Comunicación corporativa: significado, importancia y lineamientos.

Lee este artículo para aprender sobre la Comunicación Corporativa. Después de leer este artículo, aprenderá acerca de: 1. Significado de la comunicación corporativa 2. Características de la comunicación corporativa 3. Importancia 4. Directrices.

Significado de la Comunicación Corporativa:

'Organización corporativa' significa una organización formada por algunas personas, que tiene una entidad separada y una sucesión perpetua.

Una empresa, una corporación estatutaria, empresas cooperativas, etc. se consideran organizaciones corporativas porque están registradas y tienen una entidad legal separada y una existencia perpetua.

En general, tales organizaciones no son pequeñas, son medianas o grandes. Por lo tanto, se debe realizar un intercambio de información y noticias con un gran número de personas dentro y fuera de la organización.

Varios departamentos y empleados de las organizaciones están conectados a través de la red de comunicación por teléfono, discusión cara a cara, correo electrónico, fax, notas, etc. para transmitir pedidos, instrucciones e información, para supervisar y evaluar el rendimiento, para comprender y realizar Trabajo individual, para identificar y resolver un problema y, en última instancia, para cumplir los objetivos de la organización.

La comunicación externa con los clientes, proveedores, distribuidores, competidores, inversores, agencias gubernamentales, etc., a través de cartas, informes, notas, teléfonos, faxes, sitios web, Internet, etc., se realiza para presentar, negociar, coordinar, explicar., interactuar, discutir y desarrollar la cooperación y el entendimiento.

Por lo tanto, la comunicación corporativa se refiere a un proceso de comunicación a través del cual los gerentes, supervisores y ejecutivos intercambian sus opiniones, opiniones, sentimientos, etc. con los subordinados y empleados de cualquier organización corporativa y negocian con el mundo exterior con miras a cumplir los objetivos. de la organización.

Características de la Comunicación Corporativa:

Las diversas características de la comunicación corporativa se mencionan a continuación:

1. Comunicación formal:

La mayoría de las comunicaciones corporativas son de naturaleza formal. Se envían pedidos, instrucciones, información, sugerencias, etc., manteniendo el procedimiento formal de manera sistemática. Si tiene que pasar por varias etapas organizativas.

2. Comunicación informal:

El tamaño y la estructura de una organización corporativa es grande y compleja, la comunicación informal o la comunicación de la vid entre diferentes grupos de empleados se lleva a cabo junto con la comunicación formal.

3. Comunicación interna y externa:

El intercambio de información con un gran número de personas dentro y fuera de la empresa es necesario en la comunicación corporativa. Se realiza la comunicación interna con los gerentes y empleados, y la comunicación externa con los clientes, proveedores, distribuidores, competidores, inversores, oficinas gubernamentales, etc.

4. Comunicación oral y escrita:

Mientras que la comunicación oral se usa para una comunicación más cercana e interna con los empleados, la comunicación escrita se realiza con personas de fuera y personas distantes.

5. Amplia cobertura:

Las organizaciones corporativas son grandes y se requiere que una amplia gama de personas estén cubiertas en la comunicación. Las personas dentro de la organización en diferentes niveles en diferentes departamentos y un gran número de personas fuera de la organización deben ser comunicadas en el curso de la gestión de las actividades de la organización.

6. Medios de comunicación:

Los teléfonos, las conversaciones cara a cara, el correo electrónico, el fax, los telegramas, las notas, el sitio web, Internet, las videoconferencias, etc. se utilizan como medios o canales de comunicación corporativa.

7. Comentarios:

Como en el caso de otras comunicaciones, la retroalimentación es un elemento esencial de una comunicación corporativa exitosa. Es un proceso bidireccional de enviar información y recibir respuesta. A través de la retroalimentación, el remitente puede conocer la reacción del destinatario y tomar las medidas necesarias.

8. Sistema a largo plazo:

La organización corporativa tiene una existencia perpetua. Entonces, la comunicación corporativa no es un arreglo temporal. Es un sistema o proceso a largo plazo. La comunicación se realiza de forma continua a través de un proceso estable.

9. Flujo continuo de comunicación:

En una organización corporativa, el flujo de comunicación es continuo e ininterrumpido; Continuo debido a la existencia perpetua de la organización, e ininterrumpido por seguir el canal formal u oficial.

