Preparación de un informe: Pasos involucrados y su utilidad
Lea este artículo para aprender sobre los pasos involucrados en la preparación de informes y su utilidad para la administración.
Pasos involucrados en la preparación de informes:
Los informes de la administración son una tarea difícil y, por lo tanto, el escritor del informe debe poseer habilidades especiales para este trabajo. Él debe ser un analista financiero y en esa capacidad debe estar bien entrenado en las áreas de contabilidad, finanzas y administración. Debe poder realizar el análisis objetivamente, poniendo sus ideas de manera clara y clara y comunicar los resultados en una forma legible para una acción efectiva.
Los informes efectivos y eficientes requieren los siguientes pasos a seguir:
(a) La presentación de informes requiere una planificación detallada del flujo de papeleo y su análisis. Debe ser el resultado lógico de las operaciones contables.
(b) Debe evitarse la duplicación del trabajo. Los registros contables deben diseñarse de tal forma que se obtengan "datos de control" sin análisis adicional.
(c) La codificación y la mecanización deben utilizarse para procesar los datos contables. Ayudarán a acelerar los informes.
(d) Los registros contables deben cerrarse antes de tiempo. Esto facilitará la preparación de informes a tiempo.
(e) Cuando los datos reales no están disponibles, se pueden usar ciertas estimaciones en su lugar para evitar demoras innecesarias. Sin embargo, el real puede compararse con la estimación de una fecha posterior y las desviaciones, si las hubiera, se pueden encontrar y analizar. Dicho análisis de desviaciones ayudará a hacer mejores estimaciones en el futuro.
Utilidad de los informes a la gerencia:
El sistema de información permite a la gerencia comprender el funcionamiento de la empresa. Cuando un sistema de informes en particular no cumple con los requisitos, se desecha o se reajusta a las necesidades. Por lo tanto, se encuentra en un estado de desarrollo continuo.
Un buen sistema de informes es un útil instrumento de gestión para identificar las áreas de debilidades y cualquier ocurrencia inusual o inoportuna. Los empleados están bajo un control constante y la administración es libre de dedicarse por completo a la formulación de políticas y al desarrollo futuro.
Los informes se ocupan del pronóstico de las condiciones bajo las cuales se realizarían las operaciones planificadas. Esto se aplica a las estimaciones de presupuesto en líneas de productos y al pronóstico de las condiciones comerciales en general.
Los informes también proporcionan una base útil para decidir la política de operación, el volumen de ventas o producción, la política de stock, la producción de calidad, el diseño del producto, etc.
Los informes actuales permiten a la administración en diferentes niveles mantenerse al tanto del rendimiento pasado y del desarrollo, y puede mantener un control de los niveles operativos individuales.
Los informes y los métodos de presentación de informes proporcionan a los ejecutivos información objetiva para el desempeño de sus funciones. Esto constituye la base para el desarrollo de políticas por parte de los ejecutivos operativos.
