Ensayo sobre la gestión de materiales

Lee este ensayo para aprender sobre la Gestión de Materiales. Después de leer este ensayo, aprenderá acerca de: 1. Significado de la gestión de materiales 2. Funciones de la gestión de materiales 3. Objetivos 4. Fases.

Contenido:

  1. Ensayo sobre el significado de la gestión de materiales
  2. Ensayo sobre las funciones de la gestión de materiales.
  3. Ensayo sobre los objetivos de la gestión de materiales
  4. Ensayo sobre las fases de la gestión de materiales

Ensayo # 1. Significado de la gestión de materiales:

Las industrias manufactureras modernas gastan en promedio el 50 por ciento de sus ingresos por ventas en la adquisición / compra de materiales / bienes / servicios de otras organizaciones. Esto enfatiza el requisito de una adecuada gestión y control de los materiales. Dado que un pequeño ahorro en materiales puede reducir el costo de producción y aumentar las ganancias.

La eficiencia de la planta se juzga por la facturación de la inversión y está relacionada con la compra. La compra industrial es una versión altamente refinada y altamente especializada de estas actividades. Las compañías asignan este trabajo de compra a especialistas que tienen la autoridad para seleccionar a los proveedores y comprometerse con los fondos de la compañía.

La gestión de materiales abarca todas las funciones relacionadas con el tipo, la cantidad, el movimiento y el momento de la compra de diversos materiales utilizados en unidades industriales. Abarca todas las actividades realizadas por compra, tienda, control de producción y ventas, es decir, distribución de productos terminados.

Por lo tanto, podemos decir que la gestión de materiales es el proceso de integración de las actividades involucradas en la adquisición y utilización de los materiales requeridos en la producción del producto final.

La gestión de materiales puede considerarse como el proceso de planificación, control, coordinación y dirección de todas aquellas actividades que están conectadas con los materiales y los requisitos de inventario desde el punto de inicio hasta el uso en el proceso de fabricación.

Comienza con la determinación de la calidad y la cantidad de materiales y finaliza con su emisión para que la producción cumpla con los requisitos del consumidor según el programa a un precio mínimo competitivo.


Ensayo # 2. Funciones de Gestión de Materiales:

(i) Planificación y Selección de Materiales:

Se determina la especificación correcta del material y los componentes y el requisito de materiales también se evalúa en relación con las ventas.

(ii) Compra de materiales:

El departamento de compras. se le asigna el trabajo de adquisición para cantidades requeridas de materiales al seleccionar proveedores y emitir órdenes de compra.

(iii) Recibo de materiales:

Recepción y control de los materiales de forma segura y en buen estado para su uso posterior.

(iv) Almacenamiento de inventario y control de tiendas:

Mantiene un registro detallado y actualizado del inventario sobre la base de los requisitos de producción de los materiales. También es responsable de las tiendas no productivas de artículos como artículos de papelería, papel y otros productos perecederos.

(v) Estandarización, Simplificación y Análisis de Valor:

Estos se aplican para mejorar la eficiencia y disminuir los costos totales.

(vi) Tráfico:

Es el control de los envíos entrantes de los materiales comprados y de los envíos terminados de productos terminados a los consumidores en el mercado.


Ensayo # 3. Objetivos de la Gestión de Materiales :

(i) Minimizar el costo del material.

(ii) Obtener y proporcionar los materiales de la calidad deseada en el volumen deseado cuando sea necesario a un costo óptimo.

(iii) Comprar, recibir, transportar y almacenar los materiales de manera eficiente para reducir el costo de producción.

(iv) Reducir la inversión necesaria para la gestión de inventarios.

(v) Asegurar el suministro continuo y uniforme de materiales a precios razonables.

(v) Minimizar los costos totales mediante la adopción de la estandarización, la simplificación y el análisis de valor.

(vii) Estudiar las condiciones del mercado y otros factores que afectan a las plantas y sugerir los cambios necesarios, si los hubiera.

(viii) Realizar estudios de mercado sobre la calidad, el costo de los materiales y las necesidades de los consumidores para minimizar el costo de producción.

(ix) Impartir capacitación al personal en el campo de la gestión de materiales para mejorar la eficiencia de la unidad.

Maneras de lograr la economía en la gestión de materiales:

Hay una serie de factores que proporcionan economía en la operación de manejo de materiales, pero algunos de los que se analizan a continuación requieren una cuidadosa atención y concentración.

(i) Volúmenes de compra:

Los proveedores pueden ofrecer descuentos y las organizaciones pueden tener más negociaciones con un mayor tamaño de pedidos. El costo del proceso de compra y el costo de transporte también se reducen. Esto lleva a reducir el costo de producción.

(ii) Fuentes de Materias Primas dentro de la Distancia Económica:

El transporte, la inspección y los costos relacionados se reducen automáticamente si la planta está ubicada a una distancia económica de las fuentes de materias primas o materiales de entrada.

