diseñado para ayudar a la gerencia en la asignación de varias responsabilidades. Es un sistema para lograr los objetivos de la empresa con un costo mínimo y proporciona una herramienta poderosa para la administración para el desempeño eficiente de las funciones gerenciales.
Rowland y William en su libro titulado Presupuesto para el control de gestión han dado la diferencia entre presupuesto, presupuesto y control presupuestario de la siguiente manera:
“Los presupuestos son los objetivos individuales de un departamento, etc. mientras que la presupuestación se puede decir que es el acto de elaborar presupuestos. El control presupuestario abarca todo esto y además incluye la ciencia de la planificación de los presupuestos en sí mismos y la utilización de dichos presupuestos para llevar a cabo una herramienta de gestión general para la planificación y control de negocios ”.
Por lo tanto, un presupuesto es un plan financiero y los resultados del control presupuestario de la administración del plan financiero.
Objetivos del control presupuestario :
El principal objetivo del control presupuestario es planificar, monitorear, controlar y adaptar los recursos para cumplir con los objetivos comerciales acordados mientras se mantiene dentro de los límites notificados. El control presupuestario se planifica para ayudar a la administración en la asignación de responsabilidades y la autoridad para ayudar a hacer estimaciones y planes para el futuro, para ayudar en el análisis de las variaciones entre los resultados estimados y reales y para desarrollar bases de medición o estándares con los cuales evaluar la eficiencia. de operaciones.
Los objetivos generales del control presupuestario son los siguientes:
1. Planificación:
El primer paso y el más importante para entender un presupuesto es planificar. La planificación implica averiguar lo que lograría el presupuesto ideal. Sin una planificación adecuada, el presupuesto sería como un mapa sin un destino. La planificación para el presupuesto personal diferiría con la planificación para el negocio.
La planificación se ocupa de especificar el tipo, la cantidad y la calidad de los servicios que se proporcionarán a los constituyentes, estimar los costos del servicio y determinar cómo pagar por los servicios. Para que el presupuesto sea efectivo, debe tener en cuenta las fuentes de ingresos actuales y los gastos actuales.
El presupuesto cumplirá su objetivo en función de los niveles actuales de ingresos y gastos. Un presupuesto es un plan de la política que se debe seguir (lo que garantiza el período de tiempo definido para alcanzar un objetivo dado. El control presupuestario obligará a la administración a todos los niveles a planificar A tiempo todas las actividades a realizar durante los periodos futuros.
Un presupuesto como plan de acción logra los siguientes propósitos:
(a) La acción está guiada por un plan bien pensado porque un presupuesto se prepara después de un estudio e investigación cuidadosos.
(b) El presupuesto sirve como un mecanismo a través del cual se efectúan los objetivos y políticas de la administración.
(c) Es un puente a través del cual se establece la comunicación entre la alta gerencia y los operativos que deben implementar las políticas de la alta gerencia.
(d) El curso de acción más rentable se selecciona de las diversas alternativas disponibles.
(e) Un presupuesto es una formulación completa de la política del compromiso que debe perseguirse con el fin de alcanzar un objetivo determinado.
2. Coordinación:
El control presupuestario coordina las diversas actividades de la empresa y asegura la cooperación de todos los interesados para que el objetivo común de la empresa pueda lograrse con éxito. Obliga a los ejecutivos a pensar y pensar como un grupo. Coordina las tendencias económicas más amplias y la posición económica de una empresa. También es útil para coordinar las políticas, planes y acciones.
Una organización sin control presupuestario es como un barco que navega en un mar fletado. Un presupuesto da dirección al negocio e imparte un significado y una importancia a su logro al hacer una comparación del desempeño real y el desempeño presupuestado.
3. Control:
El control consiste en la acción necesaria para garantizar que el desempeño de la organización se ajuste a los planes y objetivos. El control del rendimiento es posible con estándares predeterminados que se establecen en un presupuesto.
Por lo tanto, el control presupuestario hace posible el control mediante la comparación continua del desempeño real con el del presupuesto para informar las variaciones del presupuesto a la gestión de la acción correctiva.
4. Informar y evaluar:
La evaluación es un proceso espontáneo o acto de evaluar la efectividad, la eficiencia, los costos, la relevancia y el impacto de un proyecto en función de objetivos específicos. La evaluación del presupuesto implica la recopilación y análisis de datos sobre las actividades del presupuesto. La evaluación es mejorar tanto un proyecto en curso como hacer los proyectos futuros.
Los presupuestos sientan las bases para los informes y evaluaciones de fin de período. Cuando un presupuesto vinculado a los objetivos de una organización, puede facilitar evaluaciones de eficiencia y efectividad. La evaluación y los informes adecuados ayudan a una organización a facilitar la identificación y resolución de diversos problemas de la empresa, es decir, facilita la identificación y resolución de problemas.
