Procesadores de texto modernos: almacenamiento, edición, formateo e impresión

Las operaciones de los procesadores de texto modernos se pueden clasificar en cuatro categorías amplias:

a) Entrar y almacenar contenidos.

b) Formato de documento

c) edición de documento

d) Imprimiendo documento

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Los procesadores de texto ofrecen características para cada una de estas operaciones.

Si bien las características que ofrecen los diferentes paquetes de procesamiento de textos son diferentes, a continuación se detallan algunas de las características más comúnmente ofrecidas para estas operaciones:

1. Ingresando y almacenando texto:

Los procesadores de texto ofrecen muchas facilidades para mejorar la velocidad de entrada de texto. Algunas de estas características son las siguientes:

Ajuste de línea:

Mientras se utilizan máquinas de escribir manuales, un mecanógrafo debe realizar un seguimiento de cada línea y mover el rodillo o el carro de la máquina de escribir al final de cada línea. Estos desperdician mucho tiempo, especialmente al adivinar el tamaño de la última palabra que el usuario intenta ingresar en una línea.

En algunos casos, uno tiene que romper la palabra usando el guión (-) y escribir la parte restante de la palabra en la siguiente línea. Al utilizar procesadores de texto, el usuario no necesita dedicar tiempo a dicha actividad.

La función de ajuste de palabras en el procesador de palabras determina cuándo la primera línea está llena y el texto que sigue se ajusta automáticamente al comienzo de la siguiente línea. Esto ahorra tiempo y esfuerzo. El usuario puede seguir ingresando el texto hasta que el párrafo haya terminado.

Instalación de taquigrafía:

Muchos procesadores de texto ofrecen la posibilidad de almacenar un conjunto de palabras de tal manera que se pueda ingresar a todo el conjunto de dichas palabras presionando una combinación de dos teclas. Por lo tanto, los segmentos de texto de uso común se pueden almacenar e insertar en el texto cuando sea necesario presionando una combinación de teclas.

El autor de este texto ha utilizado este servicio para ingresar este texto. Como las palabras procesadores de palabras se iban a utilizar con mucha frecuencia en esta sección del libro, estas palabras se almacenaron utilizando la función de texto abreviado / texto automático. Dondequiera que se ingresaban las palabras 'procesadores de palabras', el autor presionó una combinación de clave y una tecla de acceso rápido; y estas palabras inmediatamente se insertaron en el texto. Una instalación de este tipo no solo mejora la velocidad de entrada de texto sino que también garantiza la corrección de la ortografía de los segmentos de texto de uso común.

Importando contenido de otros archivos:

La mayoría de los procesadores de texto permiten importar parte o la totalidad del texto de cualquier archivo al archivo actual. Esto es muy útil cuando uno intenta usar ciertos párrafos del texto que se ingresaron para algún otro propósito en alguna ocasión anterior. Sin embargo, lo más importante es la característica de importación de archivos que proviene de la integración de procesadores de texto con otras aplicaciones en la suite ofimática.

Esto permite que un administrador se asegure de que una vez que cualquier documento se desarrolle en cualquier aplicación, se puede colocar, parcial o totalmente, en cualquier documento de procesamiento de textos. De hecho, el informe final de un procesador de textos puede ser el resultado de la convergencia de varios documentos, tablas, gráficos e imágenes, etc., desarrollados en diferentes paquetes de software de aplicaciones.

Esta función no solo minimiza la duplicación de la entrada de datos en el informe, sino que también garantiza un mayor grado de precisión, ya que los datos del informe se obtuvieron directamente de la aplicación de origen.

Ahorro automático y respaldo:

Los procesadores de texto ofrecen facilidades para guardar los contenidos en un archivo presionando las teclas de acceso rápido. Los procesadores de texto modernos tienen la facilidad de guardar el documento automáticamente con una periodicidad de tiempo definible por el usuario.

Otra buena característica en este sentido es la creación automática de archivos de respaldo que contienen la versión anterior del archivo. Esta función es muy útil cuando realizamos cambios sustanciales en el documento y deseamos conservar también la versión no editada del texto.

2. Formato del documento:

Quizás la característica más fascinante disponible en los procesadores de texto se relaciona con el formato del texto. Los procesadores de texto aseguran que el texto una vez ingresado en un archivo (en cualquier formato), pueda transformarse en cualquier formato deseado sin mucho esfuerzo adicional.

Algunas de estas instalaciones incluyen:

Alineación:

Una vez que los márgenes izquierdo y derecho del texto se indican a los procesadores de texto, el texto se puede alinear hacia la izquierda, derecha, centrado o justificado dentro de los márgenes izquierdo y derecho. En un texto justificado, el primer carácter de cada línea se coloca en la primera columna y el último carácter se coloca en la última columna en el área entre los márgenes izquierdo y derecho especificados.

La justificación se realiza rellenando espacios entre las palabras de la línea, lo que garantiza que el primer carácter se imprima en el margen izquierdo y el último carácter de la línea se imprima en el margen derecho.

