2 formas de comunicación empresarial: verbal y no verbal
¡Lea este artículo para aprender sobre varias formas de comunicación como la comunicación verbal - Escrita, oral y no verbal!
1. Comunicación verbal - escrita, oral:
La palabra verbal significa "conectado con palabras y uso de palabras". Cualquier comunicación utilizando palabras es comunicación verbal.
Las palabras son los conjuntos de símbolos más precisos y poderosos. Las palabras denotan y connotan significados. Es por eso que toda comunicación seria o formal es usualmente en palabras. Las palabras, como todos sabemos, pueden ser escritas o habladas.
Por lo tanto, la comunicación verbal se puede dividir en dos tipos:
(a) Comunicación oral:
"Una herida infligida por el habla es más dolorosa que una herida infligida por una espada". Como lo sugiere el propio término, la comunicación a través de la palabra hablada se conoce como comunicación oral. Del tiempo de trabajo dedicado a la comunicación verbal, el 9% es por escrito, el 16% en lectura, el 30% en el habla y el 45% en la escucha.
En la comunicación oral, las palabras deben elegirse con mucho cuidado para que lo que connotan tenga el matiz preciso del significado. El remitente del mensaje o su representante suele ser el orador, mientras que el receptor o su representante, el oyente. Escuchar es también un aspecto importante de la comunicación oral.
Factores en la comunicación oral:
(i) el orador
(ii) como habla
(iii) lo que habla
(iv) A quien le habla.
(v) Si recibe un feedback
Pre-requisitos de la comunicación oral:
(i) Pronunciación clara y adecuada de las palabras.
(ii) Claridad y exactitud
(iii) Concisión
(iv) tono correcto
(v) Derecho estilo y vocabulario.
Méritos de la comunicación oral:
(i) Ahorro de tiempo y dinero:
La comunicación oral ahorra dinero y tiempo. No se necesita gastar dinero para producir la comunicación oral, ya que implica solo la palabra hablada. La comunicación oral es, por tanto, económica.
En segundo lugar, casi no hay demora desde el momento en que el remitente envía el mensaje y el receptor lo recibe. Las palabras se reciben y se entienden tan pronto como se hablan. La comunicación oral, por lo tanto, también ahorra tiempo.
(ii) Retroalimentación inmediata:
La retroalimentación en la mayoría de la comunicación oral es inmediata. Las palabras se reciben tan pronto como se hablan, y el receptor también puede dar su reacción de inmediato. El orador puede medir el estado de ánimo y la respuesta del oyente. La respuesta inmediata es una ventaja para el orador.
(iii) ahorra papeleo:
El papeleo es mínimo ya que la comunicación es en forma de palabras habladas.
(iv) Una herramienta eficaz para la exhortación:
Cuando la comunicación es oral, puede intentar persuadir al oyente. Las dudas se pueden despejar de inmediato.
(v) Construye un clima saludable:
Se crea una atmósfera amigable cuando se comunica oralmente ya que hay menos formalidad. También puede realizar modificaciones en la comunicación de forma inmediata basándose en los comentarios y las respuestas del interlocutor.
(vi) La mejor herramienta durante una emergencia:
La comunicación oral es la herramienta más rápida durante una emergencia. Es el mejor método de comunicación cuando una respuesta inmediata y rápida es crítica.
Deméritos de la comunicación oral (limitaciones):
(i) Mayores posibilidades de malentendidos:
A menos que esté grabado, no puede referirse a un mensaje oral nuevamente. Por lo tanto, existen mayores posibilidades de que un mensaje se malinterprete o malinterprete. De hecho, también existe la posibilidad de que el mensaje no se entienda en absoluto.
(ii) mal orador:
Solo un individuo que pueda satisfacer todos los requisitos de una comunicación oral efectiva puede producir buenos resultados. La mayoría de las veces, un mal orador puede enviar el mensaje equivocado. Al hablar, uno se comunica también a través de la articulación, la modulación de la voz y el lenguaje corporal.
Un mensaje puede ser mal entendido si hay una falta de armonía entre estos componentes. Además, como se mencionó anteriormente, lo que connotan las palabras y lo que denotan debe estar en armonía, de lo contrario, el mensaje puede llevar a un conflicto en la comprensión.