Por lo tanto, el sistema de presupuesto integra funciones gerenciales clave al vincular la función de planificación de la alta gerencia con la función de control realizada en todos los niveles en la jerarquía gerencial. Pero la eficiencia del presupuesto como dispositivo de planificación y control depende de la actividad en la que se utiliza.
Se puede desarrollar un presupuesto más preciso para aquellas actividades donde existe una relación directa entre entradas y salidas. La relación entre entradas y salidas se convierte en la base para desarrollar presupuestos y ejercer el control.
Control presupuestario y contable :
Un sistema adecuado de contabilidad es esencial para desarrollar un presupuesto satisfactorio. La formación del presupuesto depende de la información recolectada en gran parte del sistema de contabilidad de costos. Una característica importante del control presupuestario es la comparación del desempeño real con las estimaciones u objetivos previos establecidos en el presupuesto para garantizar que el desempeño real se esté orientando en la dirección correcta.
Esta función se puede descargar solo en la disponibilidad de información contable confiable y rápida. El sistema de contabilidad debe proporcionar información clasificada en términos de autoridad y responsabilidad de la organización para que la responsabilidad de las trampas se pueda solucionar y se puedan tomar medidas correctivas. La información contable debe ser coherente con los requisitos del control presupuestario para que se puedan desarrollar presupuestos satisfactorios.
Hemos visto que el control presupuestario depende de la contabilidad. De manera similar, un sistema de contabilidad de costos sólido también depende de su operación efectiva en un procedimiento presupuestario sólido. La contabilidad de costos, especialmente la contabilidad general, se basa en un cuidadoso presupuesto de gastos en el futuro, que corresponde a diferentes capacidades operativas.
La tasa de sobrecarga para la absorción en trabajos, órdenes o procesos se determina sobre la base de estimaciones futuras realizadas al preparar varios presupuestos. La determinación de los costos estimados o costos estándar se realiza sobre los costos presupuestados de los materiales, mano de obra y gastos generales. Por lo tanto, se deduce que el desarrollo de un sistema de control presupuestario eficiente es un requisito previo importante para operar un sistema de costos sólido.
Elementos esenciales de un sistema de control presupuestario eficaz:
Para un sistema de control presupuestario efectivo, debe haber ciertos requisitos previos esenciales. Estos son los siguientes:
(i) Apoyo de la alta dirección:
Ningún sistema de control puede ser efectivo a menos que obtenga el apoyo total de cada miembro de la administración, especialmente la alta dirección debe comprometerse con la idea del presupuesto, así como con los principios y políticas que subyacen en el sistema.
(ii) Metas razonables:
Las metas presupuestarias deben ser realistas y deben representar metas razonablemente disponibles.
(iii) Objetivos claros:
Los objetivos que deben alcanzarse a través de los presupuestos deben estar claramente establecidos.
(iv) Participación de Ejecutivos Responsables:
Los encargados del desempeño de los presupuestos deben participar en el proceso de configuración de los presupuestos. Esto asegurará la correcta implementación de los programas.
(v) Sistema Contable Apropiado:
Existe una estrecha relación entre la presupuestación y la contabilidad. Uno tiene que depender del departamento de contabilidad para obtener datos históricos confiables. La contabilidad de la responsabilidad es esencial para el éxito del control presupuestario.
(vi) Educación Presupuestaria Continua:
Debe haber un sistema de educación continua del personal sobre los objetivos y las técnicas de presupuestación.
(vii) Ganancia máxima:
Este objetivo final de obtener el máximo beneficio siempre debe mantenerse al máximo.
(viii) Vigilancia constante:
Se requiere vigilancia constante para que se pueda informar la comparación continua entre los datos presupuestados y reales y la variación.
(ix) Costo del Sistema:
El costo del sistema no debe ser mayor que el beneficio recibido del sistema.
(x) Coordinación con costeo estándar:
Cuando también se utiliza el sistema de costos estándar, el programa de presupuesto debe prepararse en coordinación con el costo estándar.
Organización para el Control Presupuestario:
Es necesario que una empresa tenga un plan de organización definido para preparar, mantener y administrar el presupuesto. Debe haber un organigrama.
Puede ser como sigue:
El organigrama muestra que el director ejecutivo es el jefe del sistema de control presupuestario. Él delega su autoridad al funcionario de presupuesto, quien ve que todos los presupuestos están coordinados y dibujados a tiempo. Los otros gerentes prepararán los presupuestos mostrados en su contra en la tabla. Por lo tanto, el control presupuestario es una acción concertada en la que participan todos los individuos y debe haber coordinación para tener un vínculo adecuado entre ellos.
Todos los responsables de su ejecución y desempeño deben ser tomados en confianza. Cuando hay una clara división de responsabilidad y autoridad, no habrá superposición. Creará trabajo en equipo y un espíritu de cooperación entre el personal, lo que en última instancia llevará a un alto grado de conciencia presupuestaria.
