Control presupuestario: significado, objetivos y elementos esenciales

Control presupuestario en la organización: significado, definición, objetivos, elementos esenciales y otros detalles.

Sentido:

El control presupuestario es el proceso de determinar varios resultados reales con cifras presupuestadas para la empresa para el período futuro y los estándares establecidos y luego comparar las cifras presupuestadas con el rendimiento real para calcular variaciones, si las hay. En primer lugar, se preparan los presupuestos y luego se registran los resultados reales.

La comparación de las cifras presupuestadas y reales permitirá a la gerencia descubrir discrepancias y tomar medidas correctivas en el momento adecuado. El control presupuestario es un proceso continuo que ayuda en la planificación y coordinación. También proporciona un método de control. Un presupuesto es un medio y el control presupuestario es el resultado final.

Definiciones:

"De acuerdo con Brown y Howard, " el control presupuestario es un sistema de control de costos que incluye la preparación de presupuestos, la coordinación de los departamentos y el establecimiento de responsabilidades, la comparación del desempeño real con el presupuesto y la actuación en función de los resultados para lograr la máxima rentabilidad ". Weldon caracteriza el control presupuestario como planificación anticipada de las diversas funciones de una empresa para que la empresa en su conjunto esté controlada.

J. Batty lo define como: “Un sistema que utiliza los presupuestos como un medio para planificar y controlar todos los aspectos de la producción y / o venta de productos y servicios. Welsch relaciona el control presupuestario con el proceso de control diario ". Según él, " El control presupuestario implica el uso del presupuesto y los informes presupuestarios, durante todo el período, para coordinar, evaluar y controlar las operaciones diarias de acuerdo con Los objetivos especificados por el presupuesto ".

De las definiciones dadas anteriormente, está claro que el control presupuestario implica lo siguiente:

(a) Los objetos se establecen preparando presupuestos.

(b) El negocio está dividido en varios centros de responsabilidad para preparar varios presupuestos.

(c) Se registran las cifras reales.

(d) Las cifras presupuestadas y las cifras reales se comparan para estudiar el desempeño de los diferentes centros de costos.

(e) Si el desempeño real es inferior a las normas presupuestadas, se toma una acción correctiva de inmediato.

Objetivos del control presupuestario:

El control presupuestario es esencial para la planificación y control de políticas. También actúa como un instrumento de coordinación.

Los principales objetivos del control presupuestario son los siguientes:

1. Para garantizar la planificación para el futuro mediante la configuración de varios presupuestos, se anticipan los requisitos y el rendimiento esperado de la empresa.

3. Operar diversos centros de costos y departamentos con eficiencia y economía.

4. Eliminación de residuos y aumento de la rentabilidad.

5. Anticipar gastos de capital para el futuro.

6. Centralizar el sistema de control.

7. Corrección de desviaciones de los estándares establecidos.

8. Fijación de responsabilidad de diversos individuos en la organización.

Elementos esenciales del control presupuestario:

Hay ciertos pasos que son necesarios para la implementación exitosa del sistema de control presupuestario.

Estos son los siguientes:

1. Organización para el Control Presupuestario

2. Centros de presupuesto

3. Presupuesto mamífero

4. Oficial de presupuesto

5. Comité de Presupuesto

6. Período de presupuesto

7. Determinación del factor clave.

1. Organización para el Control Presupuestario:

La organización adecuada es esencial para la exitosa preparación, mantenimiento y administración de los presupuestos. Se forma un Comité de Presupuesto, que comprende los jefes de departamento de varios departamentos. Todos los jefes funcionales tienen la responsabilidad de garantizar la correcta implementación de sus respectivos presupuestos departamentales.

El Director Ejecutivo es el responsable general del sistema presupuestario. Constituye un comité de presupuesto para preparar presupuestos realistas. Un funcionario de presupuesto es el coordinador del comité de presupuesto que coordina los presupuestos de los diferentes departamentos. Los gerentes de los diferentes departamentos se hacen responsables de sus presupuestos departamentales.

2. Centros de presupuesto:

Un centro de presupuesto es la parte de la organización para la cual se prepara el presupuesto. Un centro de presupuesto puede ser un departamento, una sección de un departamento o cualquier otra parte del departamento. El establecimiento de centros presupuestarios es esencial para cubrir todas las partes de la organización. Los centros presupuestarios también son necesarios para fines de control de costos. El desempeño de la evaluación de las diferentes partes de la organización se vuelve fácil cuando se establecen diferentes centros.

3. Manual de presupuesto:

Un manual de presupuesto es un documento que detalla los deberes y también las responsabilidades de varios ejecutivos interesados ​​en los presupuestos. Especifica las relaciones entre los diversos funcionarios.