(iii) Inefectivo para comunicación prolongada:
La comunicación oral no es útil para una comunicación prolongada. Debido a las limitaciones humanas, es muy probable que se pierda algo importante.
(iv) Baja tasa de retención:
La comunicación oral adolece del inconveniente de una baja tasa de retención. Un oyente puede absorber solo una parte del mensaje oral ya que la capacidad de atención varía de persona a persona. Las personas también tienden a olvidar un mensaje oral rápidamente.
(v) No hay validez legal:
La comunicación oral carece de constancia de registro. No hay registro permanente o prueba de lo que se ha dicho. Un individuo que ha dado un mensaje puede negarlo más tarde; de manera similar, una persona a quien se le ha dado un mensaje oral o una instrucción puede decir que nunca lo recibió. Por lo tanto, la comunicación oral tiene muy poco valor desde el punto de vista legal.
(vi) Difícil arreglar la responsabilidad:
Dado que un mensaje se transmite oralmente, es difícil arreglar la responsabilidad. Esto también puede llevar a descuidos en la implementación de un mensaje.
(b) Comunicación escrita:
Un mensaje constituye una comunicación escrita cuando se pone en "blanco y negro". Es un tipo de comunicación formal. El remitente del mensaje o su representante lo constituye el escritor.
La comunicación escrita generalmente se considera vinculante para las organizaciones empresariales y se usa a menudo como evidencia. El avance tecnológico ha ampliado la gama de la comunicación escrita a través del correo electrónico y otras instalaciones similares.
Factores en la comunicación escrita:
(i) el escritor
(ii) El contenido
(iii) El lenguaje utilizado.
(iv) El propósito de la comunicación.
(v) El estilo adoptado - formal o amistoso.
(vi) el receptor
Pre-requisitos de la comunicación escrita:
(i) ¿Cuánto hay que poner por escrito?
(ii) Que dejar fuera
(iii) Cuándo parar
(iv) Cuándo transmitir
(v) Por que medio transmitir
Méritos:
(i) Preciso y exacto:
La comunicación escrita generalmente se prepara con gran cuidado y precisión. La perspectiva misma de escribir hace a una persona consciente. Debe ser muy serio y organizado mientras se comunica en forma escrita, ya que la comunicación por escrito está abierta a verificación.
(ii) Se verifica fácilmente:
Dado que la comunicación escrita está en papel, etc., se puede leer y volver a leer. También se ofrece a la verificación. También hay, por lo tanto, menos posibilidades de que alguien retuerza el mensaje en su propio beneficio.
(iii) Registro permanente:
La comunicación escrita constituye un registro permanente. También actúa como evidencia. Es muy útil para futuras referencias, ya que puede conservarse durante años. Por ejemplo, las órdenes y decisiones antiguas pueden servir como base para otras nuevas.
(iv) Adecuado para mensajes largos y complicados:
Los mensajes largos y complicados se pueden entender mejor cuando están en la forma escrita en lugar de en la oral. Hay menos posibilidades de malinterpretación y malentendido. Además, el lenguaje utilizado está menos sujeto a cambios.
(v) La responsabilidad se puede arreglar fácilmente:
En la comunicación escrita, las responsabilidades del remitente y el destinatario se pueden arreglar fácilmente. Las personas tienen la tendencia de cambiar las responsabilidades de los errores, pero esto es difícil si la responsabilidad es evidente en blanco y negro.
(vi) Tiene validez jurídica:
La comunicación por escrito es aceptable como documento legal. La comunicación escrita ha sido utilizada como evidencia desde tiempos inmemoriales.
Deméritos:
(i) Método de comunicación más lento:
La comunicación escrita puede llevar mucho tiempo, ya que puede tardar hasta dos o incluso tres días en llegar al destinatario (por cartas, por ejemplo). Por el contrario, la comunicación oral es inmediata.
(ii) Retraso adicional si se requieren aclaraciones:
La comunicación escrita dificulta las aclaraciones rápidas. El receptor puede escribir para aclaraciones y esperar una respuesta, lo que hace que el proceso sea tedioso. Incluso si las aclaraciones no son necesarias, todavía hay un retraso entre el momento en que el remitente escribe un mensaje y el receptor lo recibe.