(iii) Diseño y Desarrollo de Producto:

Si el diseño es simple y sigue la estandarización, se reduce el desperdicio de materiales y esto reduce el costo de producción.

(iv) Inspección:

Si la inspección se realiza antes de realizar el pedido y otras medidas similares antes de la adquisición real de materiales, se obtiene una economía suficiente.

(v) Tomar o comprar decisiones:

Si se toman las decisiones de compra o compra adecuadas y se utilizan los servicios de industrias especializadas, se reducirá el costo de producción.

(vi) Eliminación de chatarra:

La aparición de chatarra y desperdicio de materiales debe controlarse adecuadamente, lo que conducirá a la economía de los materiales.


Ensayo # 4. Fases de Gestión de Materiales:

1. Compra:

La compra es la primera fase de la Gestión de materiales, puede considerarse como una actividad responsable de llevar el material correcto al lugar correcto en la cantidad correcta, en el momento correcto y al precio correcto.

La compra se puede definir como una "técnica de adquisición de materiales / bienes, máquinas herramientas, suministros, servicios, etc., requerida para la planta / industria y para el mantenimiento de los equipos".

Objetivos de compra:

El objetivo fundamental de la compra es ver que la compañía opera de manera rentable sin interrupción debido a la escasez de cualquier material. Dado que el negocio se ejecuta principalmente con fines de lucro, es esencial que el material se obtenga al precio más bajo.

En resumen, el objetivo fundamental de la compra es la adquisición de diferentes materiales, piezas de entrada, suministros y servicios necesarios para la fabricación del producto final de la industria y el mantenimiento de las instalaciones de infraestructura en los términos más ventajosos.

Los siguientes son los principales objetivos de la compra:

(i) Mantener la continuidad de las operaciones:

A través de la función de compra, los suministros están disponibles para apoyar las actividades de fabricación y eliminar las interrupciones o interrupciones en la producción.

(ii) Inversión Mínima en Inventario:

Los pedidos deben colocarse teniendo en cuenta las cantidades de pedidos económicos y las condiciones del mercado para minimizar la inversión total en el inventario de materiales.

(iii) Para evitar la duplicación:

Para evitar la duplicación, obsolescencia y desperdicio de diversos artículos comprados.

(iv) Minimización de los costos de adquisición:

Para obtener materiales, suministros y servicios al costo mínimo, teniendo en cuenta los estándares de calidad y las condiciones de servicio.

(v) Para mantener el estándar de calidad según la idoneidad del consumidor:

Mantener los estándares de calidad en materiales basados ​​en la idoneidad para el uso del consumidor (no en base a la calidad absoluta).

(vi) Para luchar contra la competencia:

Con el fin de mantener la posición competitiva de la empresa con respecto a los competidores. Es posible mantener un control constante sobre las especificaciones de los materiales de entrada y mantener la calidad del nivel óptimo deseado para conservar la posición rentable en lo que respecta a los costos de los materiales.

Funciones de compra:

(i) Todas las compras se realizan en solicitudes debidamente autorizadas con una descripción completa, como el propósito y la cantidad requerida.

(ii) Realizar pedidos de bienes requisados ​​con los proveedores correctos, luego de un análisis de las propuestas, selección de los vendedores y teniendo en cuenta los niveles de inventario.

(iii) Obtener la calidad y el tipo de materiales correctos a tasas mínimas en el momento adecuado,

(iv) Asegurar que la entrega de bienes se reciba dentro del período especificado.

(v) Para asegurarse de que los bienes recibidos se ajusten a los pedidos realizados con respecto a las especificaciones y la calidad.

(vi) Estudiar las diversas fuentes de suministro y preparar una lista de proveedores alternativos más convenientes y económicos para uso futuro.

(vii) Preparar las especificaciones para las cotizaciones de llamadas y hacer la declaración comparativa para realizar pedidos.

(viii) Para garantizar que los pagos se realicen sin demora a los proveedores en interés de la posición de la compañía en el mercado.

(ix) Para comprar artículos pequeños directamente del mercado que no requieran cotizaciones.

(x) Para mantener un registro de los bienes comprados, emitidos y mantenidos en el inventario para un funcionamiento eficiente del departamento.

(xi) Estudiar las condiciones del mercado y, si es posible, celebrar contratos de tarifa con grandes proveedores para garantizar la disponibilidad de materiales en todo momento.

(xii) Asesorar a la administración sobre las posibles economías que deben mantener los artículos de fabricación en lugar de comprar o viceversa.

(xiii) Mantener el suministro ininterrumpido de materiales a varios departamentos de producción.

(xiv) Actuar como enlace entre los proveedores y varios departamentos de la empresa, como producción, mantenimiento, control de calidad y finanzas, etc.

(xv) A la hora de tomar decisiones rápidas sobre la eliminación de desechos de materiales y salvamento.

