Política en Gestión: Características, Propósito y Consideraciones

Lea este artículo para aprender sobre el significado de la política, sus características, el propósito de las políticas, las consideraciones en la formulación de políticas, las características de las políticas correctas, el proceso de formulación de políticas, los factores que influyen en las políticas, los tipos y las limitaciones de las políticas.

Una política en Administración es una declaración general formulada por una organización para la orientación de su personal. Los objetivos se formulan primero y luego se planifican políticas para alcanzarlos. Las políticas son un modo de pensar y los principios que subyacen en las actividades de una organización o una institución.

Según Koontz & O 'Donnel, “las políticas se identificaron como guías para pensar en la toma de decisiones. Suponen que cuando se toman las decisiones, éstas estarán dentro de ciertos límites ”. Las políticas no requieren una acción, sino que tienen la intención de guiar a los gerentes en sus compromisos de decisión cuando no toman decisiones. En palabras de George Terry, “la política es una guía general verbal, escrita o implícita que establece límites que proporcionan los límites generales y la dirección en la que se llevará a cabo la acción administrativa”. Las políticas proporcionan un marco dentro del cual una persona tiene libertad para actuar.

Las políticas que actúan como principios proporcionan reglas de acción para lograr los objetivos específicos de la organización. Los enlaces de coordinación en la organización son proporcionados por las políticas. Gobiernan y guían las acciones del desempeño general de una organización y sus objetivos en las diversas áreas de operación-producción, finanzas, marketing y personal. La clara formulación de políticas ayuda a los ejecutivos a planificar todos los aspectos operativos de la empresa. Esto les ayuda considerablemente en su toma de decisiones.

Aunque los objetivos y las políticas se utilizan para alcanzar los objetivos de la organización, ambos son esencialmente diferentes. Los objetivos son los objetivos y las políticas son las formas de lograrlos. Los objetivos son los puntos finales de la planificación y las políticas prescriben las formas generales para lograrlos. Una política da pautas y deja un margen de interpretación para la persona que las implementa. Esto significa que una política tiene la flexibilidad para la interpretación. Una política rígida se convierte en una regla.

Características de una política:

La discusión anterior revela las siguientes características de una política:

(i) Una política es un plan permanente que proporciona respuestas a problemas recurrentes de naturaleza similar. Proporciona respuestas / pautas a los miembros de una organización para decidir el futuro curso de acción. Una política proporciona y explica lo que debe hacer un miembro en lugar de lo que está haciendo.

(ii) Una política limita un área dentro de la cual se debe tomar una decisión para el logro de los objetivos de la organización. Evita el análisis repetido de situaciones y permite la delegación de poderes y aún retiene el control sobre las acciones.

(iii) Las políticas son modelos de pensamiento y principios subyacentes a las actividades de una organización. Guían el comportamiento y las decisiones del ejecutivo.

(iv) Las políticas están enmarcadas por todos los gerentes de la organización. Es necesario dar pautas para el curso de acción futuro en cada nivel de gestión. Sin embargo, la importancia de la política varía según el nivel de gestión. En un nivel más alto de gestión, las políticas importantes se deciden, mientras que en el nivel inferior se requieren algunas políticas menos importantes o menores.

Propósito de las políticas:

Las políticas son consideradas importantes para alcanzar los objetivos de la organización. También aseguran la coordinación de esfuerzos y actividades en la empresa.

Las políticas están formuladas para los siguientes propósitos:

1. El objetivo principal de las políticas es garantizar que no haya ninguna desviación del curso de acción planificado. El marco se establece dentro del cual se espera que todos trabajen. Las políticas aseguran que las guías generales de acción se cumplan.

2. Dado que las políticas marcan un marco para cada persona, también garantiza la adecuada delegación de autoridad. Un gerente conoce el alcance de la autoridad requerida por un subordinado para emprender el trabajo que se le ha asignado. Las políticas sirven para el propósito de delegar la autoridad adecuada hacia abajo.

3. Las políticas permiten el alcance de la interpretación. Los aspectos principales se dan en una política, pero el modo real de implementación es decidido por la persona interesada.

4. Las políticas son útiles para la planificación futura también. El impacto y la influencia de las políticas ayudan a pensar en el futuro.

5. Las políticas también aseguran la consistencia de la acción. Las pautas son similares para todos y las acciones deben ajustarse a las líneas generales.

Consideraciones en la formulación de políticas:

Al enmarcar las políticas, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

1. Objetivos organizacionales:

Las políticas se forman para lograr objetivos organizacionales. Los objetivos son los objetivos que deben alcanzarse y las políticas diseñan formas de alcanzarlos. Las políticas deberían ayudar basándolas en hechos y cifras relevantes y no en simples suposiciones.

2. Participación adecuada:

Las políticas deben estar enmarcadas por la participación de personas en diferentes niveles de gestión. Si las políticas se enmarcan en el nivel superior sin conocer las opiniones de aquellos a quienes se dirigen, es probable que las políticas no logren los resultados deseados. Para asegurar la implementación exitosa de las políticas, existe la necesidad de una participación conjunta al momento de formularlas.