10. Información confiable:

En una organización corporativa, la información se recopila a través de varias fuentes y las decisiones se toman después del escaneo, el escrutinio, etc. necesarios para que la información sea confiable y correcta.

Importancia de la comunicación corporativa:

La comunicación tiene un papel importante que desempeñar en el mundo corporativo. Con el aumento de las complejidades de las actividades en los negocios modernos, su importancia es cada día mayor. Para lograr los objetivos de la organización, es muy necesaria la coordinación entre las personas y los departamentos dentro de la organización y el establecimiento de un vínculo de conexión con el mundo exterior.

Motivar a los empleados para un mejor y mayor desempeño, facilitar el desempeño del grupo, controlar sus actividades, tomar medidas correctivas, eliminar malentendidos, mantener la paz, establecer la disciplina y, sobre todo, garantizar la calidad del trabajo dentro de la organización a través de una comunicación efectiva.

El establecimiento de vínculos con el mundo exterior: con los clientes, proveedores, inversores, banqueros, organizaciones empresariales similares dentro y fuera del país, varios departamentos del gobierno, etc. también depende de la comunicación. Las empresas corporativas están, en la mayoría de los casos, comprometidas en negocios internacionales. La excelencia en la comunicación en tales casos es una necesidad básica.

Deben realizar presentaciones corporativas de sus bienes y servicios, informar e informar, explicar cambios, interactuar con colegas, motivar y apoyar al personal, supervisar, organizar y coordinar un curso de acción, desarrollar y mantener relaciones con clientes extranjeros., participar en reuniones, presentarse como empresas comerciales, promover una campaña de ventas, realizar estudios de mercado, hacer frente a problemas de lenguaje mixto interactuando con colegas extranjeros y así sucesivamente. Todas estas actividades requieren habilidad comunicativa.

El teléfono, el correo electrónico, el fax, los memorandos de oficina, la comunicación verbal, etc. son los medios internos de comunicación corporativa. La comunicación externa depende de los teléfonos, cartas, fax, sitio web, Internet, videoconferencia, etc.

Las tecnologías modernas en comunicación han acelerado el proceso de comunicación. Es una bendición para la comunicación corporativa porque un mínimo retraso en la toma de decisiones puede colocar a uno en una posición difícil: detrás de los competidores.

La importancia de la comunicación corporativa se puede describir a continuación:

1. Coordinación interna:

Para cumplir con los objetivos de la organización, la coordinación entre los empleados es necesaria y para coordinar la comunicación de varias actividades es esencial. La organización corporativa es de gran tamaño, la división del trabajo y la especialización en actividades son las características de dicha organización. La comunicación ayuda a coordinar tales actividades y a desarrollar la cooperación.

2. Enlace de conexión con el mundo exterior:

En una organización corporativa, la comunicación con las personas externas, como clientes, proveedores, inversores, competidores, departamentos gubernamentales, etc. es esencial. Incluso los enlaces de conexión con las contrapartes y los centros extranjeros son necesarios para el correcto funcionamiento de la organización.

3. Motivación:

La comunicación ayuda a motivar a los empleados a obedecer las órdenes y directivas de la autoridad de gestión. La retroalimentación de los empleados también ilumina a los gerentes. La interacción entre los gerentes y los empleados mejora la relación entre ellos y alienta a todos a dedicarse plenamente a lograr los objetivos de la organización.

4. Gestión eficiente:

La observación de George Terry de que la comunicación funciona como un lubricante para aumentar la eficiencia de la administración es aplicable de manera más apropiada a las organizaciones corporativas. La comunicación proporciona a los gerentes y empleados la información, coordina y motiva a los empleados.

Esto se traduce en cooperación y un mejor rendimiento, resuelve conflictos, genera confianza y, en última instancia, desarrolla una gestión eficiente. Los gerentes, supervisores y ejecutivos reciben instrucciones, órdenes, mensajes, etc. de sus superiores a través de la comunicación, toman conciencia de sus deberes y responsabilidades y el desempeño exacto de sus subordinados. Así, la comunicación estimula una gestión eficiente.

5. Toma de decisiones e implementación:

El éxito de cualquier organización corporativa depende en gran medida de la toma de decisiones. La correcta toma de decisiones, de nuevo, depende de la información correcta y oportuna que se obtiene a través de la comunicación. Una vez más, la implementación de la decisión requiere una comunicación adecuada.