Organización de compra:

La compra es la técnica de obtención de materiales, suministros y servicios, y la Organización de Compras se ocupa principalmente de la planificación de materiales. Por lo tanto, debe ser dirigido por un hombre de alta integridad con amplio conocimiento del mercado. El jefe normalmente llamado el Gerente de compras es asistido por adjuntos / gerentes adjuntos, compradores asistentes y empleados.

El gerente de compras tiene los poderes para ejecutar contratos de compra para la industria. Asigna deberes entre su personal subalterno de acuerdo con la naturaleza de las compras a realizar. Por ejemplo, un asistente del gerente compra solo varios materiales, otro hace compras especiales, etc.

En asuntos industriales más importantes, la cantidad de compras involucradas es tan grande que cada trabajo se entrega a diferentes personas, por ejemplo, el departamento de compras realiza los arreglos para el transporte de mercancías para los diversos materiales que se reciben y se emiten o se venden. Como tal, el departamento de compras debe tener subsecciones / divisiones especializadas en diferentes líneas según las necesidades o los requisitos.

Si la cantidad de dinero involucrada en la compra es muy alta, el análisis de compra y la investigación pueden ejecutarse. El trabajo de este dept. es observar la disponibilidad de diversos materiales, su tendencia de costos y su sustituto, si corresponde.

El personal de análisis de compras lleva un registro exhaustivo de las fluctuaciones del mercado y trata de utilizarlas para comprar inventarios a tasas mínimas. El gráfico de organización de compra habitual se muestra en la figura 6.1.

Se supone que una de las subdivisiones debe mantener todos los registros, como la verificación de facturas, la escritura de pedidos y el registro de todas las transacciones de compra. Se supone que el jefe de la subdivisión debe mantener los registros actualizados y de manera sistemática para que se pueda obtener cualquier información cuando sea necesario. Una muestra de dicha organización se muestra en la figura 6.2.

Cada sección puede ser encabezada por el Subgerente.

En la práctica, dos tipos de organizaciones son comunes, es decir:

(1) Departamento Centralizado de Compras.

(2) Departamento de Compras Descentralizadas.

Centralización y Descentralización de las Actividades de Compras:

La centralización es muy común en las preocupaciones de una sola planta, mientras que la descentralización puede ser útil en industrias de múltiples plantas o donde las plantas se encuentran en diferentes ubicaciones geográficas. Hay varios factores que determinan las ventajas de la centralización, como el tipo de materiales que se compran, el consumo anual de materiales. La tendencia moderna es que las empresas quieren cambiar a la descentralización.

Razones para la centralización:

(i) Simplifica el procedimiento de compra y reduce el papeleo.

(ii) Las empresas obtienen la ventaja de la estandarización.

(iii) Mejor control, mayor flexibilidad y menores costos de compra, por lo que se puede lograr una alta economía.

(iv) La compra combinada para varios departamentos lleva a volúmenes de compra más grandes. Esto puede conducir a una mayor eficiencia, por ejemplo, la inspección de los materiales entrantes.

(v) Puede llevar a un mejor servicio de entrega debido a volúmenes más grandes y un menor costo de mantenimiento para inventarios de stock de reserva más pequeños.

Razones para la descentralización:

(i) Se evita la duplicación de esfuerzos de compra y la compra fortuita.

(ii) Es posible un control de inventario más efectivo debido a la compra en varios puntos.

(iii) Se reduce el mantenimiento de registros.

(iv) La adquisición más rápida de materiales es posible.

(v) Las operaciones de compra descentralizadas son más flexibles.

(vi) La coordinación no es un problema en las compras descentralizadas, que es el principal cuello de botella en el caso centralizado.

2. Práctica en la tienda:

Los materiales y suministros constituyen los activos más importantes en la mayoría de las organizaciones empresariales. Existe una brecha temporal entre la compra de materiales y su consumo.

Es esencial que los materiales / bienes después de la compra se mantengan de manera segura hasta su consumo en varias secciones de producción. El departamento de tiendas se ocupa de la recepción y emisión de materiales. El lugar utilizado para el almacenamiento de materiales se conoce como Almacén y garantiza un suministro regular de materiales en todo momento.

Funciones del departamento de tienda:

Las funciones del departamento de la tienda están relacionadas con la recepción, la custodia segura en las tiendas y la emisión del material contra la solicitud autorizada al costo mínimo.

Las funciones importantes del departamento de la tienda se pueden resumir de la siguiente manera:

(i) Para recibir los materiales, es decir, piezas y componentes en bruto, semiacabados o terminados de los proveedores y para verificar su identificación.

(ii) Para recibir los productos terminados, partes y componentes que han sido procesados ​​en la industria.

(iii) Registrar el recibo de los materiales.

(iv) Organizar un examen cuidadoso de todos los bienes y materiales en el recibo y luego organizarlos de manera muy sistemática en la tienda.

