8 factores orientadores para hacer que la delegación sea más efectiva

Los factores guía para hacer que la delegación sea más efectiva son: 1. Determinar objetivos, 2. Aclarar responsabilidad y autoridad, 3. Motivar a los subordinados, 4. Proporcionar capacitación, 5. Establecer un control adecuado, 6. Requerir trabajo completado, 7. Comunicación bidireccional, 8. ¡Adhesión al principio de delegación!

La delegación es un arte, no una ciencia. Por lo tanto, no hay un principio definido a seguir para mejorar la habilidad de delegación. El gerente tendrá que mejorarlo solo por experiencia.

La experiencia de muchos ejecutivos proporciona la base para estos factores guía que se explican a continuación:

1. Determinar metas:

Las asignaciones deben definirse claramente en términos de objetivos o resultados esperados. Si la persona acepta la delegación con entusiasmo, se le debe proporcionar información detallada con énfasis en que su trabajo es necesario e importante. Por lo tanto, es solo después de una aclaración de todos estos objetivos que las personas que reciben autoridad harían justicia a los trabajos asignados a ellos.

2. Aclare responsabilidad y autoridad:

Si un gerente tiene un desempeño eficiente, necesita saber cuál es su trabajo y con cuánta autoridad tiene que realizarlo. Además, un supervisor que no esté seguro de su autoridad evadirá los problemas o llevará cada pregunta a su jefe para que tome una decisión.

La esencia de todo el problema es poner por escrito la relación de autoridad-responsabilidad de cada gerente y también las limitaciones en la autoridad de cada puesto.

3. Motivar a los subordinados:

Esta es una fuerza en movimiento en la delegación. Para obtener los mejores resultados, es deber de cada gerente ver que los subordinados estén motivados para hacer su trabajo de buena gana y con entusiasmo. A menos que reciban garantías definitivas y estén motivados por mejores salarios, mejores condiciones de trabajo, promoción temprana, etc., cualquier intento de delegación de autoridad y responsabilidad no sería efectivo.

4. Proporcionar capacitación:

La delegación es más bien un proceso difícil y solo se puede lograr al obtener la capacitación necesaria. El gerente debe dar la capacitación adecuada a sus subordinados para aceptar la delegación.

Sin embargo, la capacitación en delegación implica los siguientes pasos para que pueda aceptarse de manera efectiva:

(a) Evaluación del desempeño actual en delegación.

(b) Asesoramiento para la mejora.

5. Establecer control adecuado:

El sistema de control en la delegación efectiva debe ser tal que pueda liberar a los ejecutivos de las inspecciones de rutina y permitirle mantener su responsabilidad. En esto se debe alentar a los subordinados a seguir los medios del autocontrol. Se les debe dar una idea de los estándares predeterminados que se esperan de ellos.

Pre-requisitos para el autocontrol:

(a) Los subordinados deben participar en el establecimiento de las normas.

(b) Los subordinados deben entender y aceptar los estándares así establecidos.

(c) De vez en cuando, los subordinados deben recibir información confiable y también deben tener acceso a esa información.

(d) Los subordinados deben conocer el costo diario del desempeño de su trabajo para permitirles tomar decisiones de control acertadas para mantener sus costos en línea.

(e) Finalmente, los subordinados deben recibir una capacitación exhaustiva para medir el desempeño e informar las razones en caso de variaciones.

6. Requerir trabajo completado:

Según esta doctrina, los subordinados esperan que su jefe forme una delegación claramente entendida, de modo que para cada paso en el proceso de trabajo, no es necesario que consulten a su jefe y, por lo tanto, retrasen todo el asunto. Al mismo tiempo, el gerente planea orientación, coaching y comunicación.

La doctrina del trabajo completado será efectiva y significativa siempre que el gerente delegue el trabajo:

(a) hace una tarea clara

(b) Delegar los detalles de la coordinación.

(d) Proporciona asesoramiento y orientación.

(e) Requiere un paquete terminado

7. Comunicación bidireccional:

Debe haber comunicación bidireccional entre el superior y el subordinado. El superior debe dar las instrucciones con palabras claras y sin ambigüedades, y debe permitir que el subordinado busque aclaraciones y orientación siempre que este último sienta alguna dificultad.

8. Adhesión al principio de delegación:

La adhesión estricta a los principios de delegación (como la paridad de autoridad y responsabilidad, la unidad de mando y la absoluta responsabilidad), es lo más esencial para lograr el éxito en la delegación.