16 consejos rápidos para llevar a cabo una reunión efectiva (con lista de verificación)

Una reunión efectiva es el bebé de todos, no solo el del presidente o el coordinador. Cosechamos lo que vimos.

1. Claridad de propósito:

Los propósitos de la reunión deben ser claros y el enfoque debe estar bien delineado. Entonces la discusión puede estar orientada a la meta.

2. Presidente adecuado:

El presidente debe adaptarse a la ocasión. Inglaterra eligió a Churchill como primer ministro durante la guerra, pero cuando se estableció la paz.

3. Buena información:

Todos los miembros deben tener una buena reunión informativa y aliento para contribuir a la reunión.

4. Asegurar la puntualidad:

Como el tiempo de todos está involucrado, el presidente debe tomar medidas para garantizar la puntualidad. Debería haber recompensas por ello y castigos (incluso si son sutiles) por no mantenerlo por puro hábito.

5. Gestión del tiempo:

Para comenzar y terminar a tiempo y para hacer justicia a la agenda, el presidente debe planificar bien el tiempo. Los elementos individuales en la agenda pueden tener un tiempo fijo asignado para equilibrar la asignación de tiempo.

6. Tener una estrategia:

Desde que llegó el cricket de un día, hemos escuchado mucho sobre la estrategia. El conductor de una reunión debe tener una estrategia preplanificada sobre cómo abordar a ciertas personas, ciertos problemas y ciertas situaciones anticipadas.

7. Decisiones claras:

Las decisiones deben ser claras y la asignación de deberes de acuerdo con la capacidad y la voluntad. Debe haber un claro compromiso de los miembros.

8. Espíritu democrático:

La democracia es para el desarrollo equitativo de todos. Que todos contribuyan, sean representados, sean abordados en las decisiones del encuentro.

9. Fomente la escucha:

Se anima a escuchar cuando las cosas son de interés para todos. Pero diferentes motivos atraen a diferentes personas. Los que no escuchan se enfrentan a la posibilidad de rechazo y censura.

10. Resolver conflictos:

Un choque de puntos de vista debe ser resuelto. En lugar de esquivar los problemas, uno puede enfrentarlos cara a cara.

11. Explica lados positivos y negativos:

El presidente o un portavoz bien informado deben explicar lo bueno de una idea y lo malo. La política basada en cuestiones es la mejor. Se debe fomentar un enfoque racional y crítico, informado y no emocional.

12. Usa desacuerdos:

Si surge un desacuerdo en el procedimiento, puede ser una fuente de una mejor idea.

13. Comentarios no personales:

El miembro no necesita ingresar a la vida personal de otros cuando la reunión trata sobre temas, no sobre la vida personal de nadie.

14. Dar una opción múltiple:

Para dar a los miembros la sensación de haber elegido y decidido, es útil darles varias opciones y llegar a lo mejor.

15. Auto-cumplimiento:

La reunión debe ser satisfactoria en términos de calidad de las decisiones y calidad de participación. En una atmósfera amigable, con una presidencia imparcial, esta sensación es más fácil de desarrollar. Los miembros necesitan tener su satisfacción emocional.

16. Obtener soluciones finales:

En lugar de soluciones intermedias o compromisos, se deben tomar soluciones decisivas.

Escollos:

En la conducción de una reunión, tenemos que protegernos contra:

(a) Un inicio retrasado

(b) Bajando en asuntos menores.

(c) Superando el límite de tiempo.

(d) Interrupciones

(e) Monopolizar por un miembro o un subgrupo

(f) Charla cruzada

(g) charla tangencial

(h) Llamamientos emocionales.

(i) Presidencia débil o parcial

(j) Ausencia de jugadores clave.

(k) Una agenda demasiado ambiciosa.

(l) Reunirse como sustituto del pensamiento y la acción (una especie de verter problemas en un grupo y encontrar un chivo expiatorio)

Lista de verificación para la realización de buenas reuniones:

Como organizador de reuniones puede encontrar útil esta lista de verificación.

1. Las sillas, mesas, etc. deben estar bien dispuestas.

2. Si los miembros van a tener placas de identificación, distintivos, etc., estos deben organizarse.

3. Se deben proporcionar artículos de papelería como alfileres, clips, cinta adhesiva, papel, bolígrafos, etc.

4. El sistema de megafonía debe ser probado.

5. Para proyección visual, el aparato debe ser probado.

6. Los elementos de la pantalla deben estar listos y, cuando sea necesario, reparados.

7. La sala debe estar limpia y libre para facilitar el movimiento. No hay cables en el piso donde uno pueda tropezar.

8. Los arreglos deben estar allí para bocadillos, agua, etc., si es necesario. Algunos creen que "No hay reunión sin comer".

9. Asegurarse de que los miembros hayan recibido notificación. Asegurándose de que vengan preparados. El tiempo de su teléfono para ellos es importante.

10. Los expertos externos necesitan un manejo especial. Hay que hacer arreglos para recibirlos y escoltarlos.

11. Hay que vigilar la iluminación, ventilación, acústica (propagación del sonido) y la temperatura del lugar del encuentro.

12. Organizar una reunión grande es en sí mismo un trabajo de comité. Uno tiene que ver que los co-organizadores están bien informados y las líneas de comunicación están abiertas con ellos.

13. Después de la reunión, la acción de seguimiento debe ser rápida. El éxito de un encuentro y un elogio puede volvernos tan auto-satisfechos que podemos estar inactivos.

14. Uno tiene que seguir el plan de acción formando una cadena de supervisión. Esto eliminaría las críticas más importantes que se aplican incluso a las reuniones bien dirigidas: todo es hablar y no hay acción.