Barreras a la comunicación: 16 barreras a la comunicación dentro de una organización empresarial
La comunicación es el sustento de todos los negocios. Cualquier cosa que no funcione bien puede costarle caro a la organización. Los gerentes a menudo se quejan de que uno de sus mayores problemas es la interrupción de la comunicación.
Los especialistas han realizado estudios serios al respecto y han aislado ciertos factores que causan este problema. Vale la pena echar un vistazo a estas causas de interrupción de la comunicación.
1. Ruido:
El ruido es la primera y principal barrera para la comunicación. Significa "la interferencia que se produce en una señal y evita que escuche los sonidos correctamente". En una fábrica, por ejemplo, el ruido continuo producido por las máquinas dificulta la comunicación oral.
De la misma manera, algún problema técnico en un sistema de megafonía o una estática en un teléfono o cable de televisión distorsionará la señal de sonido y afectará la comunicación. Las condiciones climáticas adversas o alguna falla en los sistemas de telecomunicaciones ultramodernos también pueden estropear el efecto.
El ruido no significa solo esto. También abarca muchos otros factores que pueden existir al final del remitente, así como el del receptor. El remitente puede recurrir a señales ambiguas o confusas. El receptor puede desordenar el mensaje debido a la falta de atención o puede estropear la decodificación debido a una interpretación incorrecta o inesperada.
Los prejuicios del receptor también pueden interferir con su comprensión del mensaje con el espíritu correcto. Por lo tanto, debemos tener en cuenta que siempre es probable que la comunicación se vea afectada por el "ruido" que representa tantas cosas.
2. Falta de planificación:
La comunicación no es un asunto casual. Desafortunadamente muchas personas lo toman a la ligera. El resultado es que el mensaje que se va a enviar no se puede planificar cuidadosamente. Hay innumerables ejemplos de personas que darían una conferencia mal planificada y larga, mientras que una breve presentación con tablas o gráficos sería suficiente. Tal evento se convertiría en uno de falta de comunicación o mala comunicación. De la misma manera, a algunas personas no les importa elegir el momento y el lugar adecuados que son tan necesarios para una comunicación efectiva.
3. Problemas semánticos:
La semántica es el estudio sistemático del significado. Es por eso que los problemas que surgen de la expresión o transmisión de significado en la comunicación se denominan problemas semánticos. La comunicación oral o escrita se basa en palabras. Y las palabras, limitadas en número, pueden usarse de manera ilimitada.
El significado está en la mente del remitente y también en el del receptor. Pero no siempre es necesario que el significado en la mente del remitente sea el mismo que en la mente del receptor. Mucho, por lo tanto, depende de cómo el remitente codifique su mensaje.
El remitente debe tener cuidado de que el receptor no malinterprete su mensaje y obtenga el significado deseado. Muy a menudo no sucede de esta manera. Esto conduce a problemas semánticos. Solo se puede garantizar si buscamos la claridad, la simplicidad y la brevedad para que el receptor obtenga el significado deseado.
4. Barreras culturales:
Las diferencias culturales a menudo surgen como barreras de comunicación. Tenemos que ser especialmente cuidadosos en este aspecto, ya que ahora tenemos que operar en un entorno internacional. La misma categoría de palabras, frases, símbolos, acciones, colores significa diferentes cosas para personas de diferentes países o diferentes orígenes culturales.
Por ejemplo, en los Estados Unidos a las personas les encanta que las llamen por sus nombres de pila mientras están en Gran Bretaña, y en gran medida también en la India, a las personas les gusta que las llamen por su apellido. En los Estados de América del Norte, un signo de "O" hecho con el índice y el pulgar significa "OK", mientras que en los Estados del Sur se considera obscenidad.
5. Suposiciones erróneas:
Muy a menudo actuamos en base a suposiciones, sin preocuparnos por buscar aclaraciones para ellas. Debemos hacer todos los esfuerzos posibles para mantener nuestra buena voluntad y no actuar impulsivamente en base a suposiciones. Si, por ejemplo, un cliente nos escribe que le gustaría visitar nuestra oficina o fábrica sin decirnos que le gustaría que lo recojan y asumimos que se las arreglará para salir solo, puede provocar una pérdida de buena voluntad. . Por eso es necesario ser circunspecto en tales asuntos.
6. Barreras socio-psicológicas:
Las actitudes y opiniones, el lugar en la sociedad y el estado de conciencia que se derivan de la posición de uno en la estructura jerárquica de la organización, las relaciones con los compañeros, las personas mayores, los jóvenes y los antecedentes familiares, afectan profundamente la capacidad de uno para comunicarse como remitente y receptor. .
