Asignación y distribución de gastos generales a centros de costos

Hagamos un estudio en profundidad de los tipos de departamento, la asignación y la distribución de los gastos generales a los centros de costos, sus bases, principios y ventajas de la departamentalización.

Cuando todos los elementos se recopilan adecuadamente en los encabezados de cuenta adecuados, el siguiente paso es la asignación y la distribución de dichos gastos a los centros de costos. Esto también se conoce como departamentalización de gastos generales. La departamentalización de los gastos generales de producción es el proceso de identificación de gastos generales de producción con diferentes departamentos de producción / servicio o centros de costo. Se realiza mediante la asignación y el reparto de gastos generales entre los distintos departamentos.

Por lo tanto, implica:

(i) Asignación y distribución de gastos generales entre los departamentos de producción y servicio y

(ii) Redistribución de los gastos generales de los departamentos de servicio entre los departamentos de producción.

Una fábrica está dividida administrativamente en subdivisiones conocidas como departamentos para que funcione sin problemas y de manera eficiente. Esta subdivisión se realiza de tal manera que cada departamento representa una división de la actividad de la empresa, como el departamento de reparaciones, el departamento de energía, el departamento de herramientas, el departamento de tiendas, el departamento de efectivo, el departamento de costos, etc.

Los siguientes factores se deben tener en cuenta al organizar una preocupación en varios departamentos:

(i) Cada proceso de fabricación se divide en sus divisiones naturales para mantener el flujo natural de materias primas desde el momento de la compra hasta su conversión en productos terminados y venta.

(ii) Para garantizar un flujo de producción sin problemas, la secuencia de operaciones se tiene en cuenta al determinar la ubicación de los distintos departamentos.

(iii) Para el control físico de la producción y el mantenimiento de la eficiencia de la preocupación, la división de la responsabilidad se debe tener en cuenta al organizar los departamentos. La división de la responsabilidad en la medida de lo posible debe ser clara, sin ambigüedad y control dual.

Tipos de Departamentos:

En una empresa manufacturera, hay tres tipos de departamentos:

(a) Departamentos de fabricación o producción.

(b) Departamentos de servicio.

(c) Departamentos parcialmente productores.

(a) Departamentos de producción:

Un departamento donde se lleva a cabo el proceso real de fabricación se denomina departamento de fabricación o producción. Cubre la fabricación directa y se dedica a convertir las materias primas en productos terminados realizando algunas operaciones manuales y / o de la máquina en cualquier parte del producto.

El número de dichos departamentos y su número dependerán de la naturaleza de la industria, el tipo de trabajo realizado y el tamaño de la fábrica. Por ejemplo, en los departamentos de producción de laminado de acero, molino en caliente, molino en frío, taller de decapado, taller de recocido, endurecimiento, pulido y esmerilado.

(b) Departamentos de Servicio:

El departamento de servicio es un auxiliar y no está directamente involucrado en la producción, aunque su existencia es muy esencial para un funcionamiento eficiente y sin problemas de los departamentos de producción. Dichos departamentos no participan directamente en la conversión de materias primas en productos terminados. Dichos departamentos (como electricidad o reparaciones y mantenimiento) prestan un tipo particular de servicio para el beneficio de otros departamentos.

El número de departamentos en una fábrica y los nombres que se les asignarán depende del tamaño de la fábrica, la naturaleza de la industria y la naturaleza del servicio prestado. Los departamentos de servicio, comunes a la mayoría de las preocupaciones, son las tiendas, la oficina de costos, el departamento de personal, el departamento de planificación y progreso, la sala de herramientas, el hospital y el dispensario, la sección de mantenimiento de máquinas y mantenimiento eléctrico, etc.

(c) Departamentos de producción parcial:

Normalmente, un departamento puede ser un departamento de servicio, pero a veces realiza un trabajo productivo, por lo que se convierte en un departamento de producción parcial. Por ejemplo, un taller de carpintería que es principalmente responsable de las reparaciones y el mantenimiento de diversos accesorios y accesorios a veces se le puede requerir que fabrique cajas de empaque para que los cargos directos se entreguen, será un departamento de producción parcial.