(iii) Lleva demasiado papeleo:
Dado que la comunicación escrita se realiza básicamente en papel, uno puede usarla como mecanismo de escape. Las oficinas sin papel siguen siendo un sueño.
(iv) Siempre una posibilidad de ambigüedad o falta de comprensibilidad:
Es muy posible que el receptor no pueda comprender el significado exacto de un mensaje escrito que ha recibido. La claridad de un mensaje escrito también depende de la habilidad, o la falta de ella, en el remitente. Si el mensaje no se ha escrito correctamente, tampoco se entenderá.
(v) Costoso en términos de dinero y horas de trabajo:
Escribir cartas es un proceso costoso no solo porque necesita gastar dinero en el envío, sino también porque varias personas están involucradas en el proceso de envío de una carta de una organización. Su tiempo le cuesta dinero a la organización. Si bien la comunicación oral puede ser breve y rápida, la comunicación escrita, debido a su naturaleza, tiende a ser larga.
(vi) Sin flexibilidad:
La palabra escrita no está sujeta a cambios instantáneos después de la comunicación. Por lo tanto, transmitir una idea de último momento puede resultar muy largo y, a veces, incluso imposible.
(vii) Alfabetización esencial:
No hace falta decir que en la comunicación escrita, tanto el remitente como el receptor deben saber leer y escribir. De hecho, podemos suponer erróneamente que son así. En muchos países asiáticos, donde la alfabetización es baja, un mensaje escrito carecerá de significado para las grandes masas de personas analfabetas.
Alfabetización también significa alfabetización en el idioma del mensaje. El receptor debe saber el idioma en el que se ha escrito un mensaje. No sirve de nada recibir un mensaje en inglés si no está familiarizado con ese idioma.
A pesar de sus limitaciones, se puede concluir con seguridad que la comunicación escrita sigue siendo la columna vertebral de una organización. Casi toda la comunicación formal está en la forma escrita.
Ayudas visuales:
Una ayuda visual es una ilustración en forma de tabla, gráfica, esquemática o pictórica. Las ayudas visuales ayudan a los comunicadores a transmitir su mensaje de manera más efectiva a su audiencia. Las ayudas visuales ayudan a hacer que el material sea más interesante, aclarando y simplificando temas complejos y destacando puntos importantes para una mejor retención por parte de la audiencia.
A continuación se proporciona una lista de verificación para crear visuales efectivos:
(i) Los elementos visuales deben ser simples y fáciles de entender, y el diseño y el diseño deben contribuir a la comprensión general del tema.
(ii) Los elementos visuales deben representar los datos con precisión y los puntos importantes deben ser enfatizados.
(iii) Los elementos visuales deben ser apropiados para la audiencia prevista.
(iv) Se debe tener cuidado de que el tipo de letra y las fuentes sean claros y legibles y los subtítulos sean breves e informativos.
2. Comunicación no verbal:
El análisis científico ha demostrado que los movimientos y gestos corporales constituyen el 55% de la comunicación efectiva. Por lo tanto, la comunicación no verbal merece una gran consideración.
La comunicación no verbal involucra cosas como gestos, postura, apariencia física, etc. Se lleva a cabo sin palabras escritas ni habladas.
La comunicación no verbal son aquellos mensajes que se expresan por medios distintos de los lingüísticos. Si bien puede negarse a hablar o escribir, es imposible evitar el comportamiento no verbal.
La comunicación no verbal se clasifica aquí de dos maneras diferentes:
YO.
II. a. Lenguaje corporal o cinética: movimiento corporal, expresiones faciales, postura, etc.
segundo. Características vocales - paralanguage
do. Espacio - proxemicas
re. Alrededores
mi. Silencio
Cinesia:
El estudio de los movimientos corporales que forman parte de la comunicación no verbal se conoce como cinética. Es una parte integral de nuestra comunicación. Se supone que la existencia como receptor observa la comunicación no verbal el 55% del tiempo. Nuestro cuerpo, consciente e inconscientemente, transmite mensajes, actitudes de ánimo, etc. de la misma manera que el lenguaje usa conjuntos de símbolos para transmitir significado.