La conciencia de estado es ampliamente conocida por ser una barrera de comunicación seria en las organizaciones. Conduce a un distanciamiento psicológico que conduce además a la interrupción de la comunicación o la falta de comunicación. A menudo se ve que un hombre en lo alto de una organización construye un muro a su alrededor. Esto restringe la participación de los menos poderosos en la toma de decisiones. De la misma manera, el entorno familiar formula la actitud y las habilidades de comunicación.
7. Emociones:
Las emociones juegan un papel muy importante en nuestra vida. Tanto la codificación como la decodificación de los mensajes están influenciadas por nuestras emociones. Un mensaje recibido cuando estamos emocionados emocionalmente tendrá un significado diferente para nosotros que cuando estemos tranquilos y serenos. La ira es la peor emoción y enemiga de la comunicación.
8. Percepción selectiva:
La mayoría de los factores citados anteriormente conducen a la percepción selectiva. Significa que los receptores ven y escuchan de forma selectiva según sus necesidades, antecedentes, motivaciones, experiencia y otras características personales. Mientras descodifican los mensajes, la mayoría de los receptores protegen sus propios intereses y expectativas en el proceso de comunicación, lo que conduce a un tipo particular de retroalimentación que puede convertirse en un problema de comunicación.
9. Filtrado:
Filtrar significa que el remitente de un mensaje manipula la información de tal manera que el receptor la verá de manera más favorable. A un gerente, por ejemplo, le gusta decirle a su jefe lo que siente o lo que su jefe quiere escuchar. En este proceso, él está filtrando la información. El resultado neto es que el hombre en la parte superior nunca obtiene información objetiva.
De la misma manera, las personas en los niveles más bajos condensan y sintetizan información para obtener los máximos beneficios para sí mismos. Retienen o ignoran alguna parte importante de la información. Cuantos más niveles verticales haya en la organización, más posibilidades hay de filtrar. Este es un problema de comunicación muy frecuente.
10. Sobrecarga de información:
La entrada no controlada de información a menudo se convierte en otra barrera para la comunicación. Puede ahogar al alto ejecutivo o aburrirlo y frustrarlo. Cuando las personas están atascadas con demasiada información, es probable que cometan errores.
También pueden demorar el procesamiento o la respuesta a la información / mensaje al menos por algún tiempo. Y el retraso puede convertirse en un hábito, causando serios problemas de comunicación. Las personas también pueden ser selectivas en su respuesta, y la selectividad no es amigable para la comunicación. Por otro lado es un problema de comunicación.
11. Retención pobre:
Como corolario del problema mencionado anteriormente, vale la pena señalar que las personas también pueden olvidar los mensajes que llegan a ellos. De ahí surge la necesidad de repetir el mensaje y usar más de un medio para comunicar el mismo mensaje.
12. Pobre escuchar:
La mala audición puede llevar a problemas serios de comunicación. Demasiadas personas están interesadas en hablar, y en su mayoría hablan de sí mismas. Están tan involucrados, consigo mismos que no tienen paciencia para escuchar. El resultado es que no están interesados en el hablante cuyas palabras se pierden.
Todos saben acerca de la importancia de escuchar, pero muy pocos realmente practican la escucha paciente, activa y empática. Por eso surgen tantos problemas de comunicación. La mala audición explica la información incompleta y también la mala retención. Uno puede simplemente no obtener el resultado deseado si esto sigue sucediendo.
13. Conflictos de gol:
Muy a menudo, los choques de los objetivos de varias unidades y subunidades de una organización conducen a fallas en la comunicación. La comunicación debe servir como un ejercicio de reducción de conflictos. Pero los conflictos de objetivos actúan como mecanismos de reducción de la comunicación.
Diferentes unidades internalizan sus propios objetivos, y eso lleva a la división o bifurcación de intereses en la organización. Cuando las personas comienzan a competir por el cumplimiento de sus estrechos intereses, la comunicación sufre.
14. Estilo ofensivo de la comunicación:
Es bastante obvio que el estilo ofensivo de comunicación conduce a la interrupción de la comunicación. Es un punto bastante sensible. Si un gerente envía un mensaje de tal manera que los trabajadores / jóvenes se pongan a la defensiva, sus relaciones se tensarán y la comunicación se verá afectada. Por lo tanto, es absolutamente necesario que la gerencia adopte un estilo persuasivo de comunicación.
15. Insuficiente período de ajuste:
Es un hecho bien conocido que las personas responden al cambio de diferentes maneras. Se toman su tiempo para adaptarse a cualquier noticia o propuesta de cambio. Si bien el propósito de la comunicación es efectuar un cambio, se debe tener en cuenta que los empleados a los que se les cambiarán los deberes, los cambios, etc., deben recibir tiempo suficiente. Solo así la comunicación será efectiva.
16. Pérdida por Transmisión:
La comunicación a menudo sufre o se diluye cuando los mensajes pasan de una persona a otra en una serie de transmisiones. Se diluyen en el camino. Se debe tener especial cuidado de que el mensaje deseado llegue a la persona interesada.
