¿Cómo mejorar la comunicación dentro de su organización? (17 maneras)
Algunas de las formas de mejorar la comunicación dentro de su organización son las siguientes:
1. Claridad de propósito:
En primer lugar debemos tener claro qué queremos comunicar. Esto requiere una planificación cuidadosa. Alguien ha dicho muy acertadamente: "El principal error en la comunicación es creer que sucede". Debe tenerse en cuenta que toda comunicación es el resultado de pensar con anticipación y planificar qué se debe transmitir a quién, de qué manera y cuándo. Ninguna comunicación significativa tiene lugar de forma aleatoria o aleatoria.
2. Atiende a la cabeza y al corazón:
La participación emocional es tan importante como la información cuando se trata de atraer a una audiencia y motivar a los oyentes a cambiar. Una respuesta emocional aumentará el tiempo y la energía que un oyente pasa pensando en el mensaje. Además, las decisiones que se alcanzan de manera lógica se fortalecen si la decisión también es emocionalmente gratificante. El foco debe estar en las necesidades del receptor.
3. Compartir la actividad:
La comunicación efectiva es responsabilidad de todas las personas en la organización. Pueden estar en cualquier nivel, gerencial o no gerencial. Todos ellos tienen que trabajar hacia un objetivo común. Significa, por lo tanto, que todos ellos, de diferentes maneras, tienen una participación en el proceso de comunicación. Es por eso que se recomienda a los gerentes consultar con otros cuando sea necesario. Una práctica útil es recordar los encabezados "Para la acción" y "Para la información" cuando se están planificando las comunicaciones.
4. Uso de los símbolos:
Se ha dicho repetidamente que la comunicación se realiza a través de un conjunto de símbolos que se comprenden mutuamente. Esto significa que tanto la codificación como la decodificación se deben realizar a través de símbolos que son familiares para el remitente y el receptor.
Es por eso que se recomienda a los gerentes, y especialmente al personal especializado, evitar el uso de vocabulario o jerga altamente técnicos que se entiendan solo dentro de un grupo estrictamente limitado. Deben recordar que, más allá de su vocabulario técnico, existe un lenguaje comúnmente comprendido que no crea ningún problema de comunicación.
5. Centrándose en las necesidades del receptor:
Cuando nos comunicamos, debemos tener en cuenta las necesidades del receptor del mensaje o la información. Debería ser nuestro esfuerzo ver que cualquier mensaje o información que enviemos sea valioso para el receptor. Esta conciencia por nuestra parte lo hará más receptivo.
6. Uso de la retroalimentación:
Una autoridad reconocida en el comportamiento organizacional dice: "Use feedback". La comunicación se completa solo cuando el receptor entiende el mensaje. Nunca podemos saber si él ha entendido el mensaje a menos que recibamos los comentarios.
Muchos problemas de comunicación surgen debido a malentendidos e inexactitudes. Podemos evitar estos problemas haciendo preguntas, solicitando una respuesta a nuestra carta y alentando al receptor a que responda al mensaje.
7. Escuchar:
La comunicación no puede ser efectiva a menos que el receptor escuche con la debida atención o anticipadamente. También muestra que la comunicación es una responsabilidad conjunta tanto del remitente como del destinatario. La escucha participativa es una condición esencial de la comunicación efectiva.
8. Control de las emociones.
Es bastante triste observar que no siempre nos comunicamos de una manera completamente racional. Nuestro razonamiento a menudo está nublado por sentimientos o emociones negativas. El resultado es que surgen todo tipo de malentendidos debido a la codificación del mensaje cargada de emociones o la mala interpretación del mensaje entrante en el nivel de decodificación. Es por eso que los expertos en gestión moderna nos aconsejan ejercer autocontrol. Las emociones, especialmente las emociones negativas, pueden simplemente dañar la comunicación.
9. La cortesía de los modales:
En la comunicación, el tono de la voz, la elección del idioma y la congruencia o conexión lógica entre lo que se dice y cómo se dice influyen en la reacción del receptor. Es por eso que hoy en día se recomienda a los gerentes que eviten el autoritarismo o, en otras palabras, que ejerzan la autoridad con gracia. La cortesía engendra cortesía y fomenta la comunicación participativa que involucra a personas en todos los niveles. La comunicación verdaderamente efectiva se basa en la cortesía y la delicadeza.
10. Eliminación de ruido:
Se deben realizar todos los esfuerzos posibles para eliminar el elemento de ruido que distorsiona la comunicación en la etapa de transmisión. Todo lo que esté mal con el equipo de sonido o cualquier perturbación en la línea de transmisión está obligado a estropear la comunicación.
11. Aclaración de suposiciones:
Ninguna comunicación efectiva puede basarse en suposiciones. Se debe hacer todo lo posible para aclarar los supuestos y tener una imagen clara y positiva del receptor de nuestro mensaje. De la misma manera, el receptor también debe deshacerse de todas las suposiciones acerca del remitente.
12. Evitar las ambigüedades:
Las connotaciones y las ambigüedades conducen a problemas semánticos. El remitente del mensaje debe tener cuidado de ver que el receptor no tiene que ir más allá del texto del mensaje. Por lo tanto, es aconsejable utilizar palabras y expresiones explícitas. Y las palabras que tienen doble significado también deben ser evitadas.
13. Antecedentes socio-psicológicos de los comunicadores:
Todos los comunicadores efectivos se preocupan por comprender el trasfondo socio-psicológico de los receptores de sus mensajes. La regla de oro es "Primero entiende, luego se entiende".
14. Integridad del mensaje:
Un mensaje efectivo es un mensaje completo. El receptor no debe dejarse de adivinar. Puede llevar a malentendidos. Un mensaje completo lleva todos los hechos y cifras necesarios.
15. Concisión de la expresión:
La integridad no significa la inclusión de detalles innecesarios o desviaciones. Un mensaje efectivo es conciso y nítido. Para este propósito, el remitente debe ser lúcido y enfocado adecuadamente en su visión.
16. Lenguaje corporal cordial:
Este punto es especialmente importante para la comunicación oral cara a cara. Debemos tener cuidado de ver que mantenemos una postura adecuada que incluya confianza y cortesía, contacto visual y, en la medida de lo posible, gestos agradables. Y el lenguaje corporal positivo se basa en sentimientos positivos.
17. Comandos de atención:
Al demostrar cuán relevante es el mensaje para el receptor y al hacerle comprender su utilidad al demostrar que es compatible con las creencias de los oyentes, la comunicación puede ser efectiva. La atención es muy necesaria para garantizar que todos los detalles relevantes se incluyan de manera correcta y clara.