(i) Expresiones faciales:
Se dice que la cara es el espejo de la mente. Lo que sea que nos sintamos reflejados en nuestra cara. La cara puede transmitir energía, enojo, pena, sinceridad y muchos otros sentimientos y emociones. Una sonrisa significa amabilidad, mientras que un ceño fruncido significa ira.
Una frente arrugada muestra preocupación, mientras que una ceja levantada muestra sorpresa, por lo tanto, es muy importante ejercer un control y control sobre nuestros sentimientos. Aunque esta es una tarea difícil, puede obtener resultados positivos con esfuerzos continuos.
(ii) Gestos:
Los gestos son pequeños movimientos del cuerpo que transmiten algún mensaje. Incluso puede ser la transmisión de información específica. Algunos gestos pueden ser conscientes, mientras que otros pueden ser involuntarios. Algunos gestos tienen un significado casi universal, como sacudir la cabeza por un "no" o un apretón de manos como un "hola".
Luego hay otros gestos que pueden tener significados regionales. Estrictamente hablando, los gestos son parte del lenguaje corporal porque nuestra cabeza y nuestras manos tienden a comunicarse por sí mismas a su manera.
(iii) Postura:
La postura es la posición adoptada por el cuerpo. Ayuda a transmitir un mensaje. Cada movimiento o posición del cuerpo tiene funciones expresivas o defensivas. Por lo tanto, la postura es un elemento importante en la comunicación no verbal. Revela mucho sobre un individuo.
La postura se refiere a la orientación general del cuerpo. Incluye el ángulo de inclinación y la posición de los brazos y las piernas. Una cabeza levantada indica apertura, mientras que una cabeza inclinada indica curiosidad.
Sin embargo, uno debe recordar que ninguna de estas posturas tiene un significado específico propio. Adquieren significados en asociación con otros símbolos y en el contexto de la comunicación.
(iv) Ropa:
Un hombre es a menudo juzgado por su apariencia. Su ropa juega un papel importante en la mejora de su personalidad. La gente mal vestida puede cortar una figura lamentable. Es vital que uno se vea profesional y eficiente. Los accesorios también juegan un papel importante en la comunicación no verbal.
La ropa y los accesorios se relacionan con las características físicas y socioculturales. A veces, la ropa y los accesorios logran estar a la altura de las expectativas del receptor, mientras que a veces envían un mensaje a través de una violación de estas expectativas.
(v) Contacto con los ojos:
Los ojos son las ventanas del alma. El contacto visual constituye un factor muy importante en la comunicación cara a cara. A través del contacto visual, el orador recibe señales de si el canal de comunicación está abierto.
La incomodidad o el nerviosismo solo resultan en un breve contacto visual; por otro lado, una mirada larga y fija muestra interés. Dependiendo de nuestros sentimientos, tenemos ojos sonrientes, ojos enojados, ojos dolorosos, ojos evasivos, etc.
(vi) Silencio:
El silencio habla más fuerte que las palabras. Establece la relación entre los comunicadores y su actitud mutua. El silencio muestra la incapacidad de seguir conversando. Un estudiante que no haya hecho su tarea se quedará callado cuando el maestro se lo pida.
Indicadores de la comunicación no verbal:
Positivo:
(yo sonrío
(ii) postura abierta
(iii) Expresión interesada
(iv) contacto visual moderado
(v) tono preciso y volumen de voz
Negativo - Sumiso:
(i) voz tambaleante
(ii) Brazos / piernas defensivos
(iii) habla lenta
(iv) Expresiones de traste
(v) miradas engañosas
Negativo - Agresivo:
(i) voz áspera
(ii) moviendo el dedo
(iii) habla rápida
(iv) Expresiones superciliosas.
(v) Contacto visual inmoderado.
Lenguaje corporal:
El lenguaje corporal representa la forma en que el cuerpo se comunica sin palabras, a través del movimiento de sus partes. Asintiendo con la cabeza, parpadeando, agitando las manos, encogiéndonos de hombros, etc., son expresiones de nuestros pensamientos y sentimientos.
Todos estos movimientos son las señales que nuestro cuerpo envía para comunicarse. Es por eso que esta área de estudio ha sido llamada lenguaje corporal. Del mismo modo que el lenguaje utiliza conjuntos de símbolos para transmitir significado, nuestro cuerpo, consciente e inconscientemente, transmite mensajes, actitudes, estados de ánimo, relaciones de estado, etc.
