Gastos generales: definición, importancia y clasificación.

Vamos a hacer un estudio en profundidad de la definición, importancia y clasificación de los gastos generales.

Definición de gastos generales :

El costo correspondiente a un centro de costo o unidad de costo puede dividirse en dos porciones directas e indirectas. La parte indirecta del costo total constituye el costo general que es el agregado del costo material indirecto, los salarios indirectos y los gastos indirectos. CIMA define el costo indirecto como "gastos en mano de obra, materiales o servicios que no pueden identificarse convenientemente con un costo por unidad vendible específico".

Los costos indirectos son aquellos costos en los que se incurren en beneficio de varios centros de costos o unidades de costos. Por lo tanto, el costo indirecto no se puede identificar convenientemente con un centro de costo o unidad de costo en particular, pero puede ser asignado o absorbido por centros de costo o unidades de costo.

En términos generales, cualquier gasto por encima del costo principal se conoce como gastos generales. En términos generales, los gastos generales comprenden todos los gastos incurridos para o en conexión con la organización general de la totalidad o parte de la empresa, es decir, el costo de los suministros y servicios operativos utilizados por la empresa, incluido el mantenimiento de los activos de capital. Los términos 'carga', 'costos suplementarios', 'sobre costos', 'gastos indirectos' se usan indistintamente para gastos generales.

Importancia de los gastos generales :

En varios planes quinquenales, se dio la debida importancia a la industrialización. El resultado es que un gran número de establecimientos han crecido tanto en el sector público como en el privado para la producción en masa para el cual el uso de máquinas mejoradas y más costosas y especiales se ha vuelto absolutamente necesario. Con la tendencia creciente hacia la automatización de la planta, se está incurriendo en gastos pesados que no se pueden cargar directamente a una unidad en particular y se pueden considerar como costos comunes a todas las unidades de producción.

Los gastos generales que son una proporción significativa del costo total han adquirido una importancia adicional y requieren un análisis para los fines de la determinación de costos y el control por función y para la orientación en ciertas decisiones de gestión por el grado de variabilidad con la producción.

Los costos generales no pueden asignarse, pero deben distribuirse adecuadamente y luego absorberse mediante métodos adecuados. El contador de costos debe prestar tanta atención a la contabilización de costos generales, ya que la elección de varias bases utilizadas para el prorrateo y la absorción de los gastos generales en el costo de los productos debe ser realizada por él.

¿Son los altos costos generales una indicación de ineficiencia?

Estos días encontramos que los gastos generales están aumentando en cada organización. Algunas personas pueden tener la sensación de que los altos costos generales son una indicación de ineficiencia. Pero esto no es correcto.

Los altos costos generales no indican ineficiencia si se acompaña de:

(i) Producción a gran escala o producción en masa;

(ii) Incremento en la eficiencia y productividad del trabajo;

(iii) Se requerirán menos esfuerzos humanos debido a las máquinas automáticas, pero se deberán incurrir en más gastos de máquinas;

(iv) Mayor depreciación, gastos de mantenimiento y otras partidas similares debido al mayor uso de maquinaria;

(v) Los métodos mejorados de control de gestión, como el estudio de trabajo, el control de producción, el costo y las técnicas de contabilidad de gestión pueden reducir el costo directo, pero aumentarán los costos generales.

Clasificación de los gastos generales:

La clasificación de costos es el proceso de agrupar los costos según sus características comunes y establecer una serie de grupos especiales según los cuales se clasifican los costos.

Por lo tanto, implica dos pasos:

(i) La determinación de la clase o grupos en que se subdividen los costos generales,

(ii) El proceso real de clasificación de los diversos conceptos de gastos en uno u otro de los grupos.

El método que se adoptará para la clasificación de los costos generales depende del tipo y tamaño del negocio, la naturaleza del producto o los servicios prestados y la política de la administración.

Las diferentes clasificaciones son:

(i) clasificación funcional,

(ii) Clasificación con respecto al comportamiento del gasto,

(iii) clasificación por elementos,

(iv) Clasificación según naturaleza del gasto.

