13 esencial de un sistema de comunicación eficaz

Al desarrollar un sistema de comunicación efectivo, la gerencia debe considerar los siguientes elementos esenciales para una comunicación efectiva:

(1) Claridad de la información:

Al comentar sobre el 'realismo de la comunicación', Terry dice que lo primero que es esencial para una comunicación efectiva es 'informarse completamente'. Implica que, ante todo, el comunicador debe ser claro en su mente con la información que desea comunicar. La comunicación siempre debe estar en un lenguaje común y fácilmente comprensible para que no pueda ser malinterpretada por las personas que la reciben.

(2) Adecuación del mensaje:

El mensaje que se debe comunicar debe ser adecuado y completo en todos los aspectos, ya que la información incompleta resulta peligrosa desde el punto de vista de los negocios. La idoneidad de la información que se transmite depende de las capacidades intelectuales de las partes interesadas.

(3) Consistencia del mensaje:

El mensaje que se debe comunicar no debe ser mutuamente conflictivo, sino que debe estar en línea con los objetivos, políticas, programas y procedimientos generales de la organización. Los mensajes autocontradictorios siempre crean caos y confusión en la organización, lo que es altamente perjudicial para el funcionamiento eficiente de la empresa. Si se modifica el mensaje del anterior, el hecho debe estar claramente establecido para que se puedan reducir las posibilidades de confusión.

(4) comentarios:

La retroalimentación es un método importante para asegurar una comunicación efectiva. Se refiere a la confirmación de la idea comunicada si el mensaje ha sido entendido por el receptor en el mismo sentido que el remitente o si el destinatario está de acuerdo o en desacuerdo con la propuesta del comunicador, lo hace esencial por parte del destinatario. remitente para confirmarlo desde el receptor.

En el caso de la comunicación cara a cara, es más fácil obtener información de retroalimentación observando las emociones y expresiones en la cara del receptor. Pero, para la comunicación escrita, la gerencia debe diseñar o desarrollar medios y formas adecuados para hacer que la comunicación sea más efectiva.

(5) Entendiendo el Receptor:

La comprensión es el objetivo principal de la comunicación. La comunicación debe crear una comprensión adecuada en la mente del receptor. Killian aconsejó: “comuníquese con una conciencia del entorno físico y humano total en el que se recibirá la información.

Imagina el lugar de trabajo; determinar los niveles de receptividad y comprensión de los receptores; Esté al tanto del clima social y las costumbres, cuestione la puntualidad de la información. Pregunte qué, cuándo y de qué manera le gustaría ser comunicado si estuviera en un entorno y una posición similares ".

(6) Consulta:

Generalmente es conveniente consultar a otros en la planificación de la comunicación. Esto proporcionará una visión adicional y objetividad al mensaje. Una ventaja importante de la consulta será que aquellos que han sido tomados en confianza mientras planifican la comunicación prestarán un apoyo activo.

(7) Determinar Medio:

Después de haber decidido el tema, se debe determinar la mejor manera de comunicar este mensaje. Todos los aspectos de la comunicación oral o escrita deben ser examinados cuidadosamente.

(8) Tono y contenido:

El comunicador debe tener cuidado con el lenguaje que usa al hablar o escribir. Su tono, expresión y emoción tendrán un impacto definido en la efectividad o no de lo que está tratando de comunicar.

(9) Tiempo y puntualidad:

Se debe prestar la debida atención a la sincronización y puntualidad de la comunicación. El mismo mensaje será recibido o respondido de manera diferente por diferentes individuos y grupos a la vez y de manera diferente por los mismos individuos y grupos en diferentes momentos.

Incluso en una emergencia, uno no puede pasar por alto el aspecto situacional, psicológico y técnico del tiempo. Además, también es necesario que la información se entregue a tiempo, ya que la información desactualizada es tan mala o peor que ninguna.

(10) Apoyo con la acción :

Es muy necesario que las acciones del comunicador apoyen su comunicación. Esto se debe a que la acción habla más fuerte que las palabras. La comunicación más persuasiva, debe tenerse en cuenta, no es lo que se dice sino lo que se hace.

(11) escuchar:

Un aspecto muy importante de la comunicación efectiva es que los ejecutivos y supervisores deben ser buenos oyentes. Es peligroso ser desatento o indiferente cuando otros intentan comunicarse. Los diez mandamientos del estado de la American Management Association: “Escuchar es una de las comunicaciones de Skills M más importantes, más difíciles y más descuidadas.

Exige que nos concentremos no solo en los significados explícitos que expresa otra persona, sino en los significados implícitos, las palabras tácitas y los matices que pueden ser mucho más significativos. Por lo tanto, debemos aprender a escuchar con el oído interno si queremos conocer al hombre interior. ”

(12) Ambiente de Confianza y Confianza:

FE Fischer ha señalado que "la comunicación crece mejor en un clima de confianza". Por lo tanto, se debe hacer todo lo posible para ganar confianza al informar los hechos con honestidad. Los empleados deben estar convencidos y sentir que la compañía es veraz y sincera en sus contactos.

Paul Arnold, presidente de Arnold Bakeries: "Si el programa de relaciones de su empleado es sólido, si su intención es verdadera, si su gente cree en esa intención y en esa verdad, entonces y solo entonces se está comunicando con éxito".

(13) Mantener el sistema siempre vivo:

El sistema de comunicación debe mantenerse abierto y vivo durante todo el año. Solo mediante intentos honestos se pueden desarrollar buenas relaciones de comunicación.