9 medidas importantes para superar las barreras de la comunicación
Para eliminar los obstáculos en la forma de comunicación, los siguientes pasos son dignos de consideración:
(1) Aclare las ideas antes de la comunicación:
La persona que envía la comunicación debe tener muy claro lo que quiere decir. Debe conocer el objetivo de su mensaje y, por lo tanto, debe organizar sus pensamientos en el orden correcto.
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(2) Comunicarse de acuerdo con la necesidad del receptor:
El remitente de la comunicación debe preparar la estructura del mensaje no de acuerdo con su propio nivel o capacidad, pero debe tener en cuenta el nivel, la comprensión o el entorno del receptor.
(3) Consultar a otros antes de la comunicación:
En el momento de planificar la comunicación, se deben invitar sugerencias de todas las personas interesadas. Su principal ventaja será que todas aquellas personas que sean consultadas al momento de preparar el plan de comunicación contribuirán al éxito del sistema de comunicación.
(4) Tenga en cuenta el idioma, el tono y el contenido del mensaje:
El remitente debe hacerse cargo del hecho de que el mensaje debe estar enmarcado en un lenguaje claro y hermoso. El tono del mensaje no debe dañar los sentimientos del receptor. En la medida de lo posible, el contenido del mensaje debe ser breve y debe evitarse el uso excesivo de palabras técnicas.
(5) Transmitir cosas de ayuda y valor para el oyente:
El asunto del mensaje debe ser útil para el receptor. La necesidad y el interés del receptor deben tenerse especialmente en cuenta. La comunicación es más efectiva en tal situación.
(6) Asegurar la retroalimentación adecuada:
El propósito de la retroalimentación es averiguar si el receptor ha entendido correctamente el significado de la información recibida. En la comunicación cara a cara, se puede entender la reacción en la cara del receptor.
Pero en el caso de una comunicación por escrito o algún otro tipo de comunicación, el remitente debe adoptar algún método adecuado de retroalimentación.
(7) Consistencia del mensaje:
La información enviada al receptor no debe ser autocontradictoria. Debe estar de acuerdo con los objetivos, políticas, programas y técnicas de la organización. Cuando se debe enviar un nuevo mensaje en lugar del anterior, siempre se debe hacer una mención del cambio, de lo contrario se pueden generar algunas dudas.
(8) Comunicación de seguimiento:
Para que la comunicación sea efectiva, la gerencia debe tratar regularmente de conocer las debilidades del sistema de comunicación. En este contexto, se puede hacer un esfuerzo para saber si se debe hacer más hincapié en la comunicación formal o informal.
De manera similar, se pueden invitar sugerencias con respecto al medio de comunicación (oral, escrito y gestual) para saber qué medio sería más efectivo y apropiado.
(9) Sé un buen oyente:
Es la esencia de la comunicación que tanto el remitente como el receptor deben ser buenos oyentes. Ambos deben escuchar el punto de vista del otro con atención, paciencia y actitud positiva. Un remitente puede recibir mucha información relevante siendo un buen oyente.