El lenguaje corporal es muy importante. Se ha observado que podemos jugar rápido y suelto con palabras, pero nuestro cuerpo dice la verdad. Incluso si intentamos ocultar la verdad o cualquier cosa que queramos suprimir, nuestro cuerpo, nuestros ojos, nuestros gestos pueden hablar en voz alta y clara.
Paralanguage
El mundo de la comunicación que involucra signos, señales, tono, tono y fluctuaciones para transmitir un significado es el paralanguage. Para significa "como" o "similar". Paralanguage significa "como el idioma", pero en realidad no es un idioma.
Todo lo que realiza la tarea de la comunicación como un lenguaje sin ser un lenguaje en el sentido convencional de la palabra cae dentro del ámbito del lenguaje parapente. Paralanguage se utiliza para describir una amplia gama de características vocales que ayudan a expresar y reflejar la actitud del hablante. Es no verbal porque no consiste en palabras.
La comunicación verbal se ocupa del contenido del mensaje: ¿qué se transmite? Por otro lado, el lenguaje paralelo se refiere a la manera en que se transmite el mensaje: ¿cómo se transmite?
Paralanguage depende de la voz, la entonación, el tono, la pausa, el volumen, el estrés, los gestos y las señales. A través de la variación del tono y el volumen, el estrés en las palabras, etc., la voz de uno puede transmitir entusiasmo, confianza, ansiedad y el estado mental y el temperamento del hablante.
Voz:
La voz es la primera señal que recibimos o usamos. Un buen oyente puede medir mucho desde la propia voz. Hay varias categorías de voces. Una voz puede ser dulce, suave, musical, cultivada, agradable, desagradable, clara o indistinta, entre otras cosas. La voz puede ayudar a revelar los antecedentes, el estado mental, la educación, el sexo y el temperamento de un orador.
Entonación:
La entonación es la modulación de la voz y el cambio en el estrés. La entonación es parte de la comunicación efectiva. Por ejemplo, un mensaje con contenido serio no debe entregarse en un tono alto, sino en un tono sombrío.
Tono:
El tono es la inclinación vocal de la voz. Es muy importante porque revela el estado de ánimo del hablante. Un tono inusualmente alto puede reflejar agitación. Un tono inmutable puede ser aburrido o monótono, disminuyendo la capacidad de atención del oyente.
El tono también puede ayudarnos a entender la posición social del hablante. Una persona en una posición de autoridad usa un tono más alto que un subordinado. La quema de temperamentos por lo general resulta en un cambio en el tono.
Pausa:
Una pausa enfatiza un mensaje. Una pausa es para hablar lo que una coma es prosa. Una pausa en el lugar equivocado puede llevar a una mala comunicación. Por ejemplo, la diferencia entre 'árboles frutales' y 'árboles frutales' es enorme.
Variación del volumen:
El orador debe ajustar el volumen de su voz dependiendo del tamaño de la audiencia. Cuanto mayor sea la audiencia, más fuerte debe ser la voz. La variación de volumen hace que el habla sea efectiva. Algunas veces, cambiar de alto a suave y de suave a fuerte tiene el efecto deseado.
Señales mezcladas:
Las señales mixtas se producen cuando el tono, el tono y las expresiones faciales del hablante no coinciden con las palabras que está hablando. Esto confunde al oyente en cuanto al motivo exacto del hablante.
Por ejemplo, un individuo puede felicitar a otro, pero su tono puede ser frío. En este caso, el oyente no estará seguro de si el orador está realmente contento o simplemente está cumpliendo una formalidad. La alabanza entregada en un tono sarcástico transmite burla.
Estrés de la palabra adecuada:
La comunicación puede hacerse más efectiva al poner el énfasis adecuado o el énfasis en las palabras correctas.
Impresión general:
Un mensaje es entendido por el oyente no solo por el contenido, sino también por la manera en que el hablante lo transmite. El rumbo, la actitud, el estilo de vestir, la apariencia física, la edad, el género, el acento y la calidad y el tono de la voz del hablante también afectan el mensaje que se comunica. Para que un mensaje sea efectivo, la impresión general dada por el individuo debe estar en consonancia con el mensaje que desea transmitir.
