10 ventajas de seguir la estructura burocrática para administrar su organización

¡Ventajas de seguir la estructura burocrática para administrar su organización!

La forma clásica significa una estructura burocrática donde existe una jerarquía de poder y responsabilidad y las direcciones fluyen principalmente desde la alta dirección hasta los niveles más bajos de trabajadores a través de sus rangos jerárquicos. Estas pautas son:

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1. Las líneas de autoridad deben estar claramente establecidas y deben ir de arriba a abajo de la organización:

Este principio se conoce como el principio escalar y la línea de autoridad se conoce como cadena de mando. Las decisiones más importantes se toman y las políticas se formulan en el nivel de alta gerencia y se filtran a través de los distintos niveles de gestión a los trabajadores. La línea de autoridad debe establecerse claramente para que cada persona en esta cadena de mando conozca su autoridad y sus límites.

2. Cada persona en la organización debe informar a un solo jefe:

Esto se conoce como el principio de "unidad de mando" y cada persona sabe a quién le reporta y quién le reporta. Este proceso elimina la ambigüedad y la confusión que pueden surgir cuando una persona tiene que informar a más de un superior.

3. La responsabilidad y la autoridad de cada supervisor deben establecerse claramente y por escrito:

Esto aclarará el rol exacto del supervisor en cuanto a los límites de su autoridad. La autoridad se define como "el derecho formal de exigir la acción de otros", y la responsabilidad es la responsabilidad de esa autoridad. Con una autoridad y responsabilidad claramente definidas, será más fácil para el supervisor rastrear y manejar los problemas y tomar decisiones rápidas cuando sea necesario.

4. Los gerentes superiores son responsables de los actos de sus subordinados:

El gerente o el supervisor no pueden disociarse de los actos de sus subordinados. Por lo tanto, debe ser responsable de los actos de sus subordinados.

5. La autoridad y la responsabilidad deben delegarse en la línea jerárquica tan objetivamente como sea posible:

Esto colocará el poder de decisión cerca de las operaciones reales. Esto le daría a la administración superior más tiempo libre para dedicarlo a la planificación estratégica y al diseño de políticas en general. Esto es especialmente necesario en grandes organizaciones complejas. Este principio se conoce como "descentralización del poder" en contra del poder centralizado donde todas las decisiones se toman en la parte superior.

6. El número de niveles de autoridad debe ser lo menos posible:

Esto haría la comunicación más fácil y clara y la toma de decisiones más rápida. Una cadena de mando más larga generalmente da como resultado un "reparto", porque las responsabilidades no están claramente asignadas y, por lo tanto, se vuelven ambiguas. Según Gilmore®, la mayoría de las organizaciones no necesitan más de seis niveles de supervisión, incluido el nivel del presidente.

7. El principio de especialización debe aplicarse siempre que sea posible:

La división precisa del trabajo facilita la especialización. A cada persona se le debe asignar una función única siempre que sea posible. Esta regla se aplica tanto a individuos como a departamentos. Las operaciones especializadas conducirán a la eficiencia y calidad. Sin embargo, cada área de especialización debe estar interrelacionada con el sistema integrado total mediante la coordinación de todas las actividades de todos los departamentos.

8. La función de línea y la función de personal deben mantenerse separadas:

La superposición de estas funciones resultará en ambigüedad. Las funciones de línea son aquellas que están directamente involucradas con las operaciones que resultan en el logro de los objetivos de la empresa.

Las funciones del personal son auxiliares de la función de línea y ofrecen asistencia y asesoramiento. Por ejemplo, las funciones legales, de relaciones públicas y promocionales son funciones del personal. Las actividades de los gerentes de línea y los gerentes de personal deben coordinarse para lograr resultados sinérgicos.

9. El alcance del control debe ser razonable y estar bien establecido:

El "intervalo de control" determina el número de posiciones que pueden ser coordinadas por un solo ejecutivo. El alcance del control podría ser limitado cuando hay relativamente pocos individuos que informan al mismo gerente o podría ser amplio donde muchos individuos están bajo la supervisión del mismo gerente.

Sin embargo, tal intervalo de control dependería de la similitud o disimilitud de las posiciones subordinadas y de cuán interdependientes sean estas posiciones. Cuanto más interdependientes sean estas posiciones, más difícil será la coordinación. En tales posiciones interconectadas, es recomendable tener no más de cinco o seis subordinados trabajando bajo un ejecutivo.

10. La organización debe ser simple y flexible:

Debe ser simple porque es más fácil de administrar y debe ser flexible porque puede adaptarse rápidamente a las condiciones cambiantes. Debe ser tal que se pueda ampliar o reducir fácilmente según lo requiera el tiempo. Además, la simplicidad haría que la comunicación fuera mucho más fácil, rápida y precisa, lo cual es necesario para las organizaciones exitosas.

Si bien estos principios, en general, se aplican a las organizaciones clásicas según lo propuesto por Frederick Taylor y Henry Fayol, y se han adoptado para facilitar la administración, algunos principios más recientes han evolucionado y se han convertido en parte integral de la mayoría de las organizaciones modernas.

Estos nuevos principios de toma de decisiones participativa, tareas de trabajo desafiantes, administración por objetivos y descentralización de la autoridad, y pronto se han integrado con los tradicionales. La idea es estimular la creatividad, fomentar el crecimiento y optimizar la utilidad de todos los recursos para alcanzar los objetivos de la organización.