Reuniones: Tipos, Propósito, Ventajas y Desventajas

Reuniones: Tipos, Propósito, Ventajas y Desventajas!

Una reunión es una reunión de (generalmente) tres o más personas para intercambiar información de manera planificada y discutir los problemas planteados antes de llegar a decisiones, resolver problemas, etc.

Una reunión puede ser formal o informal. En cuanto a una reunión formal, hay reglas establecidas para convocarla y llevarla a cabo, con un registro escrito de sus procedimientos. Requiere un aviso que es una llamada, una invitación para asistir.

Tiene una agenda o lista de cosas con las que tratar, y el resultado se escribe sistemáticamente en forma de minutos. Una reunión informal puede ser sin previo aviso por escrito, por ejemplo, una reunión del sindicato de personal en el comedor para discutir un picnic.

Una reunión tiene un convocante que la llama y un líder o presidente que la dirige.

Tipos de reunión:

Las reuniones son en general de tres tipos:

(i) Informativo, donde el propósito es proporcionar información a los participantes sobre un nuevo esquema, producto, etc.

(ii) Consultivo, en el cual los miembros son consultados para resolver un problema.

(iii) Ejecutivo, en el cual las decisiones son tomadas por aquellos facultados para hacerlo.

En la práctica, la mayoría de las reuniones tienen más propósitos que uno. Algunas clasificaciones adicionales de reuniones son: reuniones con fines de negociación, reuniones para dar instrucciones, etc.

Propósito de una reunión:

Los propósitos de las reuniones se enumeran aquí en forma de esqueleto:

Para llegar a una decisión / acuerdo común

Resolver un problema

Para entender una situación, intercambiar ideas y experiencias.

Informar, explicar, presentar ideas.

Dar y recibir retroalimentación sobre nuevas ideas.

Dar entrenamiento

Planificar y prepararse para la acción.

Resolver diferencias y malentendidos.

Generar entusiasmo y buscar la cooperación.

Revisar el desempeño pasado y evaluarlo.

Para crear un sentimiento de continuidad y solidaridad en el trabajo de un cuerpo.

En esta era mecánica, la unión es la fuerza y ​​el trabajo conjunto se realiza mediante reuniones. Se estima que en todo el mundo se llevan a cabo millones de reuniones todos los días, y su número y utilidad están aumentando.

Por eso, aunque se hacen muchos comentarios negativos sobre el uso de las reuniones; En general, encontramos que la reunión es un dispositivo útil para la toma de decisiones y la acción colectiva.

Ventajas de las reuniones:

(i) Ahorre tiempo:

Dado que uno puede conocer a varias personas a la vez de manera interactiva, una reunión puede ahorrar tiempo.

(ii) Grupos de direccionamiento:

Uno puede dividir las audiencias de acuerdo con sus antecedentes y necesidades, y abordarlas grupo por grupo.

(iii) Hacer frente a la explosión de información:

La nueva tecnología y las nuevas regulaciones están llegando a ser espesas y rápidas. Las reuniones nos permiten hacer frente a esta situación.

(iv) Apoyo social y emocional:

Los miembros se apoyan mutuamente cuando se reúnen e intercambian ideas.

(v) Sentimiento de ser consultado:

Los miembros tienen la sensación de que han sido consultados y esto es útil para obtener su cooperación inteligente y dispuesta.

(vi) Funcionamiento democrático:

La democracia tiene como objetivo lograr el bienestar de todas las personas mediante la participación de todas las personas. Esto es posible a través de reuniones.

(vii) Desarrollo de la idea:

Las ideas son sistemáticamente fertilizadas, analizadas y mejoradas por un grupo.

(viii) desactivar los alborotadores:

Por la colectividad de fuerzas constructivas, los alborotadores pueden ser aislados en una reunión y la acción positiva comenzó. Los opositores de un plan obtienen un foro para expresar su oposición, que se puede superar ante un grupo de personas que brindan apoyo.

(ix) Decisiones más enérgicas:

En conjunto podemos tomar decisiones más aventureras debido a la fuerza unida.

(x) Varios grupos de interés representados:

En una reunión, muchos grupos de interés pueden estar representados y las minorías también pueden recibir la atención debida.

(xi) Previniendo errores:

Una reunión ayuda a evitar errores por parte de un enfoque colectivo y de muchos ángulos en los problemas.

Desventajas:

1. consume mucho tiempo:

Las reuniones requieren que varias personas se reúnan al mismo tiempo y lugar. Esto cuesta tiempo porque hay que reservar otro trabajo por el bien de la reunión.

2. Incapacidad para llegar a una decisión:

Así como "dos cabezas son mejores que una", también es cierto que "demasiados cocineros arruinan la sopa". La multiplicidad de puntos de vista y la obstinación personal de los miembros pueden impedir que una reunión tome una decisión que un jefe ejecutivo puede tomar solo.

3. Falta de seriedad:

Muchas reuniones sufren el inconveniente de que los miembros no están preparados y sienten que los demás pensarán y hablarán. Sienten que pueden dar un paseo gratis. "El trabajo de todos es el trabajo de nadie".

4. Presidencia inexperta:

Al igual que un avión es dirigido por un piloto, el presidente dirige una reunión. Su falta de habilidad y fallas / sesgos personales pueden fallar una reunión.

5. Caro:

Las reuniones son costosas de organizar: requieren un lugar, papeleo, comunicación previa y viajes de los asistentes.

6. Abierto a la interrupción:

Una reunión es propensa a ser interrumpida por un elemento que se opone a su objetivo. Hay ocasiones en que la negativa de un pasajero a ajustarse retrasa todo el vuelo. Lo mismo para las reuniones. El espíritu de dar y recibir puede faltar en algunos participantes.