Asignación de gastos generales:

La asignación es el proceso de identificación de gastos generales con centros de costo. Un gasto que es directamente identificable con un centro de costo específico se asigna a ese centro. Por lo tanto, es la asignación de un elemento de costo completo a un centro de costo o unidad de costo o se refiere al cargo de gastos que puede identificarse en su totalidad con un departamento en particular. Por ejemplo, la totalidad de los salarios de horas extra pagadas a los trabajadores en relación con un departamento en particular debe cargarse a ese departamento.

De manera similar, el costo de las reparaciones y el mantenimiento de una máquina en particular se debe cargar a ese departamento en particular donde se encuentra la máquina. Energía, si se proporcionan medidores separados en cada centro de costo y combustible para calderas son otros ejemplos de asignación. Por lo tanto, el término asignación significa la asignación de todo el artículo sin división a un departamento o centro de costos en particular.

Distribución de gastos generales :

El reparto de costos es la asignación de proporciones de artículos a centros de costos o unidades de costos sobre una base equitativa. El término se refiere a la asignación de gastos que no se pueden identificar completamente con un departamento en particular. Dichos gastos requieren división y distribución en dos o más centros de costo o unidades.

Por lo tanto, la distribución de costos surgirá en caso de gastos comunes a más de un centro de costos o unidad. Se define como la asignación a dos o más centros de costo de proporciones de las partidas comunes de costo sobre la base estimada del beneficio recibido. Los elementos comunes de los gastos generales son el alquiler y las tarifas, la depreciación, las reparaciones y el mantenimiento, la iluminación, el salario del gerente de obras, etc.

Bases de prorrateo :

Se deben encontrar bases adecuadas para repartir los elementos del costo general a los departamentos de producción y servicio y luego para la redistribución de los costos de los departamentos de servicio a otros departamentos de servicio y producción. La base adoptada debe ser tal que los gastos que se prorratean se puedan medir por la base adoptada y debe haber una correlación adecuada entre los gastos y la base.

Por lo tanto, los gastos comunes deben distribuirse o distribuirse entre los departamentos de manera equitativa. El proceso de distribución se conoce generalmente como 'Distribución primaria'.

Las siguientes son las principales bases de la distribución de gastos generales utilizados en las preocupaciones de fabricación:

(i) Asignación directa:

Los gastos generales se asignan directamente a varios departamentos en función de los gastos de cada departamento, respectivamente. Algunos ejemplos son: la prima por horas extraordinarias de los trabajadores que participan en un departamento en particular, la energía (cuando hay medidores separados disponibles), las reparaciones de tareas, etc.

(ii) Trabajo directo / Horas de la máquina:

Bajo esta base, los gastos generales se distribuyen a varios departamentos en la proporción del número total de horas de mano de obra o máquinas trabajadas en cada departamento. La mayoría de los artículos generales se distribuyen sobre esta base.

(iii) Valor de los materiales que pasan por los centros de costo:

Esta base se adopta para gastos asociados con materiales tales como gastos de manejo de materiales.

(iv) Salarios directos:

De acuerdo con esta base, los gastos se distribuyen entre los departamentos en la proporción de las facturas de salarios directos de los distintos departamentos. Este método se usa solo para aquellas partidas de gastos que se contabilizan con los montos de los salarios, por ejemplo, el seguro de los trabajadores, su contribución al fondo de previsión, la compensación de los trabajadores, etc.

(v) Número de trabajadores:

El número total de trabajadores que trabajan en cada departamento se toma como base para repartir los gastos generales entre los departamentos. Cuando el gasto depende más del número de empleados que de la factura salarial o del número de horas de trabajo, se utiliza este método. Este método se utiliza para la distribución de ciertos gastos como gastos de bienestar y recreación, gastos médicos, tiempo, supervisión, etc.

(vi) Área de Piso de los Departamentos:

Esta base se adopta para el reparto de ciertos gastos como iluminación y calefacción, alquileres, tarifas, impuestos, mantenimiento de edificios, aire acondicionado, servicios de precaución contra incendios, etc.

(vii) Valores de Capital:

En este método, los valores de capital de ciertos activos como la maquinaria y la construcción se utilizan como base para la distribución de ciertos gastos.

Algunos ejemplos son:

Tarifas, impuestos, depreciación, mantenimiento, gastos de seguro del edificio, etc.

(viii) Puntos de luz:

Esto se utiliza para distribuir los gastos de iluminación.

(ix) Kilovatios Horas:

Esta base se utiliza para la distribución de los gastos de energía.