3. Refleja el entorno empresarial:

Las políticas deben estar basadas en el entorno interno y externo. La situación que prevalece dentro y fuera proporcionará una base realista para las políticas. Las políticas deben tener la flexibilidad de ajuste si se produce un cambio en el entorno empresarial. Cualquier tipo de rigidez seguida en las políticas anulará su propósito.

4. Consistencia:

Varias políticas de una empresa deben ajustarse entre sí. No debe haber inconsistencia entre las diversas políticas. Si hay inconsistencia entre las políticas, entonces estas no se implementarán. Se debe garantizar que las políticas estén relacionadas con los objetivos de la empresa y no ofrezcan pautas contradictorias.

5. Comunicación adecuada:

Las políticas deben ser comunicadas adecuadamente a cada nivel de gestión. Si las políticas no son bien conocidas por quienes las implementarán, no habrá uso de tales políticas. A veces, las políticas pueden no ser bien entendidas, puede haber alguna duda en la mente de las personas, será el deber de la gerencia aclararlas y proporcionar una aclaración adecuada.

6. Por escrito:

Las políticas siempre deben estar por escrito. Esto asegurará su correcta y correcta implementación. Si las políticas no están por escrito, puede surgir una disputa sobre su contenido y propósito. El lenguaje de las políticas también debe ser simple para que las personas interesadas lo entiendan bien.

Características de una política de sonido:

Las políticas se forman para suavizar el funcionamiento de una organización para lograr sus objetivos. Una política acertada será aquella que ayude a lograr sus objetivos.

Las siguientes son las características de una política acertada:

yo. Debe ser amplio en alcance y flexible para su implementación.

ii. Debe garantizar una buena comprensión y armonía entre los diferentes departamentos.

iii. Debe basarse en hechos y juicios sólidos.

iv. Debe ser uniforme para su aplicación.

v. Debe reflejar sus objetivos previstos,

vi. Debe ser claro, definido y positivo,

vii Debe ser debidamente comunicado y claramente entendido.

viii. Debe ser por escrito para evitar la mala interpretación.

ix Debe ser razonable, permanente y estable.

X. Debe revisarse periódicamente para comprobar su eficacia.

xi Debe incorporar todas las posibles contingencias,

xii Nunca debe ser concebido con prisa.

Proceso de Formulación de Políticas:

La formulación de políticas es un aspecto importante de la planificación. El buen funcionamiento de una organización requiere la formulación de políticas. Un ejercicio bien pensado es esencial para formular políticas sólidas.

Se debe seguir el siguiente proceso para formular una política:

1. Definición del Área de Políticas:

Se debe definir el área para la cual se debe enmarcar una política. Los objetivos y las necesidades de la organización deben tenerse en cuenta al especificar el área de políticas. Al enmarcar una política de marketing, se deben tener en cuenta las expectativas de marketing y las áreas de empuje. El alcance de la política dependerá del área que se supone que debe cubrir. Por lo tanto, lo primero en el diseño de políticas es decidir el área que cubrirá.

2. Identificación de alternativas de política:

El segundo paso en la formulación de políticas es la identificación de alternativas de políticas. Las alternativas deben decidirse sobre la base de un análisis del entorno externo e interno. El entorno interno informará acerca de las fortalezas y debilidades de la organización, mientras que el entorno externo revelará las oportunidades y el nivel de competencia. Toda alternativa debe garantizar que se logrará el objetivo de la política.

3. Evaluando alternativas:

Todas las alternativas se desarrollan a la luz de los objetivos organizacionales. Debe analizarse qué contribución harán estas alternativas para ayudar a la organización a lograr sus objetivos. Los factores como el costo, los beneficios, el requerimiento de recursos de cada alternativa deben ser evaluados adecuadamente. También se debe analizar el efecto de varias alternativas sobre el entorno de la organización.

4. Selección de una política:

Después de una evaluación adecuada, se selecciona la alternativa más apropiada. La selección de una política es un compromiso a largo plazo. En caso de que las alternativas no parezcan satisfactorias, se deben hacer esfuerzos para desarrollar otras alternativas.

5. Ejecución de prueba de una política:

La política debe ser implementada a modo de prueba. Debe evaluarse si la política está logrando los objetivos deseados. Es posible que haya sugerencias durante la ejecución de la prueba, que deben utilizarse para modificar la política. En última instancia, la política debería lograr los resultados deseados; de lo contrario, se debería pensar en una nueva alternativa de política.

6. Implementando la Política:

Si la política está finalmente bien, debería implementarse. La política debe explicarse a quienes la implementarán. Debe haber una discusión adecuada sobre las implicaciones y el impacto de varias cláusulas o disposiciones de la política. La comunicación adecuada del propósito y el objetivo de la política lo ayudará en su implementación.

Factores que influyen en las políticas:

Las políticas se enmarcan para ayudar a suavizar las operaciones de una empresa. Están influenciados tanto por factores internos como externos.

