Top 4 medidas para el control de los gastos de capital

Lea este artículo para obtener información sobre las siguientes cuatro medidas para controlar el gasto de capital, es decir, (1) Presupuesto de gastos de capital, (2) Solicitud de fondos, (3) Análisis de varianza y (4) Seguimiento.

1. Presupuesto de gastos de capital:

La planificación es el primer paso y el más esencial para el control. Por lo tanto, el primer paso en el control de gastos de capital es la preparación del presupuesto de gastos de capital.

Este presupuesto describe los diversos tipos de proyectos, como proyectos nuevos, proyectos de expansión, proyectos de modernización y proyectos de diversificación que se deben abordar, y también explica cómo deben financiarse estos proyectos durante un período determinado. La solicitud de proyectos de gastos de capital emanan de diferentes divisiones de la organización.

Al presentar sus solicitudes de proyectos de gastos de capital, proporcionan la siguiente información:

(a) Descripción de la propuesta,

(b) Justificación para hacer tal propuesta,

(d) Estimaciones de vida económica efectiva, y

(e) Beneficios netos esperados de la propuesta.

Las solicitudes individuales se envían al comité de presupuesto para su revisión preliminar, selección, coordinación y consolidación final.

Al considerar las solicitudes individuales, el comité analiza principalmente la propuesta de los siguientes aspectos:

(a) Que todas las solicitudes encajen bien en la planificación y los programas a largo plazo de la compañía,

(b) son financieramente factibles, y

Por ejemplo, la consideración de un proyecto de expansión puede llevar a un desequilibrio departamental si el departamento de ventas no puede vender el exceso de producción. Una vez que las propuestas valen la pena, se recomiendan a la administración de nivel superior para su aprobación final.

2. Solicitud de fondos:

Una vez que se aprueben los proyectos, el departamento en cuestión debe presentar una solicitud detallada para la asignación de fondos.

Esta solicitud puede ser una solicitud para:

(a) Presupuesto de capital original,

(b) fondos adicionales, y

Debido a ciertos cambios en las condiciones o circunstancias, si el proyecto aprobado no se pudo llevar a cabo, se puede abandonar al proporcionar las razones adecuadas para el abandono. Cuando se aprueba el abandono, los fondos asignados y posteriormente cancelados se utilizan para otros proyectos según las prioridades.

3. Análisis de varianza:

Esta es una tarea importante en el control del gasto de capital. El desempeño real se compara con las estimaciones y se anotan, analizan y reportan las desviaciones o desviaciones.

A medida que avanza el trabajo de implementación del proyecto, los gastos reales incurridos se comparan con las estimaciones presupuestarias. Cuando se espera que el costo real pueda exceder las estimaciones originales, se realizará una solicitud formal para fondos adicionales o para la revisión del plan.

Para tener un mejor control, se introduce un sistema de llamadas para informes mensuales o semanales sobre proyectos individuales o trabajos. Estos informes pueden ser en forma de gastos del proyecto de capital, resumen de los proyectos de capital actuales, estado de costos periódico del proyecto de capital y estado de costos semanal.

4. Seguimiento:

Un seguimiento del desempeño de los proyectos de capital es muy esencial. Permite a la administración determinar si los ahorros esperados se han realizado o no.

El seguimiento en el formulario posterior a la auditoría de finalización tiene dos propósitos:

1. Indica las áreas de debilidades a la gestión.

2. Crea confianza en el futuro programa de control de gastos de capital. Sin embargo, la auditoría posterior a la finalización es una tarea difícil.

Muchos factores de compensación, como el volumen y los cambios en los precios y el aumento de salarios, etc. pueden ocultar o inducir a error los resultados reales obtenidos del proyecto. Por lo tanto, un comité de auditoría posterior a la finalización está constituido por el ingeniero jefe, el gerente de planta, el auditor interno, etc., como miembros.

El comité debe preparar un informe en el formulario establecido en el manual de presupuesto de capital. El informe del comité debe indicar específicamente las causas de la deficiencia, en su caso, las medidas correctivas que deben tomarse y el período dentro del cual se tomarán las medidas.