Canales de Comunicación Empresarial: Canales Formales e Informales.
Los diferentes canales de comunicación son: 1. Canal de comunicación formal 2. Canal de comunicación informal / Grapevine!
La comunicación también puede clasificarse según el grado de ceremonia o formalidad que tenga.
Así podemos dividir la comunicación en dos categorías amplias:
1. Canal formal de comunicación:
Un canal formal de comunicación es el medio de comunicación normalmente controlado por personas en posiciones de autoridad en una organización. Por lo tanto, también se ha denominado la "línea principal de comunicación operativa" de una organización.
Todos los informes, registros y otras formas que suministran información de trabajo a varias partes de una organización se incluyen en el canal formal de comunicación. Estos canales de comunicación no funcionan automáticamente. Una buena organización empresarial se asegurará de que estos estén cuidadosamente planificados y diseñados para sus necesidades.
Ventajas:
(i) Efectiva:
Los canales formales se consideran los más efectivos de los canales de comunicación. Dado que las organizaciones crecen constantemente en tamaño, los canales formales ayudan a cerrar la brecha en el proceso de comunicación. Es un medio fácilmente disponible para llegar a todos los rincones de una organización, lo que de otra manera sería difícil.
(ii) Prevenir los bogging:
En los canales formales, las reglas están bien establecidas. Por ejemplo, un trabajador se comunica con el supervisor, el supervisor con el gerente, etc. Por lo tanto, solo la información necesaria se filtra y se envía a la parte superior. Evita que la administración de nivel superior se atasque con la información esencial (información práctica) irrelevante de la información y la deja libre para decisiones más importantes y para la administración en general.
(iii) Mejor monitoreo:
Una organización puede diseñar canales formales para satisfacer sus necesidades específicas. Esto puede ayudar a controlar las actividades de la organización. Puede garantizar que los problemas se resuelvan sin demasiado retraso.
(iv) Buen ambiente:
Los buenos canales formales de comunicación reflejan la profesionalidad. Ayudan a consolidar la organización. También mantienen al personal directivo bajo control.
Desventajas:
(i) Detener libre flujo de información:
Los canales formales impiden un libre flujo de información. La formalidad exige que el flujo de información tome solo una ruta específica. Esto inhibe el flujo natural de información.
(ii) consume mucho tiempo:
Los canales formales de comunicación a menudo conducen a retrasos. Es posible que la información no llegue directamente a la persona a quien está destinada. A menudo tendrá que tomar una ruta formal tortuosa donde los enlaces intermedios pueden carecer de sentido. Como resultado, los canales formales de comunicación pueden llevar mucho tiempo.
(iii) Afecta la toma de decisiones:
El filtrado y el monitoreo de la información en los niveles inferiores es un arma de doble filo. Si bien tiene sus ventajas, también puede evitar que la información vital llegue a la alta gerencia. Esto puede cambiar la perspectiva al tomar decisiones.
2. Canal Informal de Comunicación / Vid:
El canal informal de comunicación a menudo se desalienta o se menosprecia en una "organización", y no está oficialmente sancionado. Se le conoce popularmente como vid. Esto se debe a que se ejecuta en todas las direcciones, independientemente de la estructura formal.
El origen del término vid se remonta a la forma en que creció la vid botánica sobre los cables telegráficos, lo que hace que los mensajes telegráficos vayan en direcciones no intencionales. En la vida de los negocios, la vid debe su existencia a la naturaleza chismosa del hombre.
Los seres humanos tienden a hablar de forma suelta o ligera con sus asociados, dondequiera que estén. De vez en cuando sienten la necesidad de liberarse de la necesidad de apegarse a la lógica o la verdad.
A medida que las personas realizan su trabajo, tienen una conversación informal con sus amigos en la oficina. Estas conversaciones tratan tanto asuntos personales como de negocios. Esto da lugar a la generación de un molino de rumores, que es una vid.
La vid se clasifica en cuatro categorías:
Hebra única : cada una le dice a la otra.
Grupo o cadena de chismes: uno le dice a todas las personas en su grupo.