4. Oficial de Presupuesto:

El Director Ejecutivo, que está en la parte superior de la organización, designa a una persona como Oficial de Presupuesto. El funcionario de presupuestos está facultado para examinar los presupuestos preparados por diferentes jefes funcionales y hacer cambios en ellos, si las situaciones lo exigen. El desempeño real de los diferentes departamentos se comunica al Oficial de Presupuesto. Determina las desviaciones en los presupuestos y el desempeño real y toma las medidas necesarias para corregir las deficiencias, si las hay.

Trabaja como coordinador entre diferentes departamentos y supervisa la información relevante. También informa a la alta dirección sobre el desempeño de los diferentes departamentos. El oficial de presupuesto podrá realizar su trabajo completamente bien solo si está familiarizado con el funcionamiento de todos los departamentos.

5. Comité de Presupuesto:

En asuntos de pequeña escala, el contador se hace responsable de la preparación y ejecución de los presupuestos. En asuntos de gran escala se forma un comité conocido como Comité de Presupuesto. Los jefes de todos los departamentos importantes se hacen miembros de este comité. La comisión es responsable de la preparación y ejecución de los presupuestos. Los miembros de este comité presentan el caso de sus respectivos departamentos y ayudan al comité a tomar decisiones colectivas si es necesario. El Oficial de Presupuesto actúa como convocante de este comité.

6. Período del presupuesto:

Un período presupuestario es el período de tiempo durante el cual se prepara y se emplea un presupuesto. El período presupuestario depende de una serie de factores. Puede ser diferente para diferentes industrias o incluso puede ser diferente en la misma industria o negocio.

El periodo presupuestario depende de las siguientes consideraciones:

(a) El tipo de presupuesto, es decir, presupuesto de ventas, presupuesto de producción, presupuesto de compra de materias primas, presupuesto de gastos de capital. Un presupuesto de gastos de capital puede ser por un período más largo, es decir, de 3 a 5 años de compra, los presupuestos de venta pueden ser por un año.

(b) La naturaleza de la demanda de los productos.

(c) Los tiempos para la disponibilidad de las finanzas.

(d) La situación económica del país.

(e) La duración de los ciclos de comercio.

Todos los factores mencionados anteriormente se tienen en cuenta al fijar el período de presupuestos

7. Determinación del factor clave:

Los presupuestos están preparados para todas las áreas funcionales. Estos presupuestos son interdependientes e interrelacionados. Es necesaria una coordinación adecuada entre los diferentes presupuestos para que el control presupuestario sea un éxito. Las restricciones en algunos presupuestos también pueden afectar a otros presupuestos. Un factor que influye en todos los demás presupuestos se conoce como Factor clave o Factor principal.

Puede haber una limitación en la cantidad de productos que una empresa puede vender. En este caso, las ventas serán un factor clave y todos los demás presupuestos se prepararán teniendo en cuenta la cantidad de bienes que la empresa podrá vender. El suministro de materia prima puede ser limitado, por lo que los presupuestos de producción, ventas y efectivo se decidirán de acuerdo con el presupuesto de materia prima. De manera similar, la capacidad de la planta puede ser un factor clave si el suministro de otros factores es fácilmente disponible.

El factor clave puede no ser necesariamente el mismo. El suministro de materias primas puede estar limitado de una vez, pero puede estar fácilmente disponible en otro momento. Las ventas pueden aumentarse agregando más personal de ventas, etc. De manera similar, otros factores también pueden mejorar en diferentes momentos. El factor clave también destaca las limitaciones de la empresa. Esto permitirá a la administración mejorar el funcionamiento de aquellos departamentos donde existe un margen de mejora.

Ventajas del control presupuestario:

El sistema de control presupuestario ayuda a fijar los objetivos para la organización en su totalidad y se realizan esfuerzos concertados para lograr sus logros. Permite a las economías en la empresa.

Algunas de las ventajas del control presupuestario son:

1. Maximización de los beneficios:

El control presupuestario apunta a la maximización de los beneficios de la empresa. Para lograr este objetivo, se lleva a cabo una adecuada planificación y coordinación de las diferentes funciones. Hay un control adecuado sobre diversos gastos de capital e ingresos. Los recursos son puestos al mejor uso posible.

2. Coordinación:

El funcionamiento de los diferentes departamentos y sectores está adecuadamente coordinado. Los presupuestos de los diferentes departamentos están relacionados entre sí. La coordinación de varios ejecutivos y subordinados es necesaria para lograr los objetivos presupuestados.

