3 componentes de una reunión de negocios: aviso, agenda y actas

Algunos de los componentes principales de una reunión de negocios son: 1. Aviso de reunión, 2. Agenda de la reunión y 3. Actas de la reunión

Aviso de una reunión:

Cuando se debe convocar una reunión, se requiere que se envíe un aviso a todos los que deben asistir.

Debería satisfacer estas condiciones:

1. Debería estar bajo la autoridad apropiada

2. Debe indicar el nombre de la organización.

3. Debe indicar el día, la fecha, la hora y el lugar. También, a veces, cómo llegar al lugar.

4. Debería estar bien adelantado. Algunos requieren un aviso de siete días, unas 48 horas.

5. Debe indicar el propósito y, si es posible, la agenda.

6. Debe llevar la fecha de circulación y la firma del convocante / secretario.

7. Debe ir a todas las personas requeridas en la reunión.

8. Debería mencionar el TA / DA, etc., a pagar y los arreglos para esto.

En la práctica, es necesario asegurar que la notificación haya llegado a tiempo. Esto puede hacerse telefónicamente. La sección de despacho y el post son propensos a retrasos.

A menudo encontramos que entre la fecha de una carta de una organización pública importante y la marca de correo en la carta, hay un intervalo de 10 a 12 días. Un aviso que debe llegar siete días antes de una reunión no debe llegar siete días después de la reunión.

Agenda:

Como se indicó anteriormente, una agenda es la lista de elementos que se considerarán en una reunión. También se le llama negocio u orden de negocio. Viene de la palabra latina agendum (singular) que significa "algo por hacer". Pero la agenda (el plural latino) se usa como un sustantivo singular.

Es el mapa de ruta de la reunión. Los avisos de muestras anteriores ya contienen una pista de cómo está escrito. El orden del día puede ser parte de la notificación o puede adjuntarse como un anexo. El coordinador / secretario lo prepara en consulta con el presidente y obtiene su aprobación.

Los puntos del orden del día deben cubrir todo lo necesario para ser considerados en ese momento. Reuniones toman tiempo y esfuerzo para organizar; Por eso la agenda tiene que estar bien pensada.

Los artículos pueden ser creados a partir de:

(a) Minutos anteriores

(b) Sugerencias recibidas.

(c) Acciones y eventos desde la última reunión.

(d) Correspondencia de la organización.

La agenda contiene elementos de rutina, así como los especiales.

Aquí están algunas pautas para enumerar los artículos:

1. Disculpas de los miembros ausentes (no es necesario que estén escritas previamente)

2. Condolencias si las hay (pueden o no estar escritas previamente)

3. Lectura y aprobación de actas del último encuentro.

4. Asuntos que surgen de las actas de la reunión anterior (esto no siempre es necesario mencionar)

5. Artículos urgentes y no controversiales.

6. Asuntos que requieren una discusión más estrecha y debates.

7. Cualquier artículo nuevo en el lugar con la aprobación del presidente.

8. Fecha de la próxima reunión.

El último punto en una reunión es un voto de agradecimiento al presidente, pero esto debe mencionarse. Los artículos se mencionan de forma breve o detallada según la práctica o la necesidad.

El estilo utilizado es el siguiente:

(i) Nombramiento de auditores

(ii) Inducción de nuevos miembros.

(iii) Lectura de minutos.

(iv) Felicitar a los demás por el premio que Padmashri le otorgó.

O

(i) Leer y aprobar el acta de la reunión anterior.

(ii) Considerar el borrador del anuncio.

(iii) Organizar un campo de donación de sangre.

(iv) Nombrar subcomités de competición deportiva y competición musical.

La agenda debe ser manejable dentro del tiempo a disposición. Algunos clubes tienen un límite de tiempo para la duración de una reunión (por ejemplo, 90 minutos), que determina automáticamente el alcance de la discusión.

Acta de la reunión:

El acta de una reunión es el registro de las discusiones / decisiones en él. Tienen un estatus oficial; Son útiles en la ley, y en algunos casos requieren que la ley se escriba. Las actas son definitivas cuando son aprobadas por los miembros del grupo con el que se relacionan, generalmente en la próxima reunión, y firmadas por el presidente.

Incluso si hay momentos emocionales en una reunión, los minutos se escriben de una manera no emocional, son fríos, fácticos, impersonales e imparciales. Además, tales son las exigencias de tiempo para la mayoría de las personas que los minutos deben ser concisos, reducidos a lo esencial.

Solo algunas organizaciones requieren que también registren las discusiones detalladas (es decir, quién dijo cuáles y cuáles fueron las reacciones ... hasta que se tomó la decisión). Normalmente, el cuerpo de los registros del minuto.

(a) Las mociones y enmiendas a las mismas.

(b) El proponente y secundado de mociones.

(c) Los detalles de la votación, en su caso.

(d) Recomendaciones

(e) Decisiones / resoluciones

(f) Tareas asignadas a individuos, subcomités.