(v) Mantener un sistema eficiente y efectivo de mantenimiento de registros y actuar como custodio de los bienes en la tienda contra daños y robos.

(vi) Organizar los artículos de tal manera que permita una distribución fácil y rápida de los artículos / bienes en toda la fábrica.

(vii) Asegurar el suministro regular de materiales.

(viii) Asegurar la utilización efectiva del espacio de las tiendas.

(ix) Mantener actualizados los detalles de los artículos / productos disponibles en las tiendas.

(x) Para evitar las entradas no autorizadas o ilegales en las tiendas.

(xi) Facilitar el control físico de las existencias.

(xii) Iniciar el proceso de compra en el momento adecuado para que el stock no se acerque al nivel cero en ningún momento.

(xiii) Brindar cooperación en la mayor medida posible con los departamentos de compras, fabricación y planificación de producción y departamentos de control.

Instalaciones de almacenamiento:

Las instalaciones de almacenamiento óptimas están relacionadas con el diseño del almacén. Proporcionar instalaciones de almacenamiento suficientes o suficientes significa utilizar tanto espacio como sea posible en direcciones verticales también. Por lo tanto, la gestión de la planta debe pensar en términos de utilización del espacio cúbico. La provisión de bastidores y el uso de dispositivos de elevación pueden funcionar en esta dirección.

En las circunstancias actuales, la provisión de tales dispositivos y dispositivos de almacenamiento es más barata que la de comprar espacio adicional. Además de esto, estas facilidades son útiles para identificar y ubicar los contenidos que deben organizarse de tal manera que los elementos antiguos se consuman automáticamente primero y los nuevos más tarde.

En general, los artículos pequeños se almacenan en contenedores o en racks o en almirahs. Normalmente estas instalaciones están hechas de madera o plástico o acero. Los racks Skelton que tienen bastidores de carga son los más adecuados para almacenar varias secciones de acero, barras, tiras y tambores, etc.

Los materiales pulverizados, como productos químicos, líquidos, etc., siempre se almacenan en tanques o tambores diseñados y fabricados adecuadamente para el propósito específico. Al diseñar estas instalaciones, la economía de las instalaciones de almacenamiento es la principal consideración.

Ahora, dependiendo de la naturaleza de los elementos que se almacenarán, si los tanques están arriba, se pueden usar las salidas por gravedad y si los tanques están por debajo del nivel de trabajo, se pueden utilizar las bombas. De manera similar, se pueden diseñar y fabricar otras instalaciones que cumplan con los requisitos y los materiales se puedan almacenar de manera segura.

Organización de la tienda:

El tipo de organización de la tienda varía de una compañía a otra. Depende de una serie de factores, como el tamaño y el plan de la organización general de la empresa, el grado de centralización deseado, la naturaleza de los productos fabricados, la flexibilidad de las instalaciones de producción y las posibles plantas de fabricación.

En general, existen dos tipos de organizaciones de tiendas con respecto a las instalaciones físicas para el almacenamiento de materiales. Estos son:

(i) Organización de la tienda centralizada.

(ii) Organización de tienda descentralizada.

Dado que la tienda es una instalación de servicio, la forma exacta de organización depende del tamaño de la unidad / planta y del volumen de inventarios que se mantienen en las tiendas. Generalmente en grandes unidades industriales, que tienen actividades diversificadas, siempre es necesario tener un almacén descentralizado en toda la planta en lugares convenientes.

La organización centralizada de tiendas es común en todas las plantas de tamaño mediano, es decir, todas las secciones están ubicadas en un puesto de Superintendentes de Tiendas y bajo una sola dirección. El alcance de la organización depende principalmente de la carga de trabajo y, en consecuencia, el personal puede ser decidido.

En las grandes empresas industriales, normalmente se sigue la organización descentralizada. A veces, los almacenes para insumos / materias primas y para productos terminados (para cada sección) pueden separarse y funcionar de manera independiente.

La función general de una organización de tienda es evaluar las necesidades de toda la planta y cumplir con todas las funciones desde la recepción de los materiales en bruto / insumos, su almacenamiento, emisión y mantenimiento de registros adecuados de todos los recibos y problemas. En algunas unidades pequeñas, la función de compra está golpeada por la organización de la tienda. La organización de la tienda de una gran unidad industrial es como se muestra en la Fig. 6.7.

Funciones del Superintendente de Tiendas:

(i) Debe verificar los requisitos de las diferentes secciones de la planta con respecto a los inventarios. También se supone que debe encargarse de la recepción y emisión / distribución de las tiendas.

(ii) Se le exige que prepare las estimaciones correctas de los distintos inventarios que se comprarán. Estos pueden prepararse sobre la base de información detallada sobre la disponibilidad de diferentes inventarios.

(iii) En vista de la información detallada de los inventarios y las instalaciones de almacenamiento disponibles con él, puede ser útil en la preparación de las políticas de compra y en los contratos de compra.