La organización de control de presupuesto generalmente está dirigida por un alto ejecutivo conocido como Controlador de Presupuesto o Director de Presupuesto u Oficial de Presupuesto. El Director Ejecutivo debe designar a dicho ejecutivo a quien se le debe dar el deber específico de administrar el presupuesto. Su rango debe ser igual a otros gerentes funcionales.
Como su trabajo se ocupará de la preparación y coordinación de los presupuestos que involucran cifras, generalmente será una persona con conocimientos de contabilidad. También debe tener un conocimiento técnico del negocio. Debería ver que los gerentes funcionales dibujan los presupuestos a tiempo.
También debe perseguir los presupuestos y ver que el desempeño real va en línea con el desempeño presupuestado y emitir una advertencia oportuna cuando el desempeño real difiere sustancialmente. Él debe ayudar a revisar los presupuestos si hay cambios fundamentales en las circunstancias después de que se hayan preparado los presupuestos.
Él debe asegurarse de que los presupuestos se estén preparando de acuerdo con el manual del presupuesto. El controlador de presupuesto tiene una función de personal. No tiene función de línea excepto sobre su propia sección. Su función es asesorar a los gerentes de línea.
El desarrollo de presupuestos no es responsabilidad directa del controlador del presupuesto; Su puesto es el de supervisor y coordinador de todas las funciones del presupuesto. Generalmente, en las grandes organizaciones se nombra un Contralor de Presupuesto a tiempo completo, pero en las pequeñas organizaciones, un alto funcionario es responsable de ejecutar el sistema de control presupuestario, además de atender sus propios deberes.
El responsable del presupuesto es asistido por el comité de presupuesto. El Comité de Presupuesto incluirá al Gerente General (o cualquier otro director ejecutivo), Gerente de Ventas, Gerente de Obras, Contador o Contralor de Presupuestos, Oficial de Compras, Gerente de Personal y Gerentes de Departamento. El Director General generalmente actúa como Presidente del Comité.
Los gerentes funcionales prepararán los presupuestos y los presentarán al Comité para su aprobación. Es deber del Comité de Presupuesto hacer los ajustes necesarios en los presupuestos, coordinar todos los presupuestos y, finalmente, aprobar los presupuestos. Dado que el presupuesto es una función de administración, la asociación más cercana de los diversos ejecutivos a cargo de las diversas funciones del negocio es esencial; por lo que todos los gerentes funcionales están incluidos en el comité de presupuesto.
El comité de presupuesto es un comité asesor. Examina los informes presupuestarios que comparan el rendimiento real con el rendimiento presupuestado y recomienda acciones correctivas para las discrepancias entre los presupuestos reales y los presupuestos.
El comité de presupuesto se encarga generalmente de los siguientes deberes:
1. Recibir, analizar, revisar y aprobar presupuestos funcionales preparados por cada sección / departamento.
2. Recibir informes de acuerdo con el calendario prescrito y comparar los datos reales con los presupuestados.
3. Para identificar la responsabilidad analizando las desviaciones y sugerir medidas correctivas o revisión del presupuesto, si es necesario.
4. Participar en la discusión para evaluar los diferentes proyectos o programas que tienen un efecto directo en los presupuestos.
Los deberes del controlador de presupuesto pueden resumirse como sigue:
1. Crear una coordinación entre los distintos gerentes funcionales y brindarles orientación en todos los asuntos relacionados con los presupuestos.
2. Revisar y enmendar el manual del presupuesto cuando sea necesario hacerlo.
3. Preparar programas presupuestarios y emitir instrucciones para la ejecución adecuada de cada programa.
4. Revisar y analizar los presupuestos funcionales recibidos de varios departamentos y proporcionar la información necesaria que tiene un impacto en la preparación de sus presupuestos.
5. Discutir los requisitos propuestos de los departamentos y presupuestos generales con el comité de presupuesto.
6. Preparar presupuestos resumidos en consulta con el comité de presupuesto y colocar toda la información y los presupuestos ante el comité de presupuesto.
7. Revisar los presupuestos de acuerdo con las instrucciones del comité de presupuesto y colocarlo ante la Junta Directiva para su aprobación final antes de enviarlo a los diferentes departamentos involucrados.
8. Para recopilar los costos reales de la oficina de costos y compararlos con las cifras presupuestadas en los informes presupuestarios, colóquelos ante el comité de presupuesto para su decisión y, finalmente, comuníquelos a los gerentes departamentales para su cumplimiento.
El responsable del presupuesto se responsabiliza ante el director ejecutivo o presidente o el director de cuentas, si está vinculado con él. Mantiene un vínculo estrecho entre los registros contables y el presupuesto. Tiene acceso a todos los registros contables y, por lo tanto, evita la superposición de trabajos al proporcionar toda la información cuando sea necesario.