Ventajas del paralanguage:
(i) Ninguna comunicación oral está completa sin el lenguaje hablado, ya que está estrechamente conectado al lenguaje en sí.
(ii) En gran medida, el paralanguage indica la posición y la situación del hablante, ya sea en una organización o en la sociedad.
(iii) También refleja la personalidad y los antecedentes del hablante en gran medida.
(iv) El paralanguage es indicativo del estado mental del hablante. Un oyente que discierne puede derivar las conclusiones correctas del tono, el tono y la velocidad de un mensaje. Esto a menudo puede ser muy útil.
Limitaciones del paralanguage:
(i) El paralanguage es un lenguaje "semi" o "me gusta". No es el lenguaje por sí mismo. Por lo tanto, no todas las ventajas asociadas con el lenguaje real se pueden atribuir al paralanguage.
(ii) Paralanguage implica el dibujo de conclusiones sobre la base de una serie de atributos periféricos (laterales). Tal dibujo de conclusiones no siempre tiene que ser correcto. En tal caso, también pueden servir para crear sesgos indebidos. Esto, en sí mismo, hace que el lenguaje propio sea engañoso o confuso a veces.
(iii) Además, dado que los oradores pueden provenir de diferentes orígenes, culturas y situaciones, las conclusiones de paralanguage pueden ser difíciles de extraer, especialmente para transmitir un mensaje en su totalidad.
Proxémicas o territorio o espacio:
Proxemics es otro tipo importante de comunicación no verbal. El término proxemics se deriva de la palabra proximidad, que significa cercanía. Proxemics se utiliza con referencia al espacio o territorio. Mucha comunicación tiene lugar de manera no verbal a través de la manera pura en que usamos el espacio que nos rodea.
Los académicos también han atribuido una gran cantidad de comunicación no verbal al color, diseño, diseño y utilización del espacio que nos rodea. Esto también es proxemics. El espacio que nos rodea se puede clasificar en términos generales como en:
Espacio íntimo
La mayoría de los movimientos del cuerpo tienen lugar dentro de 18 pulgadas alrededor de nosotros Es nuestro círculo de espacio más íntimo. Solo personas muy cercanas o miembros de la familia pueden entrar a este espacio, ya sea a través de un susurro, una palmada en la espalda o un apretón de manos. Significa que cuanto menor sea el espacio entre las dos personas que se comunican, más íntima es la naturaleza de la comunicación.
Espacio personal:
El espacio personal se extiende desde 18 pulgadas a cuatro pies, donde tenemos una conversación normal con amigos, colegas y asociados. Se usa en charlas informales y discusiones improvisadas en las que uno puede ser reacio a tomar decisiones importantes.
Espacio social:
Esto puede estar en cualquier lugar entre cuatro pies y 12 pies. Refleja una formalidad de relación. También refleja una falta de comportamiento espontáneo. Las respuestas de un individuo son más completas y bien pensadas. El espacio social refleja la razón, la planificación y el control, generalmente asociado con la comunicación empresarial dentro de una relación formal.
Espacio publico:
Esto comienza desde una distancia de 12 pies. Uno tiene que levantar la voz para ser escuchado. Hay una falta de sentimientos personales y un sentido adicional de desapego.
Paralanguage
(i) Refleja los sentimientos y actitudes del hablante a través de una amplia gama de características vocales.
(ii) Paralanguage da pistas importantes sobre el historial educativo, nacional / regional y el estado mental del hablante.
(iii) Es un estudio sistemático de cómo un individuo verbaliza.
Proxemicas:
(i) Los sentimientos y las actitudes se reflejan en la forma en que las personas usan el espacio a su alrededor.
(ii) Proxemics nos ayuda a entender las relaciones y los patrones de interacción entre las personas.
(iii) Proxemics también se ocupa del uso del espacio por parte de grupos de personas.
Alrededores:
Cómo organizar el entorno también contribuye a la comunicación. La habitación en la que se encuentra con sus visitantes puede ser deslumbrante o simple. Puede ser llamativo o sobrio. La decoración del lugar, los muebles y las piezas artísticas que adornan su oficina, hablan de usted y su gusto.