(iv) También es responsable de la delegación de poderes y responsabilidad a los Superintendentes Adjuntos. Los Diputados Suptts deben asociarse con él para el funcionamiento efectivo de las tiendas.

Funciones de Asstt. Suptt:

(i) Tiene que llevar a cabo todas las funciones departamentales y es responsable de mantener los niveles de stock requeridos en las tiendas.

(ii) Debe proporcionar un servicio rápido a diferentes secciones asociadas con él.

(iii) También es responsable de publicar toda la información. También se supone que debe verificar los comprobantes de suministro / facturas / facturas y enviarlo al oficial de cuentas para realizar los pagos necesarios.

Función del almacenista:

(i) Se encarga de deptos individuales. Y tiene que guardar toda la correspondencia entre varios departamentos.

(ii) Él debe verificar que la solicitud haya sido firmada por la autoridad apropiada y debe organizar la emisión correcta y rápida de los materiales.

(iii) Él es responsable del estricto control físico sobre la recepción de material de la sección de recepción y la emisión de materiales para que se pueda verificar el mal uso y la pérdida.

(iv) Se supone que debe mantener un control sobre la información sobre el nivel máximo y mínimo de existencias.

Tomar o comprar decisiones:

Casi ninguna planta quiere fabricar todos y cada uno de los componentes de sus productos finales. Por lo tanto, algunos componentes / piezas se compran en las unidades pequeñas cercanas en función de la calidad y la entrega de las piezas, y el resto de las piezas se fabrican en las plantas propuestas.

Hacer o comprar es una consideración válida en lo que respecta a la reducción de costos o al programa de mejora de productos. Las ventajas y limitaciones de estas dos alternativas deben evaluarse y la identificación del costo mínimo ayudará a tomar la decisión final sobre si hacer o comprar.

Para hacer:

Requiere equipo de producción, mano de obra adecuada, espacio, consideraciones de diseño y gastos generales, y costos asociados como mantenimiento, seguros, impuestos, atención de la administración y otros costos ocultos indirectos.

Esta decisión proporciona control de calidad. Puede resultar en una mejor utilización de la capacidad, es decir, el equipo inactivo y la potencia humana deben trabajar y el uso de material de desecho permite el cumplimiento de las especificaciones de la materia prima. Garantiza la continuidad del suministro, capacita a la mano de obra para algunas operaciones complicadas y de secreto comercial que puede costar menos que la compra y, en última instancia, mantiene en secreto la información de investigación y diseño.

Comprar:

Permite una menor inversión en equipos e instalaciones, menor personal, menor costo de la planta para su construcción y mantenimiento, menos gastos generales por impuestos, seguros, problemas laborales minimizados.

Comprar permisos permite el uso de la especialización, menores costos de inventario, posibles cambios de diseño sin pérdida de inversión en equipos y posible reducción de costos por licitación competitiva.

La decisión de hacer componentes / partes en la propia unidad o de comprar en el mercado es una decisión política de la gerencia.

Factores a considerar en decisiones de compra o compra:

(i) Volumen de componentes requeridos:

Si el volumen de componentes necesarios no es lo suficientemente grande como para justificar la inversión requerida para la fabricación (es decir, equipos, etc.), sería mejor ir a comprar.

(ii) Requisito de espacio:

Si la planta no tiene suficiente superficie / espacio para la fabricación de los componentes considerados, realice un análisis económico y, si es posible, compre en el mercado.

(iii) Especialización:

A veces, es útil aprovechar la especialización de otras industrias, vale la pena ir a comprar, por ejemplo, todos los fabricantes de máquinas usan rodamientos fabricados por pocas empresas especializadas en ese campo, todos los fabricantes de automóviles utilizan neumáticos fabricados por unos pocos fabricantes conocidos.

(iv) Consideraciones de calidad y cantidad:

Si el artículo / los componentes son de naturaleza estándar e involucran restricciones de calidad específicas como tuercas, remaches, clavos, canales, tiras, etc. y la cantidad involucrada no vale la pena fabricarla, entonces vale la pena considerar la compra.

(v) Fluctuaciones de la demanda:

Si hay grandes fluctuaciones de la demanda para un determinado componente, vale la pena ir a comprar en el mercado en lugar de crear un gran inventario.

(vi) Disponibilidad de Habilidad:

Si la unidad no ha desarrollado la habilidad suficiente para fabricar un componente específico y el volumen de la demanda no es grande, es recomendable comprar el componente a proveedores confiables.

(vii) Entrega más rápida:

Si la entrega se requiere de inmediato y la cantidad también es grande, entonces es mejor considerar la disponibilidad inmediata en el mercado y comprar.

(viii) Secreto de Diseño:

Si la industria no quiere revelar su diseño, es mejor hacer que comprar.

