9 Características de un sistema de control efectivo - ¡Explicado!
Los controles en cada nivel se centran en entradas, procesos y salidas. Es muy importante tener controles efectivos en cada una de estas tres etapas.
Los sistemas de control efectivos tienden a tener ciertas características comunes. La importancia de estas características varía con la situación, pero en general los sistemas de control efectivos tienen las siguientes características.
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1. Exactitud:
Los controles efectivos generan datos e información precisos. La información precisa es esencial para las decisiones gerenciales efectivas. Los controles inexactos desviarían los esfuerzos de gestión y las energías en los problemas que no existen o tienen una prioridad baja y no alertarían a los gerentes sobre problemas serios que requieren atención.
2. Puntualidad:
Hay muchos problemas que requieren atención inmediata. Si la información sobre dichos problemas no llega a la administración de manera oportuna, entonces dicha información puede volverse inútil y causar daños. En consecuencia, los controles deben garantizar que la información llegue a los responsables de la toma de decisiones cuando la necesiten para que pueda seguir una respuesta significativa.
3. Flexibilidad:
El entorno económico y empresarial es de naturaleza altamente dinámica. Los cambios tecnológicos se producen muy rápido. Un sistema de control rígido no sería adecuado para un entorno cambiante. Estos cambios resaltan la necesidad de flexibilidad tanto en la planificación como en el control.
La planificación estratégica debe permitir ajustes para amenazas y oportunidades no anticipadas. De manera similar, los gerentes deben hacer modificaciones en el control de métodos, técnicas y sistemas a medida que sean necesarios. Un sistema de control efectivo es aquel que puede actualizarse rápidamente a medida que surja la necesidad.
4. Aceptabilidad:
Los controles deben ser tales que todas las personas afectadas por ellos puedan entenderlos y aceptarlos completamente. Un sistema de control que es difícil de entender puede causar errores innecesarios y frustraciones y puede ser resentido por los trabajadores.
En consecuencia, los empleados deben estar de acuerdo en que tales controles son necesarios y apropiados y no tendrán ningún efecto negativo en sus esfuerzos para lograr sus objetivos personales y organizacionales.
5. Integración:
Cuando los controles son coherentes con los valores y la cultura corporativos, funcionan en armonía con las políticas de la organización y, por lo tanto, son más fáciles de aplicar. Estos controles se convierten en parte integrante del entorno organizativo y, por lo tanto, se vuelven efectivos.
6. Viabilidad económica:
El costo de un sistema de control debe ser equilibrado con sus beneficios. El sistema debe ser económicamente viable y razonable para operar. Por ejemplo, un sistema de alta seguridad para salvaguardar los secretos nucleares puede estar justificado, pero el mismo sistema para salvaguardar los suministros de oficina en una tienda no estaría justificado económicamente. Por consiguiente, los beneficios recibidos deben superar el costo de implementar un sistema de control.
7. Colocación estratégica:
Los controles efectivos deben colocarse y enfatizarse en puntos de control críticos y estratégicos donde no se pueden tolerar las fallas y donde los costos de fallas en tiempo y dinero son mayores.
El objetivo es aplicar controles al aspecto esencial de un negocio donde una desviación de los estándares esperados causará el mayor daño. Estas áreas de control incluyen producción, ventas, finanzas y servicio al cliente.
8. Acción correctiva:
Un sistema de control efectivo no solo comprueba e identifica la desviación, sino que también está programado para sugerir soluciones para corregir dicha desviación. Por ejemplo, una computadora que mantiene un registro de inventarios puede ser programada para establecer pautas "si-entonces". Por ejemplo, si el inventario de un artículo en particular cae por debajo del cinco por ciento del inventario máximo disponible, entonces la computadora indicará la reposición de dichos artículos.
9. Énfasis en la excepción:
Un buen sistema de control debería funcionar según el principio de excepción, de modo que solo se notifiquen las desviaciones importantes a la administración. En otras palabras, la administración no tiene que preocuparse por las actividades que se ejecutan sin problemas. Esto asegurará que la atención gerencial se dirija hacia el error y no hacia la conformidad. Esto eliminaría la supervisión innecesaria y antieconómica, la información marginalmente beneficiosa y una pérdida de tiempo de gestión.