Cadena de probabilidad: Cada uno le dice al azar a un número de personas.
Cadena de clúster: Algunos dicen a otros seleccionados.
Grapevine satisface las necesidades sociales de los miembros, conduce a relaciones humanas más relajadas (en parte a través de la liberación de la fantasía), sirve para llenar los posibles vacíos en la comunicación formal y vincula incluso a aquellas personas que no forman parte de la cadena de mando oficial.
Otras características de la vid son:
(i) Está más orientado hacia las personas que hacia los problemas.
(ii) No puede ser totalmente auténtico y confiable.
(iii) La transmisión de la vid fluye en todas las direcciones de una organización.
(iv) La información de la vid viaja muy rápido.
(v) Su responsabilidad no puede ser fijada.
Factores que conducen a la vid:
Una fábrica de rumores se activa cuando existen los siguientes factores en una organización:
(i) Falta de sentido de la dirección, especialmente en tiempos de crisis. Cuanto mayor es la incertidumbre, mayor es el rumourmongering.
(ii) La formación de grupos de empleados favorecidos por la dirección. Esto genera inseguridad entre otros empleados, lo que lleva a rumores.
(iii) La falta de confianza en sí mismo entre los empleados conduce a la formación de grupos. Estos grupos a menudo corren fábricas de rumores.
Ventajas:
(i) Velocidad:
La velocidad es la característica más notable de este canal de comunicación. Es posible transmitir información notablemente rápido ya que no hay barreras formales ni paradas. Un rumor, por lo tanto, puede extenderse como un incendio forestal.
(ii) Retroalimentación:
La retroalimentación a través de este canal es mucho más rápida que un canal de comunicación formal. El canal es como el pulso de una organización. La reacción a las decisiones, políticas, directivas y direcciones a menudo llega a los gerentes más rápido a través de este canal que a través del formal.
(iii) Función paralela:
El canal informal no tiene una sanción oficial, pero es un paralelo inevitable al canal formal. Funciona como un canal complementario de comunicación en una organización. Se sabe que los buenos gerentes utilizan el canal informal en su beneficio para transmitir información que de otra manera no sería adecuada para los canales formales.
(iv) Sistema de apoyo:
Una vid es un sistema de soporte informal desarrollado por empleados dentro de una organización. Los acerca y les da una inmensa satisfacción.
Desventajas:
(i) Menos creíble:
Una vid es menos creíble que un canal formal de comunicación. No puede tomarse en serio, ya que se trata solo del boca a boca. Por lo tanto, es probable que se contradiga.
(ii) Información selectiva:
Los canales informales generalmente no llevan la información completa. Como resultado, el receptor no recibe la esencia de todo el mensaje. Las personas que hacen travesuras o intereses creados pueden usar el canal para transmitir información selectiva.
(iii) crea problemas:
Una vid puede generar problemas dentro de una organización ya que no hay control sobre la información enviada, recibida, su representación y percepciones. La información se distorsiona. Una vid puede ser sinónimo de propagación de historias falsas o salvajes.
(iv) Fugas:
La información puede ser filtrada en el momento equivocado. El término 'secreto abierto' en una organización a menudo se puede atribuir a tales filtraciones.
Uso efectivo de canales informales de comunicación:
(i) Las autoridades superiores deben garantizar que los empleados estén bien informados sobre el funcionamiento de la organización. Esto reducirá la tendencia a la distorsión.
(ii) Las actividades que actualizan el conocimiento deben ser frecuentes. Esto evitará la generación de rumores.
(iii) Las autoridades superiores no deben permitirse el favoritismo.
(iv) Un gerente debe llevar a cabo reuniones regulares con los empleados.
(v) El gerente debe hacer esfuerzos para identificar a los empleados populares que pueden servir como líderes para otros empleados.
(vi) En la medida de lo posible, los empleados deben participar en el proceso de toma de decisiones.
(vii) Los gerentes no deben dedicarse a hablar mal.
(viii) Un gerente debe ser un buen oyente,
(ix) Un gerente debe tratar de obtener revisiones regulares sobre su estilo de trabajo.