Una preocupación puede adoptar una o más de las clasificaciones anteriores. Por ejemplo, los gastos generales en una empresa pueden dividirse primero según las funciones, es decir, los grupos de fabricación, administración, venta y distribución. Los gastos pertenecientes a un grupo dicen que la fabricación puede clasificarse además en fija, variable y semi-variable.

Cada uno de estos grupos se puede agrupar en elementos, es decir, material indirecto, mano de obra indirecta y gastos indirectos, y en cada elemento, los gastos pueden subdividirse aún más según su naturaleza, es decir, depreciación, salario, reparaciones y mantenimiento, etc.

I. Clasificación funcional de los gastos generales :

Cuando los gastos generales se clasifican con referencia a las principales divisiones de actividad de una empresa, se denomina clasificación funcional de los gastos generales. Esta clasificación es necesaria para la separación del costo de cada una de las principales divisiones funcionales de la empresa y para tener métodos separados de contabilidad y control para la naturaleza diversa de los gastos en cada división.

Los principales grupos que forman la base de la clasificación son:

(a) Fabricación aérea,

(b) Gastos generales de administración,

(d) Gastos generales de distribución, y

(e) Gastos de investigación y desarrollo

II. Clasificación con respecto al comportamiento del gasto :

Bajo estos gastos generales se clasifican con referencia a su tendencia a variar según el volumen de producción / ventas o el nivel de actividad. Algunos gastos varían directamente con el aumento y la caída en la producción, algunos permanecen constantes a pesar del cambio en el nivel de actividad de la empresa, mientras que hay otros elementos que son constantes solo hasta cierto nivel y luego cambian su carácter para convertirse en variable o que varían con el volumen de salida pero menos que proporcionalmente.

Con base en este comportamiento, los gastos pueden ser clasificados en:

(a) Gastos generales fijos,

(b) Gastos generales variables,

Esta clasificación no es absoluta sino que es de conveniencia. Todos los costos son variables a largo plazo. Esta clasificación es importante para el control de costos y la toma de decisiones.

(a) Sobrecarga fija:

El costo general fijo (también llamado costo de período y costo de la política) es el costo que se acumula en relación con el paso del tiempo y que, dentro de ciertos límites, no se ve afectado por las fluctuaciones en el nivel de actividad. Estos gastos permanecen fijos en monto total con aumentos o disminuciones en el volumen de producción o actividad productiva por un período de tiempo determinado. El costo fijo fijo por unidad disminuye a medida que aumenta la producción y aumenta a medida que disminuye la producción.

Ejemplos de gastos fijos son el alquiler de edificios, el espacio de almacenamiento, etc., la depreciación de la planta y la maquinaria, la depreciación de los edificios, el pago y las asignaciones de espacio, etc., la depreciación de la planta y la maquinaria, la depreciación de los edificios, el pago y las asignaciones de directores, gerentes, Secretarias, contadores, etc., gastos de oficina, como papelería y franqueo, etc., gastos bancarios, gastos legales, salarios del gerente de obras, intereses sobre el capital, si están incluidos en los costos.

Los gastos generales fijos no siempre son de naturaleza totalmente fija:

Si una preocupación aumenta su capacidad, tiene que buscar equipos y edificios adicionales y nombrar más personal para cumplir con los requisitos de producción modificados. Resultará en gastos generales más fijos.

Los costos generales fijos permanecen constantes solo dentro del límite de la capacidad de la planta y cualquier cambio apreciable en la capacidad de la planta afecta a los gastos generales fijos. La definición de que los gastos generales fijos se mantienen constantes a pesar del aumento o la disminución en el nivel de actividad se mantendrá verdadera solo en un período corto durante el cual no se produce un cambio apreciable en la capacidad.

Los gastos generales fijos deben incurrirse durante un período particular, ya sea que haya más o menos producción o que no haya producción alguna. Los gastos generales fijos son, por lo tanto, costos del período que representan una cantidad constante de gastos durante un período en particular. A veces, también se denominan costos de cierre o de reserva.