(ix) Patentes:

Si las patentes y otras restricciones legales impiden que la unidad para la fabricación del componente vaya a comprar.

(x) Fiabilidad de los proveedores:

Si los proveedores no son muy confiables con respecto al tiempo de entrega, la calidad o la cantidad, etc., entonces es deseable hacer la compra en lugar de comprar.

(xi) Transporte:

Si la cantidad involucrada es pequeña y los artículos deben ser traídos desde lugares distantes, es mejor comprarlos.

(xii) Componentes complejos inusuales:

Si los componentes involucrados son de naturaleza compleja y se deben mantener estrictos estándares de calidad, es mejor hacer que comprar.

(xiii) Consideración de costos:

Si la pieza se puede fabricar fácilmente con las instalaciones existentes de la empresa y el uso de las instalaciones existentes es más económico de hacer, entonces compre en lugar de hacerlas.

Recepción y expedición de materiales:

Los recibos y la emisión son dos extremos de las actividades de la tienda. Los diferentes materiales son comprados por el departamento de recepción de agencias externas. Estos materiales se desempaquetan, se verifican los requisitos de calidad y cantidad con referencia a los albaranes de empaque proporcionados por los proveedores.

Un informe de recepción se prepara después de verificar y enviar a las cuentas deptt. para la acción necesaria adicional. Las pruebas de muestra y la certificación de inspección se registran en el informe. Sobre la base de este informe, la nota de despacho o el informe de rechazo también se prepara en la sección de inspección y se envía al departamento de compras. El espécimen de estos informes es como se muestra en las Figs. 6.8 y 6.9.

El encargado de la tienda es responsable de distribuir el material / artículos / productos en la tienda a los distintos departamentos. El material se emite en el recibo del formulario de retiro denominado Formulario de solicitud que se muestra en la Fig. 6.10.

Tarjetas de Bin:

El tendero recibe los materiales de las secciones de recepción junto con la nota interna de los bienes. Los artículos / bienes están clasificados y codificados de acuerdo a su naturaleza y uso. El material y otros artículos se almacenan en los estantes o lugares asignados dentro de la tienda.

Estos pueden mantenerse en recipientes apropiados u otros recipientes, algunos materiales almacenados mientras que otros están en rack. Para una identificación rápida y fácil de la categoría del artículo, se adjunta una tarjeta con cada estante. La tarjeta de depósito se muestra en la figura 6.11.

Tipos de tiendas:

Las tiendas pueden ser de dos categorías, es decir (1) Una tienda cerrada y (2) Una tienda abierta.

Tienda cerrada:

Una tienda cerrada tiene las siguientes características:

(i) En esta tienda, todos los artículos se almacenan en un espacio cerrado y controlado.

(ii) La entrada de personal no autorizado o personas que no sean personas de las tiendas no está permitida en esta área.

(iii) Los materiales entran o salen de la tienda solo cuando van acompañados de los documentos autorizados.

(iv) El sistema proporciona la máxima seguridad física.

(v) Es posible un control contable estricto de los artículos.

(vi) Los artículos pequeños y costosos que son fáciles de manejar y que se pueden perder se almacenan en estas tiendas.

La tarjeta de depósito contiene información actualizada sobre la emisión del recibo y el saldo del artículo / material respectivo en el stock.

Una tarjeta bin se usa como cheque en la cuenta del libro mayor en las tiendas. En la figura 6.11 se muestra una tarjeta de contenedor de muestras.

SO No. - Orden de suministro No.

Q. - Cantidad.

DE - Fecha esperada

R. No. - Requisito No. 6.8.6.2

Tienda abierta:

Una tienda abierta tiene las siguientes características:

(i) No hay espacio de almacenamiento específico, los materiales se almacenan más cerca del punto de uso.

(ii) Todos tienen acceso a cualquier artículo almacenado.

(iii) Después de la recepción del material, se entrega al departamento correspondiente para acelerar la producción.

(iv) Hay altas posibilidades de robo y daño, etc.

(v) Hay mucho menos énfasis en el control contable de los artículos almacenados.

(vi) El sistema de tienda abierta es justificable en la producción en movimiento rápido donde el consumo es muy rápido, por ejemplo, coque, arena, ladrillos y hierro, etc.

Diseño de las tiendas:

Es la disposición física de las instalaciones de almacenamiento para una recepción, almacenamiento y emisión de materiales eficientes. En una tienda bien organizada, los materiales se mantienen adecuadamente e implican un manejo mínimo de los materiales y una utilización óptima del espacio.

Los siguientes factores básicos requieren consideración en el diseño de las tiendas.

(i) Tipo de material a almacenar:

La información previa a la mano con respecto a los diferentes materiales a almacenar es necesaria para planificar el diseño de las tiendas. Es útil para tomar la decisión sobre la naturaleza, el tamaño, la cantidad de equipo / material a almacenar y el tipo de instalaciones de almacenamiento requeridas. Los medios de almacenamiento más utilizados son los armarios, racks, contenedores y cajas, etc.