Los minutos generales deben dar:

1. El nombre de la organización / unidad

2. Día, fecha, hora y lugar.

3. Número en orden (ej. 33ª reunión de…)

4. Nombres del presidente y del secretario.

5. Nombres de los miembros presentes.

6. Nombres de los ausentes.

7. Asistentes por invitación especial, por ejemplo, auditor, proveedor, etc.

8. Registro de las transacciones (en las pautas dadas arriba)

9. Firma del secretario y, previa aprobación, del presidente.

Consejos para escribir minutos:

Las actas son escritas generalmente por la secretaria a partir de las notas tomadas durante la reunión. Él / ella puede usar la agenda como marco para escribirlas y usar formas cortas, taquigrafía, etc. para tomar notas rápidas y precisas. Puede que tenga que pedirles a los miembros que repitan sus palabras para que estén bien.

Él debe anotar todos los detalles necesarios para la copia justa de los minutos. Los elementos de las actas se pueden escribir en encabezados cortos, como los que se utilizan en la agenda.

(En cuanto a leerlos, algunos comités los hacen circular por adelantado y los toman como leídos. De lo contrario, el lector debería leerlos en voz alta, clara y rápidamente).

En cuanto al estilo, utilizan una de estas construcciones:

a. Se resolvió aprobar el acta de la reunión anterior.

segundo. Se decidió crear un subcomité para considerar

do. Se resolvió que se realizara un campamento de donación de sangre el 15 de agosto. (El verbo se usa en el modo de subjuntivo: "ser hecho, ser nombrado", etc.)

Alternativamente, la descripción se da en tiempo pasado:

1. Minutos del último encuentro:

La secretaria leyó las actas de la reunión fechadas ... y fueron aprobadas.

2. Donación recibida:

El presidente informó que había recibido una donación de Rs. 50, 000 del ex miembro Sr. Gopal Rathi.

En el momento de la aprobación, el presidente pregunta: "¿Aceptas las actas tal como están?" O "¿Algún asunto que surja de las actas?"

Su capacidad para escribir buenos minutos puede ganarle un puesto de premio en una organización. Además, si mantiene una posición y no sabe cómo escribir los minutos, es posible que se sienta avergonzado.

Conferencias:

Conferir medios para consultar y una conferencia de negocios es la reunión de personas que tienen un objetivo empresarial común con el fin de consultar, asesorar o recomendar. En comparación con una reunión, una conferencia es informal y, a menudo, mucho más grande. Su propósito está menos definido que el de una reunión.

Una organización puede celebrar conferencias regulares (por ejemplo, anuales) en las que los delegados se reúnen para intercambiar sus opiniones, discutir sus experiencias y juntar sus ideas. Compartir es la característica prominente de una conferencia.

Algunos ejemplos de conferencias son: conferencia de asesores de seguros de vida, conferencia de distribuidores de scooter, conferencia de pequeños empresarios, conferencia de fabricantes de pintura, etc.

Los delegados se enriquecen con las presentaciones de los oradores formales y también con las discusiones informales. Para que un comité sea efectivo, debe tener aproximadamente siete miembros, mientras que una conferencia puede tener 15-20 participantes o más.

Ventajas de las conferencias:

(i) Se intercambian opiniones y experiencias.

(ii) Se presentan diferentes lados de un problema común.

(iii) La gerencia puede reunirse y consultar con grupos especiales, como comerciantes, clientes, líderes sindicales.

(iv) Los oradores expertos pueden asesorar e iluminar a los delegados.

(v) Se pueden presentar nuevos desarrollos y nuevas estrategias.

(vi) Se pueden despejar las dudas.

(vii) Los empleados se motivan a través de la participación.

Desventajas de las conferencias:

(i) Cuando los empleados son invitados a una conferencia, su importancia personal puede sobrepasarse y la administración puede parecer dependiente de sus puntos de vista.

(ii) Si se llama a un empleado a una conferencia por encima de su nivel de comprensión, puede sentirse fuera de lugar.

(iii) Si el líder de la conferencia está mal preparado, es posible que no haga justicia a los problemas.

Tipos de conferencias:

Sobre la base del propósito, las conferencias pueden ser clasificadas así:

1. Conferencia informativa:

En este tipo de conferencia, el objetivo es dar información a los juniors. Nuevas políticas, nuevas tecnologías, reorganización, etc. pueden ser transmitidas en la línea. Este es un tipo de comunicación descendente.

2. Conferencia sobre una solución sugerida:

Un problema o situación que enfrenta la empresa se discute con una posible solución. La dirección genera una discusión sobre la sugerencia de conocer sus méritos.

3. Conferencia de resolución de problemas:

Aquí no hay una solución lista pero las ideas son invitadas por los participantes y abiertas para discusión.

4. Conferencia para presupuesto / previsión / estimación:

Cuando una empresa desea establecer un objetivo y desea la cooperación de los empleados, se llama a esa conferencia. Teniendo en cuenta los objetivos generales de la empresa, se discute el presupuesto / pronóstico / estimación.

Dado que los empleados están involucrados en el pronóstico, pueden hablar de sus respectivos entornos. Además, es más fácil obtener su cooperación y compromiso después de dicha conferencia.

5. Conferencia para la formación:

La formación es una actividad continua en una organización progresiva. Se convocan conferencias para capacitar a ejecutivos en nuevas áreas de especialización. Un banco puede organizar una conferencia de capacitación sobre rehabilitación industrial para sus oficiales de campo.