Los costos generales fijos son constantes en el monto total durante un período contable, pero fluctúan por unidad a medida que cambia la producción. El costo fijo fijo por unidad disminuye con el aumento de la producción a medida que la misma cantidad se distribuye en un número mayor de unidades. Por otro lado, aumenta cuando la producción cae debido a que la capacidad permanece sin usar o debido a la ineficiencia en la producción.

Los gastos generales fijos se incluyen en la categoría de costo no controlable desde el punto de vista del control de gestión, ya que prácticamente no hay alcance de reducción de la cantidad de gastos por la acción de un ejecutivo una vez que se han instalado ciertas instalaciones. Sin embargo, es deseable tener la utilización más efectiva de la capacidad de la planta para reducir al mínimo el costo fijo por unidad.

(b) Gastos generales variables:

Es un costo que tiende a seguir (a corto plazo) el nivel de actividad. Los costos generales variables varían en total en proporción directa al volumen de producción. Estos costos por unidad se mantienen relativamente constantes con los cambios en la producción. Por lo tanto, los costos variables fluctúan en la cantidad total en proporción directa al volumen de producción, pero tienden a permanecer constantes por unidad a medida que cambia la actividad de producción. Algunos ejemplos son material indirecto, mano de obra indirecta, deterioro, herramientas, pérdida de trabajo defectuosa, lubricantes, tiempo de inactividad, gastos de iluminación y calefacción y comisión a los vendedores.

Los costos generales variables rara vez revelan la característica de la variabilidad perfecta, es decir, un gasto que varía directamente con la variación en el volumen de producción. Simplemente tienden a variar en lugar de variar directamente en proporción directa a la producción.

Nos encontramos con tres tipos de gastos generales variables en la práctica real:

(i) A 100% de gastos variables. Para toda la producción el gasto variable por unidad de producción es constante.

(ii) Los gastos por unidad de producción son menores en rangos de producción más bajos, pero aumentan gradualmente a medida que aumenta la producción.

(iii) Los gastos por unidad de producción son más en rangos de producción más bajos pero disminuyen gradualmente con el aumento de la producción,

(c) El costo semivariable (también denominado costo mixto o costo semifijo) es un costo que contiene elementos fijos y variables y, por lo tanto, se ve afectado en parte por la fluctuación en el nivel de actividad. Estos costos son en parte fijos y en parte variables. Por ejemplo, los gastos telefónicos incluyen una parte fija del cargo anual más el cargo variable según las llamadas, por lo que los gastos telefónicos totales son semi-variables.

De manera similar, si los vendedores tienen derecho a un salario fijo más una comisión más allá de un cierto nivel de ventas, la compensación de los vendedores es una sobrecarga semivariable que tiene una constante de elemento fijo en todos los niveles y un elemento variable que entra en operación después de un nivel específico de Se logran ventas.

Los gastos generales semivariables son de dos tipos:

(a) El primer tipo muestra los costos de semivariables donde el elemento variable opera en todos los niveles, como se muestra en los gráficos que figuran a continuación:

(i) Costos semi-variables:

El elemento variable opera en todos los niveles.

(b) El segundo tipo muestra los costos de semivariables donde el elemento variable entra en funcionamiento después de un cierto nivel de nivel de actividad, como se muestra en el gráfico que se muestra arriba:

(ii) Costos semi-variables:

El elemento variable entra en funcionamiento después de un cierto rango.

Costos del paso:

Estos costos son los costos que aumentan en pasos. Estos permanecen constantes en varios rangos pequeños de producción, pero aumentan en cantidades discretas a medida que la actividad se mueve de un rango a otro. Algunos ejemplos son los salarios del personal del comedor, el salario del supervisor, etc.

Estos se muestran por gráfico como en:

Determinación del grado de variabilidad de los gastos :

La separación de los costos indirectos semivariables en costos generales fijos y variables es muy importante para la correcta determinación de costos, control de costos y toma de decisiones.