3. Objetivos específicos:

Los planes, políticas y objetivos son decididos por la alta dirección. Todos los esfuerzos se unen para alcanzar el objetivo común, de la organización. Cada departamento tiene un objetivo a alcanzar. Los esfuerzos están dirigidos hacia el logro de algunos objetivos específicos. Si no hay un objetivo definido, los esfuerzos se desperdiciarán en la búsqueda de objetivos diferentes.

4. Herramienta para medir el rendimiento:

Al proporcionar objetivos a varios departamentos, el control presupuestario proporciona una herramienta para medir el desempeño gerencial. Los objetivos presupuestados se comparan con los resultados reales y se determinan las desviaciones. El desempeño de cada departamento se reporta a la alta dirección. Este sistema permite la introducción de la gestión por excepción.

5. Economía:

La planificación del gasto será sistemática y habrá gasto económico. Las finanzas se pondrán a un uso óptimo. Los beneficios derivados de la preocupación se extenderán finalmente a la industria y luego a la economía nacional. Los recursos nacionales se utilizarán económicamente y se eliminarán los desperdicios.

6. Determinando debilidades:

Las desviaciones en el desempeño presupuestado y real permitirán la determinación de los puntos débiles. Los esfuerzos se concentran en aquellos aspectos en los que el rendimiento es inferior al estipulado.

7. Acción correctiva:

La administración podrá tomar medidas correctivas siempre que exista una discrepancia en el rendimiento. Las desviaciones se informarán regularmente para que se tomen las medidas necesarias lo antes posible. En ausencia de un sistema de control presupuestario, las desviaciones se pueden determinar solo al final del periodo financiero.

8. Conciencia:

Crea conciencia presupuestaria entre los empleados. Al fijar objetivos para los empleados, se les hace conscientes de su responsabilidad. Todo el mundo sabe lo que se espera que haga y continúa con su trabajo sin interrupciones.

9. Reduce los costos:

En la actualidad, el control presupuestario mundial competitivo tiene un papel importante que desempeñar. Cada hombre de negocios intenta reducir el costo de producción para aumentar las ventas. Intenta tener esas combinaciones de productos donde la rentabilidad es mayor.

10. Introducción de Esquemas de Incentivos:

El sistema de control presupuestario también permite la introducción de esquemas de incentivos de remuneración. La comparación del desempeño presupuestado y real permitirá el uso de tales esquemas.

Limitaciones del control presupuestario:

A pesar de muchos puntos buenos de control presupuestario, existen algunas limitaciones de este sistema.

Algunas de las limitaciones se discuten a continuación:

1. Futuro incierto:

Los presupuestos están preparados para el período futuro. A pesar de las mejores estimaciones realizadas para el futuro, las predicciones no siempre se hacen realidad. El futuro siempre es incierto y la situación que se presume prevalecerá en el futuro puede cambiar. El cambio en las condiciones futuras trastorna los presupuestos que deben prepararse sobre la base de ciertos supuestos. Las incertidumbres futuras reducen la utilidad del sistema de control presupuestario.

2. Revisión presupuestaria requerida:

Los presupuestos se preparan bajo los supuestos de que ciertas condiciones prevalecerán. Debido a las incertidumbres futuras, las condiciones asumidas pueden no prevalecer, lo que requiere la revisión de los objetivos presupuestarios. La revisión frecuente de los objetivos reducirá el valor de los presupuestos y las revisiones también implican grandes gastos.

3. Desalentar a las personas eficientes:

Bajo el sistema de control presupuestario, los objetivos se dan a cada persona en la organización. La tendencia común de las personas es alcanzar los objetivos únicamente. Puede haber algunas personas eficientes que pueden superar los objetivos, pero también se sentirán satisfechos al alcanzar los objetivos. Por lo tanto, los presupuestos pueden servir como restricciones en las iniciativas de gestión.

4. Problema de coordinación:

El éxito del control presupuestario depende de la coordinación entre los diferentes departamentos. El desempeño de un departamento afecta los resultados de otros departamentos. Para superar el problema de la coordinación se necesita un Oficial de Presupuesto. Cada preocupación no puede permitirse el nombramiento de un Oficial de Presupuesto. La falta de coordinación entre los diferentes departamentos da como resultado un desempeño deficiente.

5. Conflicto entre diferentes departamentos:

El control presupuestario puede llevar a conflictos entre departamentos funcionales. Cada jefe de departamento se preocupa por las metas de su departamento sin pensar en la meta de negocios. Cada departamento intenta obtener la asignación máxima de fondos y esto genera un conflicto entre los diferentes departamentos.

6. Depende del apoyo de la alta dirección:

El sistema de control presupuestario depende del apoyo de la alta dirección. La administración debe ser entusiasta por el éxito de este sistema y debe brindar su apoyo total. Si en algún momento falta la asistencia de la administración superior, este sistema colapsará.