Espaciado entre líneas y caracteres:

Los procesadores de texto permiten a los usuarios definir el espaciado de líneas y reformar el texto para diferentes espaciados de línea casi instantáneamente. También tienen la facilidad de cambiar el espacio entre dos personajes. Tal facilidad es muy útil para textos más grandes en espacios más pequeños y viceversa.

Salto de página:

La mayoría de los procesadores de texto dividen automáticamente el texto en páginas de un número predeterminado de líneas. El número de líneas se determina en función de la longitud del papel, el margen superior, el margen inferior y el ancho de la línea, ya establecidos por el usuario.

También asignan números de serie a cada página. Sin embargo, los usuarios pueden seleccionar la longitud de la página de su elección para el texto completo para algunas de las páginas en un archivo. Normalmente se utiliza una longitud de página común para todo el archivo. Sin embargo, una ruptura en medio de una mesa es una distracción. En tal caso, un usuario puede indicar una longitud de página diferente para esa página en particular en el archivo.

También se pueden insertar números de página automáticamente en el texto. En caso de inserciones posteriores o eliminaciones del texto, estos números de página se cambian automáticamente.

Balas y numeración:

La mayoría de los procesadores de texto tienen instalaciones para insertar viñetas u otras marcas especiales para los puntos que se pueden incluir en el documento. También tienen las facilidades para numerar automáticamente los párrafos. La ventaja básica de dicha numeración automática es que, en caso de que se agregue o elimine algún párrafo, el número de cada uno de los párrafos restantes cambiará en consecuencia. Por supuesto, las pestañas y la alineación adecuadas se utilizan para colocar el documento en la forma correcta.

Tipos de letra:

Los procesadores de texto modernos tienen la facilidad de seleccionar de una lista de tipos de fuentes para la totalidad o parte del documento. También se puede seleccionar el tamaño de la fuente y pintar ese formato en cualquier sección del texto.

Cuadros, objetos y cuadros:

A veces, parte del documento contiene información tabular. La información tabular debe organizarse en columnas y cada columna debe estar titulada. Estas operaciones se realizan automáticamente cuando el usuario opta por insertar una tabla en el texto.

La alineación del texto dentro de la columna se realiza automáticamente. Además, la mayoría de los procesadores de texto tienen facilidades para dibujar objetos como diagramas, cuadros, etc. El usuario también puede importar dichos objetos desde otros archivos. Los objetos y recortes comúnmente utilizados están disponibles en el software y cualquiera de estos objetos se puede insertar en el texto cuando sea necesario. Esto ayuda a hacer el texto más ilustrativo.

3. Edición del documento:

Los procesadores de texto son únicos en sus instalaciones de edición. Como el contenido del documento se almacena antes de imprimirlo en papel, cualquier cambio deseado en el contenido se puede realizar con unas pocas pulsaciones de tecla. Dicho cambio, de lo contrario (en el caso de máquinas de escribir manuales) puede requerir volver a escribir todo el texto.

El reescritura conlleva el riesgo de que también se produzcan otros errores en el nuevo documento escrito. Con el procesador de texto se puede imprimir el texto después de editarlo adecuadamente. Esto asegura que las impresiones sin errores puedan tomarse cuidadosamente.

Las características de edición comúnmente disponibles en los procesadores de texto son:

Insertar, cortar, copiar, pegar y sobrescribir:

Los procesadores de texto permiten la inserción de segmentos de texto en cualquier parte del texto cuando lo deseen. Después de la inserción, el texto se realinea automáticamente. El usuario puede eliminar cualquier carácter, palabra o línea pulsando una tecla desde cualquier parte del documento.

También es posible sobrescribir en un personaje dado. Para navegar a través del documento (moverse de una parte a la otra parte), un cursor se mueve mediante simples operaciones de tecla. También son posibles movimientos rápidos de cursores.

Bloqueo de edición:

Además de la eliminación e inserción de texto, las funciones de edición de bloques están disponibles en la mayoría de los procesadores de texto. Usando estas características, el usuario puede mover copiar o eliminar un bloque de texto. Un bloque de texto se puede definir primero seleccionando una parte del texto.

Luego, se puede mover de una parte del texto a la otra parte. El texto seleccionado solo se puede copiar a otras partes del texto o también puede estar disponible para alguna otra aplicación. Por ejemplo, una parte del acuerdo puede copiarse en bloque y pegarse en una carta para citar el extracto. Esta función de 'cortar y pegar' también es muy útil cuando el texto se está desarrollando por primera vez.

Deshacer edición:

Los procesadores de textos ofrecen facilidades para revertir las operaciones de edición con la ayuda de la herramienta "deshacer". Por lo tanto, si por error se elimina una parte del texto, se puede restaurar utilizando la función de deshacer. El 'deshacer' puede ser revertido por la facilidad de 'rehacer'. En general, se pueden deshacer y rehacer varios pasos anteriores con la ayuda de dichas funciones en los procesadores de texto.

Búsqueda y edición global:

Otra herramienta de edición común en procesadores de texto se relaciona con la búsqueda de una palabra o un segmento de texto en todo el texto. El procesador de textos señala la aparición de ese conjunto de caracteres en todo el texto. También permite al usuario hacer cambios si así lo desea.