Los siguientes métodos pueden ser empleados para este propósito:

(i) Método de presentación gráfica:

Bajo este método, se construye un gráfico de dispersión al trazar el volumen (en términos de porcentaje de actividad, horas de trabajo, unidades de productos o horas de máquina) en el eje X y sus costos correspondientes en el eje Y. Entre estos puntos trazados, una línea de mejor ajuste se dibuja de tal manera que un número igual de puntos se encuentra en ambos lados de la línea a una distancia más o menos igual.

Los puntos que están muy por detrás de la línea son erráticos y no se consideran para este propósito. Esta es la línea de costo total, y se extiende para cumplir con el eje Y. En este punto, se dibuja una línea paralela al eje X para representar una línea de costo fijo. El costo variable en cualquier nivel se puede obtener al medir la diferencia entre la línea de costo fijo y la línea de costo total.

Ilustración 1:

Las siguientes cifras han sido extraídas de los libros de una empresa manufacturera:

Grafique la información anterior en el gráfico para que pueda determinar la sobrecarga fija de la empresa suponiendo que la relación costo-volumen-beneficio se ha mantenido a lo largo de estos meses.

Solución:

(ii) Método de mínimos cuadrados:

Este es el mejor método para dividir los costos semivariables en elementos fijos y variables. Este es un método estadístico y se basa en encontrar una línea de mejor ajuste para una serie de observaciones. Bajo este método, se usa una ecuación lineal en la forma de y = mx + c y al poner diferentes valores en la ecuación, se obtiene una línea de mejor ajuste. Aquí c = costo fijo, m = costo variable por unidad, x = variable independiente (salida), y = variable dependiente (costo total). Al resolver la ecuación, se obtienen los valores de m y c que ayudan a determinar la relación entre los costos fijos y los costos variables.

En este método, se calculan la media de la producción y los gastos. Luego, las desviaciones de volumen en cada período respecto del volumen medio y las desviaciones de gasto en cada período respecto del gasto medio se calculan como x e y respectivamente. La línea de regresión será y dividida por x, es decir, la pendiente de los métodos variables y se puede calcular dividiendo x ² por xy. Se calcularán los gastos generales variables por xy / x ² y, por lo tanto, los gastos generales fijos. Esto se ilustra a continuación sobre la base de los datos que figuran en la Ilustración 1.

El método de los mínimos cuadrados da los resultados más precisos, aunque los cálculos son un poco complicados.

(iii) Método de puntos altos y bajos:

Bajo este método, la producción en dos niveles diferentes, es decir, puntos altos o bajos, se compara con la cantidad de gastos incurridos en estos diferentes períodos. Debido a que los gastos generales fijos permanecen fijos, la proporción de gastos generales variables se obtiene dividiendo el cambio en la cantidad de gastos por el cambio en el nivel de producción.

Este método es muy simple, pero a veces no da resultados precisos. Si tomamos los puntos más altos y más bajos de los datos, se puede calcular la variable y el costo fijo. Se pueden obtener resultados similares si ordenamos los datos en orden ascendente y descendente y se compara cualquier conjunto de dos cifras consecutivas.

Ilustración 2:

Los siguientes datos se han extraído de los registros de una empresa manufacturera cuyas operaciones varían de mes a mes.

(vi) Método analítico:

Bajo este método, el Contable de Costos de su experiencia pasada juzgará empíricamente en cuanto a qué proporción del costo semivariable sería variable y qué se arreglaría. El grado de variabilidad difiere con respecto a cada elemento de gasto semivariable. Por ejemplo, si de un gasto semivariable de Rs 6.000, el 60% es variable, entonces Rs 3.600 será variable y el resto Rs 2.400 será fijo. Este es un método fácil, aunque crea un problema para estimar el grado de variabilidad de un gasto.

Ajuste por inflación :

En todos los métodos mencionados anteriormente, se supone que los precios se encuentran en un nivel constante y que los movimientos en los costos han sido causados solo por cambios en el volumen. Para poder segregar los costos semivariables en elementos fijos y variables, es deseable eliminar el efecto de los cambios en el nivel de precios al expresar los costos para diferentes períodos al nivel de precios del período base.