Los gerentes transmiten el procedimiento de implementación de la decisión a través de los canales de comunicación y evalúan el trabajo de los empleados. Por lo tanto, la comunicación corporativa tiene un papel significativo en la toma de decisiones y su implementación.

6. Liderazgo:

El gerente comunica las órdenes e instrucciones a los subordinados, quienes, a su vez, llevan a cabo las instrucciones y, a veces, envían comentarios en forma de sugerencias, reclamos y quejas. El gerente trata de eliminar los inconvenientes en la medida de lo posible. Todo el proceso establece la base del liderazgo.

La falta de comunicación genera desconfianza, dudas y malentendidos entre los subordinados. La comunicación adecuada ayuda a eliminarlos y crear un entorno de cooperación mutua, confianza y dependencia y, en última instancia, lograr la aceptación del liderazgo del jefe oficial.

7. Medidas correctivas:

En una organización corporativa el número de empleados es grande. El desempeño de todos puede no alcanzar el estándar requerido y algunas medidas correctivas pueden llegar a ser necesarias. Tales medidas contra los empleados que no cumplen con sus deberes también pueden tomarse a través de la comunicación. La comunicación protege así los intereses de la organización.

8. Velocidad:

La velocidad es la palabra clave del mundo corporativo de hoy. Las tecnologías modernas han hecho la comunicación más rápida. Ahora, nadie tiene que esperar semanas o meses para recibir una carta de respuesta. E-mail, fax, internet, etc. han hecho la comunicación casi instantánea. El flujo inmediato de información ayuda a tomar la decisión correcta a tiempo y anticipa la solución a un problema probable.

9. Disciplina y paz.

El mantenimiento de la disciplina en el gran sector corporativo es difícil. El control sobre un gran número de gerentes y empleados no es una tarea fácil. Pero la comunicación regular (bidireccional) entre la autoridad de gestión y los trabajadores crea una relación humana sana y un sentido de cooperación, asistencia y unidad. Así, se establece la paz y se mantiene la disciplina dentro de la organización.

10. Entrenamiento:

La comunicación es necesaria para impartir capacitación a los gerentes, supervisores, ejecutivos y empleados en general para mejorar sus conocimientos y habilidades de desempeño a fin de satisfacer las necesidades del cambiante mundo corporativo.

Esto puede incluir capacitación en el campo de la ciencia y la tecnología, actualización de conocimientos técnicos, desarrollo de habilidades de gestión e incluso capacitación en el aprendizaje de un idioma para la comunicación.

Pautas para una comunicación corporativa efectiva

La comunicación corporativa para ser efectiva debe seguir algunas pautas que se detallan a continuación:

1. Debe ser simple. La jerga y las palabras de moda crean confusión y dificultad en la comprensión.

2. Debe ser conciso. Se debe evitar la repetición de palabras y explicaciones innecesarias. Debe tenerse en cuenta que más comunicación no es necesariamente mejor comunicación.

3. Debe ser claro en el significado y libre de ambigüedad.

4. El mensaje debe ser cortés, no importa si se está enviando a los subordinados, a los superiores o a los compañeros. Hay que recordar que la cortesía engendra cortesía.

5. La comunicación debe proporcionar información correcta en el momento adecuado y de manera correcta.

6. Debe estar completo en todos los aspectos. Antes de comunicarse, se debe verificar si se contestan los siguientes '5 Whs': Quién, Qué, Dónde, Cuándo y Por qué.

7. La comunicación corporativa debe ser consistente con las normas de la organización. Debe realizar un seguimiento de la comunicación anterior y mantener una continuidad.

8. Las metáforas, analogías o ejemplos a veces son necesarios para resaltar fácilmente el significado de la comunicación. Por lo tanto, se recomienda el uso apropiado de estos para una mejor comunicación.

9. La repetición del mensaje clave es necesaria en algunos casos. Para estar seguro del éxito, el comunicador a veces repite el mensaje clave.

10. Una comunicación efectiva debe tener una respuesta adecuada. Debe fomentarse la comunicación bidireccional.

11. Una planificación adecuada antes de la comunicación es necesaria. El éxito de todo el proceso de comunicación depende en gran medida de la planificación por adelantado.

12. Por último, pero no menos importante, se deben elegir y establecer canales efectivos para que la comunicación corporativa sea exitosa.