Los usuarios también pueden dar instrucciones para reemplazar ese conjunto de caracteres por algún otro conjunto de caracteres. Supongamos que la palabra 'Enero' aparece en un texto 20 veces en diferentes ubicaciones, para usar el mismo texto con el mes reemplazado por febrero, se puede usar la función de buscar y reemplazar.

Con unas pocas pulsaciones, el usuario puede hacer que el procesador de textos busque en enero y lo reemplace con el de febrero en todas las 20 ubicaciones del texto. Los procesadores de palabras normalmente proporcionan opciones a los usuarios para reemplazar o no para reemplazar el segmento de texto en cada aparición.

Revisión ortográfica:

La operación de revisión ortográfica es muy útil cuando se ingresa un documento grande por primera vez. El error ortográfico es señalado automáticamente por la herramienta de revisión ortográfica en línea. El usuario, en general, tiene la opción de seleccionar de una lista de idiomas, un idioma que debe usarse para verificar la ortografía. La herramienta de revisión ortográfica también se puede usar en un archivo de texto existente.

La herramienta de revisión ortográfica verifica la presencia de cada palabra en el diccionario almacenado previamente para el idioma seleccionado para el texto. Si no se encuentra alguna palabra en el diccionario, la herramienta lo señalará. También puede sugerir algunas palabras similares a la palabra mal escrita.

El usuario puede decidir agregar la palabra en el texto al diccionario si la palabra está escrita correctamente pero no está incluida en el diccionario del procesador de textos. Generalmente, las palabras que no están incluidas en el diccionario son nombres, palabras nuevas o términos técnicos. Esta característica ayuda a garantizar que se imprima un texto sin errores.

Autocorrección:

Algunos procesadores de texto ofrecen la función de corregir las palabras mal escritas automáticamente. Por ejemplo, si la palabra 'the' se ha escrito como 'teh', el procesador de palabras la corrige automáticamente. Tal facilidad acelera la entrada de texto.

Tesauro en línea:

La mayoría de los procesadores de texto ofrecen la posibilidad de encontrar palabras adecuadas en el momento de la creación del texto. El tesauro se coloca en el paquete de software y el usuario puede buscar una lista de sinónimos para una palabra seleccionada. Tal facilidad es bastante útil cuando el texto se está desarrollando por primera vez.

4. Impresión del documento:

Los procesadores de texto ofrecen funciones de impresión que no se pueden imaginar con las máquinas de escribir manuales. Se pueden obtener hermosos efectos de impresión dando comandos de control de impresión adecuados en el texto.

Para enlistar unos pocos, los siguientes efectos de impresión están comúnmente disponibles en la mayoría de los procesadores de texto:

Impresión en negrita, cursiva, subrayado:

La impresión en negrita se obtiene imprimiendo un carácter dos veces, cada impresión tan cerca entre sí que aparece como un carácter en negrita. Esta característica es muy útil para resaltar cierta parte del texto. Del mismo modo, las cursivas y la impresión subrayada también se pueden utilizar para resaltar cualquier parte del texto.

Superíndice y subíndice:

Es posible, con procesadores de texto, imprimir un carácter como subíndice o superíndice a otro carácter. Esta característica es necesaria para las connotaciones matemáticas en el texto.

Unificación de correo:

Otra característica útil disponible en la mayoría de los procesadores de texto es la facilidad de combinar dos archivos mientras se imprime. Esta función se utiliza cuando tenemos que enviar cartas personalizadas o recordatorios a diferentes personas con diferentes direcciones y en parte diferentes textos.

El texto común se coloca en un archivo y los diferentes datos, como el nombre, la dirección, el monto, la fecha de la factura, etc. se colocan en el archivo de datos. La herramienta de combinación de correspondencia o impresión de combinación, recoge los datos del archivo de datos de cada persona, rellena los datos en el texto común en los lugares apropiados y los imprime. Esta es una herramienta de procesamiento de texto muy popular y que ahorra tiempo.

Enviando fax:

Los procesadores de texto también tienen la facilidad de imprimir los mensajes de fax y enviarlos a través de la línea telefónica utilizando el módem instalado en el sistema informático. La mayoría de los procesadores de texto ofrecen plantillas predefinidas para diseñar el mensaje de fax. Una vez que se escribe el mensaje, se puede imprimir utilizando el programa de controlador de impresora especial. La impresión en este caso tiene lugar en forma de transmisión del mensaje a un número de fax destinado.

Avance:

La vista previa de todo el texto o su parte se puede obtener antes de imprimir para revisar la paginación y otros aspectos del formato. En el caso de textos más largos, la vista previa es muy útil ya que se puede obtener una vista ampliada en la pantalla.

Los procesadores de texto modernos tienen mucho que ofrecer para la correspondencia de la oficina. Un usuario necesita conocer todas las funciones disponibles y aplicarlas adecuadamente para hacer un uso completo de los poderes del software de procesamiento de textos.

El procesamiento de textos es una aplicación de escritorio muy popular y quizás casi no haya una computadora personal que no esté siendo utilizada como procesador de textos. Casi el 30% -40% del tiempo de trabajo de las computadoras personales se gasta en el procesamiento de textos.