Algunos de estos factores se discuten aquí:

1. Objetivos y estrategias de la organización:

Todas las políticas están enmarcadas para facilitar el logro de los objetivos. Los objetivos y estrategias fijan los parámetros dentro de los cuales operarán las políticas. Las políticas deben ser consistentes con los objetivos y estrategias de la organización.

2. Estructura organizativa:

La estructura organizativa determina los niveles de las posiciones y fija la autoridad y la responsabilidad de los empleados. La implementación de políticas estará influenciada por el tipo de estructura de la organización. Una política será consistente con las posiciones y roles de autoridad en la organización. La determinación de la política sin duda será influenciada por las estructuras organizativas.

3. Recursos disponibles:

La disponibilidad de recursos tales como instalaciones humanas, financieras y físicas influirán en la formulación de una política. Si la implementación de una política requiere más recursos de los que están disponibles en la organización, no será factible. Más bien, los recursos fijarán los límites más allá de los cuales una política no puede ir.

4. Valores gerenciales:

Los gerentes son las personas que son los motores principales de las políticas. Los sistemas de ética y valor de los gerentes tienen una influencia directa en la formación e implementación de políticas. Por ejemplo, si los gerentes creen en la honestidad y la veracidad, estas cosas se reflejarán en varias políticas enmarcadas por ellos.

5. Factores sociales:

Una serie de factores sociales también influyen en las políticas de la organización. Si la sociedad desea solo productos de calidad, no tolera la explotación de los consumidores, le da importancia al control de la contaminación, todos estos factores deberán tenerse en cuenta al formular políticas para la organización.

6. Factores políticos:

Los factores políticos tienen una gran influencia en las políticas de una organización. El marco de negocios está determinado por el partido en el poder. El pensamiento de un partido político se reflejará ciertamente en las políticas industriales, fiscales y monetarias del gobierno. Cada empresa tiene que incorporar políticas gubernamentales en sus políticas. Entonces, los factores políticos tienen una influencia directa en las políticas organizacionales.

Tipos de políticas:

Cada empresa tiene una serie de políticas. Algunos de los tipos se discuten a continuación:

1. Principales políticas:

Las políticas principales son aquellas que dan una dirección unificada a una empresa e implican un compromiso de recursos. Estas políticas dan forma a una empresa en el cumplimiento de su propósito. También deben apoyar los objetivos organizacionales.

2. Políticas de apoyo:

Además de las políticas importantes, también es necesario contar con políticas de apoyo. Las políticas de apoyo están destinadas a ayudar en la implementación de las políticas principales. Una preocupación puede tener el desarrollo de un nuevo producto como una política importante, la investigación para descubrir las necesidades no satisfechas de los consumidores puede ser una política de apoyo.

3. Políticas menores:

Las políticas que no influyen en los objetivos principales de la empresa pueden denominarse políticas menores. Estas políticas pueden relacionarse con algunos asuntos rutinarios de menor importancia. Una política puede ser contratar trabajadores ocasionales en caso de emergencias. Un gerente puede permitir que los trabajadores se vayan de licencia si la carga de trabajo es menor. Las políticas relacionadas con tales asuntos pueden llamarse políticas menores. Estas políticas dan instrucciones pero no son de mucha importancia.

4. Políticas compuestas:

Algunas preocupaciones tienen una serie de políticas o grupo de políticas. Para aumentar las ventas, una preocupación puede seguir la expansión, el uso de productos similares, seguir un marketing agresivo, etc. Para lograr un objetivo, se pueden usar varias políticas, estas son políticas compuestas.

Limitación de las políticas:

Las políticas son las pautas que pueden ayudar a los gerentes en su trabajo diario. Las políticas no proporcionan respuestas listas para cada problema.

Sufren de las siguientes limitaciones:

1. No hay soluciones universales:

Las políticas no ofrecen soluciones universales a todos los problemas. Las políticas se enmarcan en situaciones particulares y siguen siendo adecuadas solo en esas circunstancias. Las situaciones económicas, sociales y políticas que cambian rápidamente influyen en el funcionamiento de una empresa. Se requieren nuevas políticas en situaciones cambiadas. Este problema se puede resolver mediante la evaluación constante de las políticas. Las políticas pueden ser modificadas según los requisitos de las nuevas situaciones.

2. No hay soluciones instantáneas:

Las políticas no proporcionan soluciones instantáneas a los problemas. Estas son solo pautas para los tomadores de decisiones. Las soluciones deben ser encontradas por los propios ejecutivos. Las políticas no pueden reemplazar el juicio humano bajo ninguna circunstancia.

3. Humedecer la Iniciación Humana:

Demasiadas políticas matan la iniciativa de los directivos. Se habitúan a actuar de acuerdo con las políticas y no tratan de juzgarlos. Las políticas también dejan poco margen para la iniciativa individual.

4. No hay sustituto para el juicio humano:

Las políticas no proporcionan una solución estándar para varios problemas. Son solo pautas que ayudan a los gerentes a tomar decisiones. Los gerentes tienen que juzgar las cosas de acuerdo con el entorno prevaleciente. El juicio humano no puede ser sustituido por políticas de encuadre meticuloso.