(ii) Volumen de existencias:

El peso y el volumen de los materiales que se almacenarán afectan en gran medida el diseño de las tiendas. El material voluminoso y pesado requiere un equipo de manipulación especial. Se requieren pasajes suficientes para el movimiento libre / ininterrumpido de materiales dentro de las tiendas. El espacio de almacenamiento necesario también depende de la cantidad de material a almacenar.

(iii) Disponibilidad de espacio:

El espacio inadecuado limita la cantidad de material que se puede almacenar. Demasiado espacio aumenta el costo de manejo.

(iv) Factores físicos:

Las buenas condiciones ambientales, como la iluminación, la ventilación, el ruido y la temperatura controlados, etc. protegen los materiales contra el deterioro y los daños. También mejora la eficiencia de las personas que trabajan en las tiendas.

Principio de diseño:

Los siguientes factores requieren consideración en la planificación del diseño de las tiendas:

(i) El diseño debe minimizar los costos de manejo y transporte.

(ii) Debe ser capaz de proporcionar una fácil recepción, almacenamiento y distribución de materiales.

(iii) Los materiales deben ser fácilmente accesibles para el equipo de manipulación y la mano de obra.

(iv) Debe haber una utilización óptima del área del piso, así como la altura del almacén,

(v) El almacén debe ser lo suficientemente flexible como para ser adecuado para los requisitos cambiantes del futuro.

(vi) Los racks, bandejas y estantes, etc. deben colocarse de manera que los artículos se almacenen y se coloquen fácilmente.

(vii) El espacio de almacenamiento debe estar protegido contra incendios, daños y hurtos.

(viii) El diseño de la tienda debe poder utilizar los equipos modernos de manejo de materiales.

(ix) Los artículos inflamables como madera, queroseno, desperdicios de algodón, etc. deben almacenarse lejos de la fuente de fuego.

(x) Los artículos almacenados deben estar claramente marcados para garantizar una identificación fácil y rápida.

Identificación de materiales:

Cuando se almacena una gran cantidad de artículos diferentes en los almacenes, es esencial codificar los artículos para su rápida identificación. La provisión de un buen sistema de identificación en las tiendas ayuda a quienes tratan de mantener las cosas en su lugar.

La identificación es posible por:

(i) Poner etiquetas de papel o tela en varios artículos.

(ii) Poner niveles en artículos.

(iii) Código de color de pintura de los artículos.

(iv) Marcas de identificación en relieve o número de código en los artículos que se almacenan.

La codificación es una técnica para asignar un nombre breve a los artículos almacenados en el almacén. Por lo general, se utilizan alfabetos, números o una combinación de dos para la codificación de varios elementos.

La codificación se realiza mediante las siguientes técnicas:

(i) Método mnemotécnico:

Los alfabetos estrechamente asociados con el nombre del artículo se utilizan en este método, por ejemplo, PT para artículos de plástico y MT para artículos metálicos. Este método es útil solo cuando se almacenan algunos tipos de elementos.

(ii) Método aleatorio:

Los números y los alfabetos se utilizan de forma aleatoria en este método. Hay flexibilidad en este método, ya que es posible agregar el nuevo número o letra en secuencia cuando se agreguen nuevos artículos en la tienda.

(iii) Método científico:

El stock total de artículos se divide en número de grupos o clases y se asigna un símbolo a cada grupo en esta técnica. Cada grupo puede subdividirse aún más hasta que los elementos individuales sean identificables.

Codificación de ubicación:

El almacén está dividido en bloques de unidades de almacenamiento y cada bloque está identificado por una letra de bloque lateral y una letra de bloque longitudinal. Entonces, dentro de cada bloque, a cada fila de estantes se le asigna un número. Cada fila se divide verticalmente en columnas y horizontalmente en estantes.

Los bloques y las filas son identificables por signos pintados. Este tipo de codificación es deseable, especialmente cuando hay una gran cantidad de artículos que se deben mantener en stock en grandes lugares ubicados en diferentes lugares.

Almacenaje de materiales:

Otra función importante del departamento de tienda es almacenar y preservar los materiales, herramientas, plantillas y accesorios, hasta que se envíen a varios departamentos para la producción. Estos artículos deben almacenarse adecuadamente en contenedores adecuados.

Para almacenar diferentes tipos de materiales, se utilizan diversos tipos de contenedores, como tambores, paletas, cajas, bastidores flexibles, láminas y contenedores, etc. Algunos materiales como la arena de moldeo, el carbón y el hierro, etc., se almacenan en el piso en forma de montones.

Principios de almacenamiento:

Los siguientes principios, si se aplican, mejoran el control de las tiendas:

(i) Todos los artículos / materiales deben identificarse, etiquetarse y codificarse correctamente. Cuando la codificación del material va acompañada de códigos de ubicación, ayuda en la ubicación exacta de los materiales dentro de las tiendas.

