Top 9 características de un sistema de control

Cada sistema de control tiene ciertas características esenciales:

Algunos de ellos se discuten de la siguiente manera:

1. Debe ser fácilmente comprensible:

Los controles deben ser tales que los gerentes y los subordinados los entiendan fácilmente. Si los gerentes no tienen claridad acerca de los controles, entonces no serán ejercidos efectivamente. Por otro lado, los subordinados deben conocer el tipo de controles a los que serán sometidos. No solo los gerentes superiores deben entender los controles, sino que se espera que los gerentes junior ejerzan los controles porque entran directamente en contacto con los trabajadores.

El gerente puede diseñar ciertas fórmulas matemáticas de gráficos estadísticos para descubrir desviaciones en el rendimiento. Estos dispositivos complicados pueden no ser seguidos adecuadamente por los gerentes junior. En caso de que los controles sean difíciles, los gerentes junior desarrollarán sus propios controles y estos pueden no ser los mismos que desea la alta gerencia. Así que el primer requisito de un buen sistema de control es su fácil comprensión.

2. Reflejar las necesidades organizativas:

Las herramientas de control deben ser tales que sean adecuadas para las necesidades de la organización. Hay una serie de técnicas de control como los presupuestos. Cuadros estadísticos. PERT, CPM, etc., pero estos no se pueden utilizar en todos los tipos de empresas. El mejor control es el que se utiliza correctamente en una organización y es capaz de dar resultados. Así que los controles deben reflejar las necesidades organizacionales.

3. Reporte las desviaciones rápidamente:

Los controles deben ser tales que las desviaciones en el rendimiento se informen rápidamente. Un gerente no puede controlar el pasado, pero las desviaciones se determinan solo cuando se le informan las cifras reales. El esfuerzo debe ser determinar las desviaciones lo antes posible, de lo contrario, las medidas correctivas se retrasarán.

Esto puede ser posible solo cuando el administrador no espera el informe de los resultados reales para averiguar el nivel de rendimiento. La necesidad es saber cuanto antes si el rendimiento es satisfactorio o no. Si no está a la altura, entonces se necesitan pasos inmediatos para evitar pérdidas adicionales. Las unidades que utilizan dispositivos electrónicos de procesamiento de datos están comparativamente mejor ubicadas en el ejercicio de los sistemas de control porque los datos se reportan de forma rápida o casi inmediata. La notificación rápida es esencial para un buen sistema de control.

4. Debe ser apropiado y adecuado:

El control debe ser tal que ayude a la empresa a lograr sus objetivos. Los controles serán diferentes para los distintos departamentos y secciones. Los controles para el departamento de marketing serán diferentes de los utilizados por el departamento de fabricación. Incluso a diferentes niveles de gestión, los controles variarán. El director ejecutivo tendrá diferentes controles para evaluar el trabajo de sus subordinados. Los controles utilizados por las grandes empresas serán más elaborados que los de las pequeñas empresas.

Los controles deben ser tales que reflejen adecuadamente las actividades de la empresa. Existen muchas técnicas de control como horas estándar, costos estándar, presupuestos, índices financieros. Es deber del gerente seleccionar las técnicas adecuadas para su negocio. Solo se deben usar aquellas técnicas que puedan usarse adecuadamente en la empresa.

5. Mirando hacia adelante:

Los controles deben mirar hacia el futuro. Este concepto es tal que los resultados preceden al ejercicio de control. No se puede hacer nada respecto a lo que ya ha sucedido. El gerente debe tratar de tomar medidas correctivas lo antes posible. El sistema de control debe ayudar en el proceso de planificación. Los datos necesarios para los planes deben ser proporcionados por el sistema de control.

6. Debe ser flexible:

Un buen sistema de control debe poder cambiar con las necesidades del futuro. El futuro es siempre incierto y nada se puede decir con certeza. Los controles que están diseñados para el presente pueden no ser adecuados en el futuro. La rigidez en los controles causará estragos en el sistema. Si los gastos para el departamento de ventas se fijan teniendo en cuenta una cifra de ventas específica y, a su debido tiempo, las ventas se han duplicado, habrá que aumentar los gastos presupuestados.

Del mismo modo, si el gasto del departamento de ventas no se incrementa bajo el control de la rigidez, entonces su funcionamiento se verá afectado negativamente. La flexibilidad en los controles ayudará a hacer enmiendas cuando una situación lo exija. Debe haber una flexibilidad incorporada en el sistema de control.

7. Económico:

Los controles son esenciales para cada tipo de empresa, independientemente de su tamaño. A pesar de la necesidad de controles, el factor costo no puede ser pasado por alto. El gasto en controles debe corresponder con la utilidad derivada de ellos. Una pequeña preocupación no puede permitirse el lujo de tener costosas técnicas de control, mientras que una gran empresa puede gastar más en ellas.

Los controles deben ser económicos, de lo contrario no se pueden usar. La naturaleza económica de un sistema de control se juzgará por su contribución relativa a la empresa. Si los beneficios derivados o las consecuencias adversas evitadas en ausencia de controles son mayores que los gastos incurridos, serán económicos.

8. Debe informar las desviaciones rápidamente:

Un sistema de control debe ser tal que las desviaciones deben informarse lo antes posible. Las desviaciones solo se pueden conocer cuando se informa el rendimiento real. El gerente no puede controlar el pasado, pero debe tratar de mejorar el trabajo en el futuro. Esto solo puede ser posible cuando las desviaciones se informan lo antes posible.

El departamento de contabilidad mantiene registros reales y puede llevar tiempo informar las desviaciones. El gerente no debe esperar los datos exactos, puede actuar sobre la base de cifras aproximadas, si existe la posibilidad de desviaciones. No se utilizará la notificación tardía de desviaciones. El sistema de control debe diseñarse de modo que las discrepancias en el rendimiento se notifiquen rápidamente.

9. Motivar:

Los controles deben motivar tanto al controlador como a los controlados. El control debe ser utilizado en un sentido positivo. No deben tomarse como un dispositivo para castigar a los empleados. Deberían más bien ayudar a mejorar su rendimiento. Dado que el rendimiento se supervisa regularmente, los empleados se sentirán motivados para aumentar su rendimiento.