Ilustración 3:

Los siguientes detalles están disponibles en los registros de una compañía manufacturera.

Necesidad de clasificación para los gastos generales en fijo y variable :

La necesidad (o ventajas) de clasificar la sobrecarga en fijo y variable surge de lo siguiente:

(a) Fijación del precio de venta:

Esta distinción es útil para determinar la política de precios de una empresa. A veces, se cobran precios diferentes por el mismo artículo en diferentes mercados para cumplir con diversos grados de competencia. Sin embargo, el precio de venta más bajo de un artículo en cualquier mercado debería al menos cubrir el costo principal más los gastos generales variables. Los gastos generales fijos correspondientes pueden o no recuperarse si no es práctico hacerlo. Estos gastos generales fijos pueden recuperarse de las ventas en mercados más favorables.

Si el precio de venta en un mercado no cubre los gastos generales variables, es mejor no vender productos en ese mercado. De manera similar, en tiempos de depresión comercial, será rentable para un fabricante vender sus productos por debajo del costo total, siempre que el precio de venta sea superior al costo variable. De esta manera, puede recuperar una parte de sus gastos fijos y así minimizar su pérdida.

(b) Enmarcando el Presupuesto Flexible:

La separación de la sobrecarga fija de la variable de sobrecarga será útil para enmarcar el presupuesto flexible para varios niveles de utilización de la capacidad. El comportamiento del costo también se pondrá de manifiesto a la fuerza.

(c) Control efectivo de costos:

Los gastos fijos son incurridos por decisiones de la administración y, como tales, pueden ser controlados por la alta dirección, mientras que los gastos variables pueden ser controlados por los niveles más bajos de la administración. Al segregarlos, los niveles más bajos de gestión conocerán los tipos de gastos que están bajo su control.

(d) Ayuda a las decisiones de gestión:

En las decisiones de la gerencia con respecto a la utilización de la capacidad, esta segregación se encontrará útil. Después de todo, el concepto de gasto fijo o variable está en relación con una tasa de producción particular. Por ejemplo, el salario de supervisión puede tener que duplicarse, si se va a iniciar un nuevo turno.

En tales casos, la gerencia tiene que ver si la producción del segundo turno podrá soportar un aumento en el costo de producción. De manera similar, las decisiones como la fijación del precio durante la depresión, para la exportación, para algún pedido especial o la cantidad adicional a gastarse si se realiza una actividad adicional o se adopta un curso alternativo, se puede tomar fácilmente después de la clasificación de los gastos en fijo y variable.

(e) Costos marginales y tablas de equilibrio:

Para la técnica del costeo marginal, la preparación de gráficos de equilibrio y el estudio de la relación costo-volumen-beneficio, la separación del costo en fijo y variable es bastante esencial.

(f) Método de absorción de los gastos generales:

Se pueden adoptar diferentes métodos para determinar las tasas de absorción para gastos generales fijos y variables. La tasa de gastos generales fija sirve como una medida de la utilización de las instalaciones, mientras que el grado de capacidad ociosa se indica por absorción insuficiente.

En resumen, la clasificación de los gastos generales en fijo y variable es muy útil para la gestión para el funcionamiento eficiente de la fábrica. No solo es útil para la búsqueda de costos, sino también para el control de costos y la toma de decisiones gerenciales.

La clasificación de los costos en fijos y variables no es perfecta, ya que se basa en el supuesto de que los costos están influenciados únicamente por el volumen, pero no es cierto. Pero hay muchos otros factores que influyen en los costos como la especificación de producción, la combinación de productos, el método de producción, la tecnología, la planta y el equipo, la productividad, la estructura organizativa, las políticas de gestión y los índices de precios, etc. Además, el supuesto de linealidad está lejos de la realidad real.