(ii) Las señales y etiquetas deben usarse en contenedores, estantes y estantes, etc.

(iii) Los materiales deben almacenarse adecuadamente para evitar daños,

(iv) Para una identificación rápida, cada artículo almacenado debe llevar el nombre, la clase y el número de referencia.

(v) El almacén debe contar con un plano de planta en lugares convenientes. Eliminará el desperdicio y ayudará en la fácil localización del material,

(vi) Los materiales que pertenecen a una clase particular deben almacenarse en secciones particulares creadas en el almacén.

Emisión de materiales:

Los materiales deben ser emitidos por el encargado de la tienda en la presentación de una sangría llamada Sangría de emisión de material como se muestra en la Fig. 6.13. Tales indentaciones se hacen por triplicado.

Transferencia de Material:

La transferencia de material de un departamento a otro o de un trabajo a otro a veces se convierte en una necesidad, ya que la transferencia se produce cuando se debe realizar un pedido urgente. Para este propósito, los detalles de la transferencia de material que muestran todos los datos necesarios para acreditar y cargar los costos se muestran en el registro de existencias. La figura 6.14 muestra la nota de transferencia de material.

3. Verificación física de las existencias:

Para un control de inventario efectivo, es necesario verificar el stock de materiales (inventarios) a veces el saldo en libros y la cantidad física no coinciden y la verificación física ayudará en las siguientes áreas:

(i) Para garantizar la exactitud de las existencias mantenidas al comparar el artículo con el saldo que se muestra en el libro de acciones o en las tarjetas de depósito.

(ii) Para evitar la escasez de materiales en el stock debido a una grabación incorrecta en las tarjetas de basura.

(iii) Para verificar las pérdidas en el inventario debido a robo, colocación inadecuada, rotura, deterioro, etc.

(iv) Para corregir y actualizar los registros de la tienda.

(v) Para calcular el valor del stock necesario para el balance, así como las cuentas de pérdidas y ganancias.

Para evitar todas estas discrepancias, es esencial llevar a cabo la verificación física periódica de los diversos materiales y sus condiciones en las tiendas y almacenes. En caso de que el saldo físico sea mayor que el saldo en libros, indica que durante el período anterior, el material que se ha extraído una vez pudo haber sido devuelto a las tiendas y este hecho no se ha registrado.

Tan pronto como se encuentre que el saldo varía con el registro, si es un exceso, se debe tener en stock inmediatamente. Si el saldo real es corto, se hará una anotación al efecto. Posteriormente se tomarán las medidas adecuadas.

Métodos de verificación física de las existencias :

(1) Verificación física anual

(2) Verificación física continua de las existencias

(3) Comprobación periódica de las existencias.

(1) Verificación física anual:

Alrededor del final del año, las tiendas están cerradas por unos días y no se emite material a ninguna tienda. Un equipo de tiendas capacitados trabajadores comprueban físicamente y cuentan cada artículo. Lo comparan con la cantidad de artículos ingresados ​​en los libros de contabilidad y en las tarjetas de basura.

Durante este proceso, los artículos dañados y obsoletos también se pueden rastrear y registrar. Este método de verificación física es ventajoso en el sentido de que todos los elementos se comprueban al mismo tiempo, por lo que no hay confusión acerca de los elementos que quedan sin marcar. Las desventajas del método son el costo del cierre de operaciones requerido y los errores (por ejemplo, duplicación u omisión) que pueden ocurrir debido a la velocidad de conteo.

Además, este método es agotador y engorroso y, por lo tanto, puede ser menos preciso / exacto.

(2) Verificación continua o perpetua:

Esta técnica puede funcionar bien para una planta pequeña que involucra un número limitado de artículos de la tienda, dado que no es económica, por lo que debe cerrar una planta grande que involucre grandes cantidades durante un largo período. Así que la verificación física anual no es adecuada. Bajo este sistema, la verificación de stock es una actividad continua en lugar de una función de fin de año.

Un método más apropiado para plantas grandes es el sistema de inventario continuo que registra los saldos después de cada recibo y emisión y facilita la verificación periódica. Todos los artículos son verificados en la 'base continua. Se corrigen las discrepancias en caso de que se deban a entradas incorrectas, robo, rotura, colocación de artículos en contenedores incorrectos, exceso de problema, etc.

Normalmente, para reducir la carga de trabajo, los elementos que alcanzan el nivel mínimo se seleccionan para la verificación. El trabajo de verificación se proporciona de tal manera que cada artículo se verifique dos veces o tres veces al año.

(3) Comprobación periódica de las existencias:

En este tipo de verificación, todos los inventarios agrupados por tipo y en varias ubicaciones se verifican regularmente después de algún intervalo fijo por personal capacitado. El período de verificación generalmente varía con la importancia y el valor de los artículos en particular.