Comunicación formal: significado, características, ventajas, limitaciones y tipos.
La comunicación formal se refiere al intercambio de información oficialmente. El flujo de comunicación está controlado y es un esfuerzo deliberado. Esto hace posible que la información llegue al lugar deseado sin ningún obstáculo, a un bajo costo y de manera adecuada. Esto también se conoce como 'A través de la comunicación adecuada del canal'.
Caracteristicas
Las siguientes son las principales características de la comunicación formal:
(1) Escrito y Oral:
La comunicación formal puede ser tanto escrita como oral. Los trabajos diarios se manejan a través de la comunicación oral, mientras que las cuestiones de política requieren comunicación escrita.
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(2) Relaciones formales:
Esta comunicación se adopta entre aquellos empleados en los que la organización ha establecido relaciones formales. El remitente y el receptor tienen algún tipo de relaciones organizativas.
(3) Ruta prescrita:
La comunicación debe pasar por un canal definido mientras se mueve de una persona a otra. Por ejemplo, para transmitir los sentimientos de un trabajador al gerente, se debe buscar la ayuda del capataz.
(4) Mensaje de organización:
Este canal se ocupa únicamente de los mensajes organizacionales autorizados y los mensajes personales están fuera de su jurisdicción.
(5) esfuerzo deliberado:
Este canal de comunicación no se establece automáticamente, pero se debe hacer un esfuerzo para su creación. Se decide teniendo en cuenta los objetivos de la organización.
Ventajas
La comunicación formal tiene las siguientes ventajas:
(1) Mantenimiento de la Autoridad de los Oficiales:
La comunicación formal mantiene relaciones constantes entre los superiores y los subordinados como resultado de lo cual se mantiene la dignidad de los superiores de línea. En consecuencia, es conveniente controlar a los subordinados y fijar su responsabilidad, que es absolutamente necesaria para un control efectivo y exitoso.
(2) Comunicación clara y efectiva:
En la comunicación formal, hay un contacto directo entre los gerentes y los subordinados. Ambos entienden la capacidad, los hábitos, los sentimientos, etc. el uno del otro. Los gerentes saben cuándo y bajo qué condiciones necesitan sus subordinados información. De esta manera, esta comunicación es capaz de hacer disponible la información oportuna. Por lo tanto, es claro y eficaz.
(3) Flujo de información ordenado:
La información debe pasar por una ruta definida de una persona a otra. Por lo tanto, el flujo de información es sistemático.
(4) Fácil conocimiento de la fuente de información:
En este tipo de comunicación, la fuente de cada información se puede localizar fácilmente.
Limitaciones
Los siguientes son los inconvenientes o limitaciones de la comunicación formal:
(1) Sobrecarga de trabajo:
En una organización empresarial moderna, se debe comunicar mucha información, muchos mensajes y otras cosas. Bajo la comunicación formal, se enrutan a través de un canal definido y esto consume gran parte del tiempo de los superiores y, por lo tanto, algunas otras obras importantes se dejan desatendidas.
(2) Distorsión de la información:
Este método puede ser un obstáculo en el flujo de información. A veces, la distancia entre el remitente y el receptor es tan grande que la información tiene que pasar por muchas manos y cuando llega al receptor está distorsionada. Por lo tanto, no cumple su propósito.
(3) Oficiales Indiferentes:
Los oficiales no prestan mucha atención a las sugerencias y quejas de los subordinados. En tal caso, un subordinado puede perder su fe en la efectividad de la comunicación.
Tipos de comunicación formal
La comunicación formal es de dos tipos:
(1) Comunicación vertical:
(i) Comunicación a la baja
(ii) Comunicación ascendente
(2) Comunicación horizontal. Todos estos tipos han sido aclarados en el siguiente diagrama:
(Comunicación descendente) (Comunicación horizontal) (Comunicación ascendente)
(1) Comunicación vertical
La comunicación vertical es de los siguientes dos tipos:
(i) Comunicación descendente:
La comunicación por jerarquía superior con sus subordinados se llama comunicación descendente. Esta comunicación incluye órdenes, reglas, información, políticas, instrucciones, etc. La principal ventaja de la comunicación descendente es que los subordinados obtienen información útil y oportuna que les ayuda en su desempeño laboral.
(ii) Comunicación ascendente:
Esto es todo lo contrario de la comunicación descendente. Esto fluye de los subordinados a los superiores. El tema de esta comunicación incluye sugerencias, reacciones, informes, quejas, etc. Este tipo de comunicación ayuda a los superiores a tomar decisiones.
(2) Comunicación horizontal
La comunicación horizontal se produce cuando dos individuos del mismo nivel intercambian información. La comunicación horizontal es utilizada por los oficiales del mismo nivel para resolver los problemas de naturaleza similar y los beneficios por la experiencia de otras personas. El tema de la comunicación horizontal incluye información, solicitudes, sugerencias, problemas mutuos e información relacionada con la coordinación.
Red de comunicación formal
La forma en que se realiza la comunicación formal, se conoce como red de comunicación formal. La comunicación formal se puede realizar de diferentes maneras: puede ser comunicación vertical o comunicación horizontal. Las diferentes formas de red de comunicación formal se muestran en el siguiente diagrama:
(1) Comunicación en cadena:
La comunicación en cadena se refiere a la comunicación entre un superior y un subordinado. Todas las personas en una organización de arriba a abajo están vinculadas con la ayuda de una cadena escalar como se muestra en el diagrama (1). A se ubica en el rango más alto, B es un subordinado de A, C es el subordinado de B, D es el subordinado de C y E es el subordinado de D.
(2) Comunicación de la rueda:
En esta forma de comunicación, todos los subordinados de un superior hablan entre sí a través de su medio. El superior funciona como un cubo de una rueda. En el diagrama (2), A es el superior y B, C, D y E son los subordinados. Los cuatro subordinados se comunican por medio de A.
(3) Comunicación Circular:
Esta comunicación tiene lugar entre los miembros de un grupo. Cada miembro de un grupo puede comunicarse con los dos miembros más cercanos. En el diagrama (3), A puede tener comunicación con B y E. Del mismo modo, B puede tener comunicación con A y C. Lo mismo se aplica a todos los miembros del grupo. En este caso la comunicación se mueve a una velocidad lenta.
(4) Comunicación de flujo libre:
Esta forma de comunicación también tiene lugar entre los diferentes miembros del grupo. Su característica especial es que cada miembro del grupo puede hablar con todas las demás personas del grupo.
Esto ha sido aclarado en el diagrama (4). A puede hablar directamente con B, C, D, E. Del mismo modo, B puede hablar directamente con A, C, D y E. Lo mismo se aplica a todos los miembros del grupo. En este caso, la comunicación se mueve a un ritmo rápido.
(5) Comunicación 'V' invertida:
En esta forma de comunicación, un subordinado puede comunicarse con el jefe de su jefe. En esta forma de comunicación, los mensajes se mueven a una velocidad rápida, fn el diagrama (5), C y D son los subordinados de B que, a su vez, es un subordinado de A. Aquí C y D pueden hablar directamente con A que sucede ser el jefe de B.