Ilustración 4:

Clasifique las siguientes partidas de gastos por funciones y variabilidad:

(a) Depreciación en planta;

(b) cargos telefónicos de oficina;

(d) Alquiler de almacén de productos terminados;

(e) Trabajo de supervisión;

(f) Salario del Gerente General;

(g) Almacenes de consumo;

(h) Comisión sobre las ventas pagadas a los vendedores;

(i) Potencia de fábrica;

(j) Gastos de furgoneta de entrega;

(k) Gastos de mejora de un producto;

(I) Gastos experimentales para desarrollar un producto;

(m) Compensación (salario fijo más comisión sobre ventas).

Solución:

III. Clasificación por elementos :

Esta clasificación de gastos generales se realiza de acuerdo con la naturaleza y la fuente del gasto y se deriva naturalmente de la definición de gastos generales.

Según esta clasificación, los gastos totales se dividen en:

(i) Materiales indirectos;

(ii) Trabajo indirecto; y

(iii) Gastos indirectos

IV. Clasificación de los gastos generales según la naturaleza de los gastos :

Para tener un análisis efectivo de los gastos en detalle, cada uno de los costos indirectos de fabricación, administración, ventas y distribución se clasifica en subdivisiones más pequeñas, de modo que los gastos de naturaleza similar se pueden agrupar en una sola cabeza. Esto se logra a través de Números de orden permanente o Plan de estudios de Números de orden de trabajo y Números de cuenta de costos. Puede quedar claro que los números de órdenes permanentes se aplican convencionalmente a los encabezados de gastos generales de fábrica, mientras que los números de cuentas de costos se aplican habitualmente a los gastos de administración, venta y distribución y desarrollo de la investigación.

La compilación de números es similar en ambos tipos de números. Estos números se denominan tal como aparecen en una lista de tipo permanente o manual. Cada número de orden permanente denota un tipo particular de gasto para que las partidas de gastos de naturaleza similar cuando se incurran se clasifiquen adecuadamente en uno de estos. Se mantiene un programa o manual en la fábrica para enumerar todos los números de orden permanente.

Existe una necesidad positiva de tener números de pedido permanentes separados para los gastos generales fijos y variables, especialmente cuando los gastos generales del departamento se cargan a los productos por separado para los gastos generales fijos y variables. Por lo tanto, hay dos tasas, una para gastos fijos y otra para gastos generales variables.

Se utilizan tarifas separadas por las siguientes cuatro razones:

1. Los costos fijos que son costos de la política pueden no recuperarse de los costos en ciertas circunstancias (como depresión), pero los costos variables deben recuperarse por completo en circunstancias normales.

2. Los centros de responsabilidad en el nivel de gestión superior son para controlar los costos fijos, pero los costos generales de gastos generales de responsabilidad están en el nivel de taller.

3. Es posible que se deban adoptar diferentes bases (a veces en base a la hora de trabajo o en base al costo directo del material) para recuperar los gastos generales del costo.

4. El costo marginal puede aplicarse con el beneficio de tener una base administrativa vital.

El número de números de pedido en pie en una fábrica dependerá del tamaño de la fábrica, los tipos de gastos y el grado de control necesario. Una gran variedad o varios tipos de gastos en una fábrica tendrán un mayor número de pedidos permanentes. Para un mejor control es deseable tener una subdivisión más pequeña de los gastos.

Los requisitos esenciales para un sistema eficaz de números de pedido permanente son:

1. Estos números deben definirse claramente para comprender la clasificación y clasificar correctamente cada elemento de gasto.

2. No debe haber ambigüedad como el cronograma o manual para el cual es necesario realizar observaciones adecuadas contra los números de la orden permanente para ayudar a clasificar adecuadamente cada elemento de los gastos.

3. El sistema de números de pedido permanente debe estar de acuerdo con las necesidades de la empresa. No debe ser demasiado detallado para evitar el aumento del costo del trabajo de oficina. La clasificación no debe ser demasiado amplia para perder su claridad y volverse inútil para fines de control.

4. Se debe usar el código para cada encabezado, ya que ayuda a encontrar elementos de una manera conveniente, evitando confusiones y, en última instancia, facilitando la recopilación de gastos generales.