(x) Estimaciones técnicas:

Esta base de prorrateo se utiliza para el prorrateo de aquellos gastos para los cuales es difícil, averiguar cualquier otra base de prorrateo. Una evaluación de la proporción equitativa es realizada por expertos técnicos. Esto se usa para distribuir iluminación, energía eléctrica, salario del gerente de obras, transporte interno, vapor, cargos por agua, etc. cuando se usan para procesos.

Principios de prorrateo de gastos generales:

La determinación de una base adecuada es de primordial importancia y los siguientes principios son guías útiles para un contador de costos:

(i) Servicio o uso o beneficio derivado:

Si se puede medir el servicio prestado por una partida particular de gastos a diferentes departamentos, los gastos generales se pueden prorratear convenientemente sobre esta base. Por lo tanto, el costo de mantenimiento se puede distribuir a diferentes departamentos en función de las horas de la máquina o el valor del capital de las máquinas, los cargos de alquiler se distribuirán de acuerdo con el espacio ocupado por cada departamento.

(ii) Capacidad de pago del método:

Bajo este método, los gastos generales deben distribuirse en proporción a la capacidad de ventas, ingresos o rentabilidad de los departamentos, territorios, base de productos, etc. Por lo tanto, los trabajos o productos que obtienen mayores ganancias tienen una mayor proporción de los gastos generales. Este método no es equitativo y, en general, no es recomendable aliviar las unidades ineficientes al costo de las unidades eficientes.

(iii) Método de eficiencia:

Bajo este método, la distribución de los gastos se realiza sobre la base de los objetivos de producción. Si se supera el objetivo, el costo unitario se reduce, lo que indica una eficiencia superior al promedio. Si no se logra el objetivo, el costo unitario aumenta, revelando así la ineficiencia del departamento.

(iv) Método de encuesta:

En ciertos casos, es posible que no sea posible medir exactamente el alcance de la mecha de beneficios que reciben los diversos departamentos, ya que esto puede variar de un período a otro, se realiza una encuesta de los diversos factores involucrados y la parte de los costos generales que debe cubrir cada costo. el centro esta determinado

Por lo tanto, los sueldos del capataz que sirve a dos departamentos pueden asignarse después de una encuesta adecuada que puede revelar que el 30% de dicho salario debe asignarse a un departamento y el 70% al otro departamento. El costo de la iluminación, cuando no se mide, se puede distribuir de manera similar en una encuesta sobre el número y el vataje de los puntos de luz y las horas de uso en cada centro de costo.

Ilustración 1:

¿Qué base seguiría para la distribución de los siguientes gastos generales a los departamentos?

(a) Gastos de servicio en la tienda,

(b) Seguro de Estado de los Empleados,

(c) Renta de Fábrica,

(d) Alquiler municipal, tasas e impuestos,

(e) Seguros de Edificación y Maquinaria,

(f) Gastos del Departamento de Bienestar,

(g) Gastos de guardería,

(h) Vapor,

(i) Luz eléctrica,

(j) Seguro contra incendios.

Ilustración 2:

La "Compañía moderna" se divide en cuatro departamentos: P 1, P 2, P 3 son departamentos productores y S 1 es un departamento de servicio.

Los costos reales de un período son los siguientes:

Ventajas de la departamentalización de gastos generales:

La departamentalización de gastos generales tiene las siguientes ventajas:

1. La asignación y la distribución de los gastos generales a los departamentos respectivos facilitan el control de los gastos generales mediante presupuestos predeterminados.

2. La distribución del costo del departamento de servicio a la producción y otros departamentos de servicio facilita el control de los usos que se hacen de los servicios prestados a los respectivos departamentos.

3. La absorción de los costos generales en los productos producidos por las tarifas generales del departamento facilita la determinación del costo, ya que los costos generales de los departamentos respectivos se toman en cuenta al determinar las tarifas generales.

4. La base utilizada en la predeterminación de las tasas de gastos generales del departamento puede usarse para controlar la base real en comparación con la cantidad predeterminada.

5. El análisis de la absorción insuficiente o excesiva de los gastos generales revela las razones de las variaciones que indican las medidas correctivas que deben tomarse.

6. Para trabajar correctamente el costo del trabajo en curso. Si la sobrecarga no está dividida en departamentos, el costo del trabajo en curso se cargará con una proporción de la sobrecarga de todos los departamentos, incluidos aquellos en los que el producto aún no se ha procesado.